ACCESS 2000 KİTABI

 

 

İÇİNDEKİLER:                                     SAYFA

 

ACCESS 2000    3

ARTIK DAHA KOLAY    3

TASARIM GÖRÜNÜMÜNDE SORGU YARATMAK    3

ACCESS 2000    5

VİSUAL BASİC TURK    5

Görünümler    7

Mouse’unuzun sağ düğmesi    7

Yardım    7

Veritabanı Tasarımı    8

Veri ve Alan    8

Kayıt    9

Tablo    9

Tablo Tasarımı    11

Access’te Veritabanı Oluşturma    13

Alan Türleri    13

Türkçe Karakter Kullanırken!    13

Alan Özellikleri    14

Sayılar ve Paralarda Uzunluk    15

Alan Tanımları    17

Arama Sihirbazı    17

Veri Düzenleme (Editing)    18

Görünüm    18

Veri girme    18

Sıralama    19

Arama ve Değiştirme    19

Süzme    21

Gelişmiş Süzme Sıralama    22

Formlar    22

Otomatik Form    23

Form Tasarımı    23

Anahtarlar, İlişkiler, ve Dizinler    26

Birincil Anahtar    26

Birincil Anahtar Tayininde Püf Noktası    27

Tablolar Arası İlişki    27

Endeks (Dizin)    30

Veri-işleme ilk adım: Sorgu    30

Yapılandırılmış Sorgu Dilinin Kısa Tarihi    30

Basit Sorgu: Gelişmiş Süzme/Sıralama    32

Gerçek Sorgu: Basit Seçme    33

Access’in Sorguları    33

İleri Sorgu: Deyim Oluşturma    36

 

 

 

 

 

Access’in Ürünü – Rapor    37

Otomatik Rapor    38

ACCESS’İN TEMELLER    39

BAŞLIYORUZ    39

Tablolar    40

Sorgular    40

Sorguların Seçilmesi    40

Formlar    41

Form Sihirbazı ve Otomatik Form    41

Çok -Tablolu Formlar    41

Form Ve Raporlar Arasındaki Farklar    42

Çok Tablolu Raporlar    42

Makrolar    42

Bir Veritabanı Planı    42

Veritabanı Sihirbazı Kullanarak Yeni Bir Veritabanının Yaratılması    43

Veritabanı Penceresi    43

Yeni Bir Nesne Yaratmak    44

Bir Nesneyi Açmak    44

Bir Nesnenin Tasarımının Değiştirilmesi    44

Nesneleri Gruplarına Göre Görmek    45

Veritabanı penceresi kısayolları    45

Bir Veritabanı İçin Kısayol Menüsü    45

Bir Veritabanı Nesnesi İçin Kısayol Menüsü    45

Database Penceresi İçin Kısayol Menüsü    45

Bir Veritabanının Açılması    46

Bak Klasörünün değiştirilmesi    46

Bir Veritabanının Kapatılması    47

Bir İlişkide Neler vardır?    47

İlişkisel Veritabanı Neler Sağlar?    47

Access’le Tabloların İlişkilendirilmesi    48

İlişki Tipleri    48

Access, Office 2000 ve Web    49

Access ve Office 2000    49

Access 2000 ve Web    49

ACCESS XP    50

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ACCESS 2000

 

ARTIK DAHA KOLAY

    

    Tasarım Görünümü’nde sorgu yaratmanın ayrıntılarına dalmadan önce anahatlarıyla sorgulardan bahsetmek yerinde olur.

    Genel olarak iki sorgu türü olduğunu söyleyebiliriz : seçme sorguları ve hareket sorguları. Seçme sorgusu en genel sorgu türüdür ve bir veya daha fazla tablodan(veya sorgulardan) veri alır. Sonuçtaki veriler bir veri sayfasında görüntülenebilir veya formlar, raporlar ve veri erişim sayfaları için veri kaynağı olarak kullanılabilir. Hareket sorgusu ise , bir tablodaki veya tablolardaki veriler üzerinde belli işlemler yapar veya tablonun yapısını değiştirirler. Dört tür hareket sorgusu vardır: silme sorgusu, veritabanından satır silmek için kullanılır ; güncelleme sorgusu,veritabanındaki verileri güncellemek için kullanılır; ekleme sorgusu, tablo veya tablolara yeni satırlar eklemek için kullanılır ve son olarak tablo yapma sorgusu, mevcut tablolardaki verileri kullanarak yeni bir tablo yaratır.

 

TASARIM GÖRÜNÜMÜNDE SORGU YARATMAK

 

    Tasarım Görünümü’nde sorguyu elle yaratırsınız. Bu yöntem size hem bir QBE Tasarım Izgarası hem de bir SQL Görünümü sağlar. SQL Görünümü sorguyu oluşturan SQL kodunda hassas değişiklikler yapabilmenizi sağlarken Tasarım Izgarası ise kolayca sorgu yaratmanızı sağlayan grafiksel bir araçtır. SQL Görünümü’nü kullanmak için gereken uzmanlık seviyesi biraz daha yüksektir.

    Tasarım görünümüyle bir sorguyu düzenlerken veya yeni bir sorgu yaratırken Sorgu Tasarım penceresini kullanırsınız. Bu pencereye Tasarım Izgarası da denir. Tasarım görünümünü kullanarak o an görüntülenen sorguyu görsel olarak değiştirebilir veya yeni bir sorgu yaratabilirsiniz. Tasarım görünümünde görsel olarak temsil edilmeyen bazı gelişmiş sorgularda vardır. Bunları yalnızca SQL görünümünü kullanarak değiştirebilirsiniz. Bir sorguda Tasarım Izgarası kullanılamıyorsa, sorguyu Tasarım modunda açtığınızda Görünüm menüsündeki Tasarım öğesi pasifleşir.

    Tasarım görünümünü iki kesime ayrılır: tablo/ sorgu paneli ve alan paneli. Tablo/sorgu paneli, sorgudaki her tablo ve sorgu için bir Alan Listesi penceresi görüntüler. Pencerenin dibindeki alan paneli Tasarım Izgarası olarak ta bilinir. Burada, sorgunun getireceği alanları, sıralama düzenini ve kriterleri belirlersiniz. Bir sorgu yaratırken atmanız gereken temel adımlar şunlardır: sorgunun temelini atmak, sıralama düzenini belirtmek, seçim kriterlerini belirtmek, görmek istediğiniz alanlara karar vermek. Bu adımlar da alt işlemlere ayrılabilir.

    Yeni bir sorgunun temelini atmak için birkaç işlem gerçekleştirmelisiniz. Önce sorgunun bulunacağı veritabanını açıp Veritabanı penceresini aktifleştirerek Sorgular bölümüne geçmelisiniz. Burada Tasarım görünümünde sorgu oluştur maddesine veya Veritabanı araç çubuğundaki Yeni düğmesine tıkladıktan sonra açılan Yeni düğmesine tıkladıktan sonra açılan Yeni Sorgu iletişim kutusundaki Tasarım görünümünü maddesine ve Tamam düğmesine tıklayın. Her iki durumda da Şekil’4 ‘teki Sorgun Tasarım Izgarası penceresi ve Tabloyu Göster iletişim kutusu açılır.

    Yeni sorguda kullanılacak tabloları veya sorguları eklemek için listedeki tablo veya sorguları eklemek için listedeki tablo veya sorgu ismine çift tıklamalısınız. Gerekli öğeleri ekledikten sonra Kapat düğmesine tıklayarak Tablo Göster iletişim kutusunu kapatın.

 

 

 

 

    Tablo/sorgu paneli şenlenmiş bir Sorgu Tasarım penceresiyle karşılaşacaksınız. Sorgunun çıktısında yer alacak alanları veya kayıt seçiminde kullanılacak alanları Tasarım görünümü penceresinin alt kısmındaki Tasarım Izgarası’na ekleyin.

    Bunu alanın ismini Alan Listesi penceresinden Tasarım Izgarasına sürükleyip bırakarak veya alanın ismine çift tıklayarak yapabilirsiniz. Örneğin, Ana Tablo tablosunu ekledikten sonra alan listesinden İsim, Adres ve EvTelNo alanlarını ekleyin. Som olarak sorguyu kaydetmelisiniz.

    Sorgunun sonuçlarını görmek için Veri Sayfası Görünümü ‘ne geçmelisiniz. Bunun için, araç çubuğunda Görünüm düğmesindeki Veri Sayfası görünümünü maddesini veya görünüm menüsünden Veri Sayfası Görünümü maddesini işaretleyin.

    Sorgunun Veri Sayfası Görünümünden Tasarım görünümüne geri dönmek için Tasarım görünümü araç çubuğu düğmesini veya menü seçeneğini kullanmalısınız.

    Sorguları kullanarak sorguya özel sıralama düzeni belirliyebilirsiniz. Üstelik bu oldukça kolaydır. Sorgunun sıralama düzenini belirlemek için, sorgu Tasarım Görünümü penceresinde gösteriliyorken pencerenin altındaki ızgaradan sıralamada kullanılacak alanı seçin. İstediğiniz alanın Sırala satırına tıklayın.

    Bu hücrenin sağındaki aşağı ok düğmesine tıklayın ve alan için kullanılacak (artan/azalan) sıralama düzenini seçin. Sıralama alanı olarak kullanılan diğer alanların her biri için ikinci adımı tekrarlayın. Izgarada soldan sağa dizili alanlar sıralama için kullanılan alanların önceliğini gösterir. Mesela, yukarıda eklediğimiz her biri alanın Sırala satırını Artan olarak ayarlayın. Yine sorgu tasarımını kaydedin. Sonuçları görmek için de Veri Sayfası görünümüne geçin. Kayıtlarınızda önce isimler, sonra adres ve telefon numaraları artan düzende sıralanacaktır.

    Izgaradaki Göster satırında bulunan onay kutusunu kullanarak Veri Sayfası Görünümü’nde hangi alanın gösterilip hangisinin gizleneceğini ayarlayabilirsiniz.

    Bir alanın sorgunun çıktısında yer alması için Göster onay kutsunun işaretli olması gerekir. Çıktıda görünmesi için Göster onay kutusundaki işareti kaldırmalısınız. Örneğin, kişinin adresini öğrenmek istiyorsanız Tasarım Görünümü’nde Adres alanının Göster onay kutusunu temizlemelisiniz.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ACCESS 2000

VİSUAL BASİC TURK

Diğer Office programlarının çehresini tanıyorsanız, Access 2000’in menü ve araç çubukları size hiç de farklı görünmeyecektir. Sadece Access dosyalarının veri-tabanı dosyası olmasının sonucu farklı bir kaç menü maddesi görebilirsiniz. Buna karşılık programın çalışma alanı diğer programlardan oldukça farklıdır.Access 2000, bütün Windows 95/98 programları gibi çeşitli yollarla başlatılabilir. Masaüstü’nde Access simgesi varsa, bu simgeyi iki kere tıklayarak programı açabileceğiniz gibi, Başlat menüsünden Programlar’ ı ve açılacak listede Microsoft Access’i seçebilirsiniz. Office 2000, Başlat menüsüne Yeni Ofis Belgesi ve Ofis Belgesi Aç maddelerini de koyar. Bu maddeleri kullanarak Ofis ailesine ait herhangi bir programı çalıştırabilirsiniz. Tabiî, Access’in oluşturduğu (uzatması “.mdb” olan) herhangi bir dosyayı iki kere tıklayarak da Access’i başlatmanız mümkündür.Access de bütün Windows programları gibi kendi penceresinde açılır ve bu pencereyi istediğiniz gibi bütübelir, küçültebilir, simge durumuna getirebilir veya tüm ekranı kaplatabilirsiniz.Access penceresinde kullanacağımız unsurları şöyle sıralayabiliriz:

Menü Çubuğu: Access 2000’in bütün kontrol unsurları, komutları ve diyalog kutuları menülerden açılır. Bütün Office 2000 programları gibi Access’in menüleri de sizin kullanım tarzınıza göre biçimlenir. Menü maddelerini tıkladığınızda açılan listelerde önce en sık kullanılan maddeler yer alır. Bir menü açıldığında herhangi bir seçim yapmaz ve bir saniye beklerseniz, listenin uzadığını ve daha seyrek kullanılan maddelerin de görüntülendiğini göreceksiniz. Eğer beklemek istemiyorsanız, Mouse işaretçisini doğruca listenin, ortasında ucu aşağı bakan bir ok bulunan alt kenarına sürükleyin; liste derhal uzayacaktır. İlk açılan maddeler yerine daha sonra açılan maddeler arasında seçim yaparsanız, Access 2000 bu tercihinizi öğrenecek bir dahaki sefere bu maddeyi ilk açılan listeye koyacaktır. Sık kullandığınız maddeler ise listede yukarı doğru terfi ederler. Menü çubuğunda yer almasını istediğiniz bir komut varsa, bu komutu ayrı bir menü unsuru olarak olarak veya mevcut menülerden birine madde olarak ekleyebilirsiniz. Araçlar menüsünden Özelleştir maddesini ve açılacak kutuda Komutlar sekmesini seçin; Komutlar bölümünden menü çubuğunda olmasını arzu ettiğiniz komutu Mouse işaretçisiyle tutarak, menü çubuğunda arzu ettiğiniz yere bırakın. Bu komutun mevcut menülerden birinde yer almasını istiyorsanız, Mouse işaretçisini menü başlığıın üzerinde bir süre tutun, menü açıldığında leni komutu arzu ettiğiniz sıraya bırakın.

Araç Çubuğu: Access 2000’in 23 ayrı araç çubuğu vardır ve hepsini açtığınızda muhtemelen veri penceresi için yer kalmayacaktır! Ayrıca araç çubuklarındaki simgeleri değiştirebilirsiniz. Sözgelimi, varsayılan olarak açılan “Menü çubuğu” adlı araç çubuğunda yer alan bir simgeyi hiç kullanmadığınız için istemiyorsanız veya yeni bir komutu simge halinde çubuğa almak istiyorsanız, Araçlar menüsünden Özelleştir maddesini ve açılacak kutuda Araç Çubukları sekmesini seçin. Kutu açıkken, araç çubuğunda istediğimiz simgeyi Mouse işaretçisiyle tutarak, çubuk dışında bir yere bırakın. Araç çubuğuna eklemek istediğiniz komut varsa, Özelleştir kutusu açıkken, Komutlar sekmesini seçin; Komutlar bölümünden araç çubuğunda olmasını arzu ettiğiniz komutu Mouse işaretçisiyle tutarak, araç çubuğunda arzu ettiğiniz yere bırakın. Bu suretle eklediğiniz yeni simgenin resmini değiştirmek de elinizdedir. Henüz oluşturduğunuz simge seçili iken, Komutlar sekmesindeki Seçimi Değiştir düğmesini tıklayarak ve açılacak menüden arzu ettiğiniz simgeyi seçebilirsiniz:

Veritabanı Penceresi: Access’te açtığınız veritabanları, ana pencere içinde kendi pencerelerinde, kendi menüleri ve kendi komutları ile yer alırlar. Bu pencerenin öğelerini aşağıda ele alacağız.

Durum Çubuğu: Access, programın işlemesine, Veritabanının durumuna ve yapmak istediğiniz işlere ilişkin mesajlarını size penceresinin elt çerçevesindeki durum çubuğunda bildirir. Access’e bir şey yaptırmak istiyorsanız ve Access bu komutu yerine getirmek istemiyorsa, muhtemelen sebebini Durum Çubuğu’nda belirtiyor olabilir. Bu çubuktaki bilgilerden yararlanabilirsiniz.

Ofis Yardımcısı: Access 2000, Menü çubuğundaki Yardım menüsünün şirin ve kullanımı daha

kolay temsilcisi olarak size 8 yardımcı sunuyor. Yardımcıyı her an tıklayarak soru kutusunu açabilirsiniz. Access 2000 Ofis yardımcısı, düzgün bir Türkçe soru cümlesini anlayıp, size doğru cevabı verebilir. Ama bunun için önce sizin Ofis Yardımcısının anladığı soru tarzına biraz aşina olmanız gerekiyor. Klasik Windows yardım kutusu da Yardım menüsü vasıtasıyla açılabilir. Bu kutuda Dizin ve Ara sekmeleri bazen Ofis Yardımcısı’ndan daha hızlı sonuca ulaşmanızı sağlayabilir.

(Veritabanı ile uğraşmaktan çok sıkıldığınız bir an, Ofis Yardımcısı sağ tıklayıp, Oynat maddesini seçebilirsiniz!

Veritabanı Penceresi Access’de açık her veritabanı için bir veritabanı penceresi bulunur. Veritabanı, yaptığınız işe bağlı olarak bu pencerenin içinde veya dışında ayrı bir pencerede görüntülenebilir. Bu “görünümler” çoğu zaman Veritabanı penceresi içinde yaptığınız tercihlere bağlıdır. Veritabanı penceresinin unsurlarını ele alalım.Veritabanı penceresinin kendi menü çubuğu vardır; ancak bu çubuktaki unsurlarla sadece ait olduğu veritabanına ilişkin işler yapabilirsiniz. Örneğin bu çubuktaki Aç simgesi, veritabanının seçilmiş olan nesnesini (tablosunu, formunu, raporunu, sorgusunu, sayfasını, sorgusunu veya modülünü) açar. Tasarla maddesiyle, mevcut nesnelerden birinin tasarımını değiştirebilirsiniz. Yeni maddesi ise bazı sihirbazları veya tasarım görünümünde yeni tablo ve rapor yapımını harekete geçirecek maddeler içeren bir diyalog kutusu açar. Sil simgesi ise seçilmiş nesneyi siler.Veritabanı penceresinin dört görünüm belirleme simgesi ise, veritabanı penceresinin içindeki nesnelerin büyük veya küçük simge halinde ya da kısa veya ayrıntılı liste olarak gösterilmesini sağlar. Yukarıdaki örnekte, ayrıntısız liste görünümü var. Ayrıntılı listede nesnenin adı, tanımı, oluşturma ve değiştirme tarihleri ile türü gösterilir.

Veritabanı dendiği zaman aklımıza genellikle sadece tablolar gelir. Oysa veritabanı, en azından veriler arasında seçme yapmayı sağlayan sorgu (query) araçları da içermelidir. Yoksa veritabanının bir kelime işlemciyle oluşturacağınız listeden farkı olamaz. Access 2000 veritabanı dendiğinde bir çok nesneyi birden anlar. Bu nesneler, bir arada, veritabanını oluşkurular. Bir veritabanında bulunabilecek nesneleri ilerde ele alacağız. Fakat şimdilik veritabanını tablolar demeti olarak düşünün. Access tablosu, sizin tayin ettiğiniz sayıda sütun ve yine sizin bilgi girdiğiniz miktarda satırdan oluşur. Access’te veritablosu yapmayı da ilerde ele alacağız. Access size tablolarımıza bilgi girmek veya bu bilgileri düzenlemek için sorgu, form, modül ve makro adında araçlar sunar. Tablolar ve bu araçları kullanarak oluşturacağınız sorgular, formlar, modüller ve makrolar, veri tabanızın nesneleridir. Bir veritabanında şu nesneler bulunabilir:

1. Tablolar: Verilerinizin içinde bulunduğu listeler. Yeni bir veritabanı dosyası oluşturmak üzere Access 2000’i çalıştırdığınızda açılan boş veritabanı penceresinde, tablo oluşturmak üzere üç komut kısayolu veya araç görürsünüz. Bunlar, “Tasarım görünümünde tablo oluştur,” “Sihirbazı kullanarak tablo oluştur” ve “Veri girerek tablo oluştur” adını taşır.

2. Sorgular: Verilerinizi tablolar halinde ortaya çıkarttıktan sonra, bu verilerden yeni seçmeler yapmak, belirli bir ölçüsü (kriteri) karşılaşılayan veya karşılamayanları seçmek ve benzeri veri-işlemlerini sorgu (Query) aracıyla yaparsınız. Access 2000, “Tasarım görünümünde sorgu oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak sorgu oluştur” adlı iki araçla sorgu oluşturmanızı sağlar.

3. Formlar: Veri girme veya veri-işlem işlerinizi kolaylaştıran araçlardır. Formu, veritabanınızdaki bilgilere denk kutular içeren bir tür grafik arayüz sayabilirsiniz. Access 2000, “Tasarım görünümünde form oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak     form oluştur” adlı iki araçla form oluşturmanızı sağlar.

4. Raporlar: Verilerinizin bir bakıma ham liste halinde kurtarılıp, anlamlı diziler haline getirilmesine rapor çıkartma denir. Access 2000, “Tasarım görünümünde rapor oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak rapor oluştur” adlı iki araçla rapor oluşturmanızı sağlar.

5. Sayfalar: Veri erişim sayfaları. Access 2000’in yeniliklerinden olan sayfalar bundan böyle veritabanı dosyalarınızın bir parçası olarak, veriye bağlı, vergi güncelleştirildikte yenilenen Web sayfaları hazırlama imkanı sunuyor. Access 2000, “Tasarım görünümünde veri erişim sayfası oluştur,” “Sihirbazı kullanarak veri

erişim sayfası oluştur” ve “Zaten varolan Web sayfasını görüntüle” adlı üç araçla veri erişim sayfası yapmanızı

veya varolan sayfayı yeniden düzenlemenizi sağlar.

akrolar, modüller: Tıpkı kelime işlem programlarında olduğu gibi, sık sık tekrar ettiğiniz işlemleri, makro ve modül haline getirebilir ve bunları uygun olan herhangi bir tablo, form veya sorguda kullanabilirsiniz. Makro ve modülleri geliştirme işi ya otomatik olarak Access tarafından yapılır; ya da siz Visual Basic for Applications (Uygulamalar için Görsel Basic dili) editörünü kullanarak kendiniz makro ve modül oluşturabilirsiniz.

Görünümler

 

Bir veri tablosu, Access’te çeşitli görünümlere sahip olabilir, veya başka bir deyişle veritabanınızı farklı biçimlerde görüntüleyebilirsiniz. Access’te tablolarınız genellikle veritabanı görünümde bulunur; bununla birlikte tablolar form görünümünde de işlenebilir, doldurulabilir, düzenlenebilir.

Veritabanı görümünde, bir Access tablosu ile sözgelimi bir Excel tablosunun farkını ayırt etmek zordur. Bu görünümde tablonun çerçevesinin üst kenarında adı yazılı olur; bunun hemen altında ise tablodaki alan adlarının bulunduğu başlık bölümü vardır. Kayıtlar ise tablonun satırları olarak sıralanır. Tablonun sağ ve alt kenarlarında kaydırma çubukları bulunur. Tablonun alt çerçevesinin son köşesinde Gezinme Düğmeleri yer alır. Bu düğmeleri kullanarak tablodaki kayıtlar arasında gidip gelebilirsiniz. En soldaki düğme ile en başa, en sağdaki ikinci düğme ile de en sona gidersiniz. Üzerinde yıldız bulunan sağdaki düğme ise size yeni bir kayıt girmeniz için boş satır açar. Ayrıca buradaki kutuya istediğiniz kaydın sıra numarasını yazarak, doğruca o kayda gitmeniz mümkündür.

Access 2000 kurulduğu sırada bilgisayarınıza örnek bazı veritabanları ve hatta kullanılmaya hazır veri-yönlendirmeli iki Access-uygulaması kurar. (contacts.mdb ve addrbk.mdb) Bu örnek veritabanlarını açtığınızda büyük bir ihtimalle, birinci sütunun solunda içinde artı (+) işareti olan bir sütun göreceksiniz. Bu, o kaydın başka tablolarla ilişkilendirilmiş olduğunu gösterir. Access 2000’le gelen bu yenilik ve kazandırdığı imkanlar üzerinde sonra ayrıntılı duracağız.

Access veritabanı,, tablo olarak görüntülenebildiği gibi, Form olarak da görüntülenebilir.

Access 2000, veri tablolarınızı alarak, form biçimine getirebilir veya bunu size bırakabilir. Access’in otomatik oluşturduğu tabloları sonradan yeniden şekillendirebiliriz. Bir tablona hangi alanlar ve bu alanların karşısında ne değerler varsa, formda da onlar bulunur. Formlarda da gezinme düğmeleri yer alır.Access’in bir diğer veri görüntüleme biçimi ise sorgulama sonucu ortaya çıkar. Sorgu (query) veritabanı dosyasındaki tablo veya tablolardan seçme yapmak demektir. Seçme işlemi için ölçütleri (kriterleri) “Şu tablodan şu alanları al!” diye mutlak biçimde siz belirtebileceğiniz gibi, “Şu alandaki değer şu ise, şundan aşağı ise, bundan yukarı ise, veya bu değilse..” şeklinde “mantıksal” olarak da tanımlayabilirsiniz. Access 2000, bu ölçütlere uyan kayıtları seçerek bir “sorgu sonucu” oluşturur; bu sonuç veritabanı dosyasına tablo olarak kaydedilebilir; veya sadece siz sorguyu çalıştırdığınız sırada ortaya çıkar; sorgu işlemi bitince yok olur.

Mouse’unuzun sağ düğmesi

 

Access 2000, diğer Ofis 2000 programları gibi, Mouse’un sağ düğmesine çeşitli işlevler yükler. Mouse’un sağ düğmesi, üzerinde sağ-tıkladığınız nesnenin gerektirdiği bir yerel menü açılmasını sağlar. Bu menüler arasındaki farkı görebilmek için veritabanı penceresinde farklı nesneleri sağ-tıklayın.

Yardım

Access 2000 ile çalıştığınız sırada ne yapıyor olursanız olun, klavyede F1 düğmesine basarak, yardım dosyasını açabilirsiniz. Ofis Yardımcısı adı verilen simge, o anda yapmakta olduğunuz işlemle ilgili bir kaç hazır yardım konusu başlığının yer aldığı ve bunlar yeterli değilse kendi sorunuzu yazmanıza imkan veren bir diyalog kutusu açacaktır.Ofis 2000 ailesi programlarının yardım dosyalarında yapılan yenileme sonucu artık yardım istediğiniz konuyu mutlaka yardım dosyasının şifreli ifadeleriyle yazmanız gerekmiyor. Bu kutuya normal bir soru yazabilirsiniz. Araştır düğmesini tıkladığınızda, büyük bir ihtimalle tam

aradığınız konuya uygun bir başlığın yer aldığı bir kaç yardım konusu liste halinde karşınıza gelecektir. Ofis Yardımcısı’nın diyalog kutusundaki Seçenekler düğmesini tıklarsanız, Yardımcı için farklı simgeler seçebilirsiniz.

Ofis Yardımcısının sağladığı hızlı yardım yeterli olmadığı anlarda, arama ve dizinden geçme gibi diğer bazı imkanları olan yardım kutusunu açabilirsiniz. Bunun için Yardım menüsünden Microsoft Access Yardım maddesini seçmeniz gerekir.

Yardım gereken konunun anahtar kelimelerinin ne olabileceği hakkında şüphede iseniz, bu kutuda İçindekiler sekmesini tıklayarak bütün yardım konularını ana başlıklar halinde inceleyebilirsiniz. Bu kutuda ikinci sekme olan, Cevap Sihirbazı ise Ofis Yardımcısı gibi, düzgün bir Türkçe soruyu anlayabilir! (Kurulu Windows sisteminizin varsayılan dili Türkçe değilse, Ofis Asistanı, soru yazmanıza imkan veren kutuyu görüntülemeyecektir.) Dizin ise kelime aratmak için kullanılır. Bunu iki ayrı şekilde yapabilirsiniz. Önce arama yapılmasını istediğiniz kelime veya kelimeleri arama kutusuna yazın. Access 2000, kendi dizininde buraya yazdığınız kelimelerle ilgili gördüklerini iki numaralı kutuya yazacaktır. İsterseniz bu kutudaki bir kelimeyi de işaretleyebilirsiniz. Sonra Ara düğmesini tıklayın. İçinde yazdığınız veya seçtiğiniz kelimelerin geçtiği yardım metinlerinin başlıkları üçüncü kutuda sıralanacaktır. Bu kutudaki başlıklardan size uygun görüneni iki kere tıklayın; yardım metni sağdaki çerçevede görüntülenecektir. Yardım kutusunun kendi araç çubuğundaki yazıcı simgesini tıklayarak, görüntülediğiniz metni yazıcıya gönderebilirsiniz; ileri-geri simgelerini tıklayarak önceki ve sonraki yardım metinleri arasında gidip-gelebilirsiniz. Şimdi Access 2000’in yüzünü tanımış oldunuz. Aşağı yukarı hangi düğmenin ne yapacağını biliyorsunuz. Şimdi sıra Access’e bunları yaptırtmaya geldi.

Veritabanı Tasarımı

 

Access 2000’i tanıdık diye hemen veri tabloları oluşturmak ve onlarla sihirbazlık yapmak için henüz erken. Önce veritabanı planlama konusundan söz etmemiz gerekiyor. Dikkatlice planlanmamış bir veritabanı kullanıcıya yarardan çok zarar getirir.

Veri planlama, daha sonra verinin nerede ve nasıl kullanılacağına dayanır. İmkansız olmamakla birlikte çok az veritabanı ilk amacının dışında kullanılabilecek hale getirilebilir. İyi bir planlama ise önce veritabanı terimlerine aşina olmayı gerektirir. Şimdi kısaca bu terimleri ele alalım.

Veri ve Alan

 

Access 2000 ile kaydedeceğiniz ve kullanacağınız bilgilere veri denir. Access açısından veriler, ait oldukları alanın türünde sayılır. Bir alan sayı içeriyorsa, “123456789” sayıdır. Bir alan metin içeriyorsa “123456789” metindir. Access 2000’de verileriniz şu türlerden birine girmek zorundadır

 
 

Metin: Rakam, harf veya işaretlerden oluşan ve 255 karakter genişliğinde bir alandır. Metin olarak tayin edilmiş bir alana yazılan rakamlar, sayı işlemi görmez; yani aritmetik işleme konu olamaz. Metin alanları, belirlediğiniz (nasıl belirleyeceğimize sonra geleceğiz) genişliğin üstünde karakter tutamazlar. Söz gelimi bir metin alanını 8 karakter boyutunda oluşturduysanız, bunun içine “Mustafa Durcan” yazamazsınız. İyi bir veritabanı tasarımı, daima gerektiğinden biraz fazla geniş boyut tayinini gerektirir.

Not: Metin alanı olmakla birlikte, 64 bin karakter alabilir.

Sayı: Her türlü aritmetik işleme konu olabilecek sayıları tutar.

Tarih/Saat: Belirlemenize göre, tarih veya saat veya her ikisini birden tutabilen özel bir alandır.

Para Birimi: Türk lirası, Dolar, Alman Markı, Japon Yeni ve dünyada bulunabilecek hemen hemen bütün para birimlerine tayin edilebilecek özel bir alandır. Para birimi verilerinizi gireceğiniz alanın Currency olması, Access 2000’in bu verilerle para biriminin gerektirdiği biçimde hesap yapmasını sağlar.

Otomatik Sayı: Access 2000 tarafından artan şekilde otomatik olarak doldurulan bir alandır. Bir veritabanında her bir kaydın (satırın) diğerlerinden mutlaka ayırıcı bir niteliği olması gerekir. Her şeyiyle aynı iki kayıt, otomatik sayı alanının farklılığı sayesinde birbirinden ayrılabilir.

Evet/Hayır: İçindeki değer Evet veya Hayır ya da Doğru veya Yanlış olabilen, mantıksal işlemlerde kullanılan bir alandır.

OLE Nesnesi: Access 2000’in veritabanında bir başka program tarafından oluşturulmuş nesnelere yervermenizi sağlayan alan türüdür.

Köprü: Internet sitelerinde bulunan sayfaların adresi (URL), Access 2000 tarafından bağlantı sağlanacak biçimde tutulabilir.

Arama Sihirbazı: Bir alana doğrudan vergi girmek yerine, Access’in Arama Sihirbazı yardımıyla bu veriyi bir tablodan veya sorgu sonucundan seçmesini sağlayabilirsiniz.

Her Rakam Sayı Değildir

Sık kullanacağınız bazı bilgilerin alan türleri şöyle olmalıdır:

Ad, soyadı: Metin

Adres: Metin

Kapı, apartman daire no: Metin

Telefon no: Metin

Elektronik adres: Metin

Aylık gelir, fiyatı, tutarı: Para birimi

Yaş: Sayı

Personel sayısı: Sayı

Web Sitesi : Bağlantı

Kayıt

 

Veritabanındaki bir birim bilgi kümesine kayıt denir. Örneğin okuldaki derslerinizde sınıvlarda, ödevlerde aldığınız notları tutan bir veritabanı tasarlıyorsanız, her bir ders bir kayıt olabilir. Buna karşılık bir öğretmenin sınıfındaki öğrenciler için tuttuğu veritabanında, her bir öğrenci bir kayıt olabilir. Access ile kendinize bir adres defteri yapıyorsanız, her kişi veya firma bir kayıttır. Veri alanlarınızı belirlerken, bazı alanları “boş olabilir” şeklinde tanımlamışsanız, telefon defterinizdeki her kaydın her alanı dolu olmayabilir; örneğin bazı kişilerin faks numarası veya elektronik posta adresi olmayabilir. Buna karşılık veri alanlarını belirlerken bazı alanlara boş olma yasağı getirmişseniz, tablolarınızı doldururken Access 2000 bu alana mutlaka alanın niteliğine uygun bir değer girmenizi şart koşacaktır

Tablo

 

Tablo, (boş veya dolu) aynı alanlara sahip kayıtlar kümesidir. Notlarınızı tuttuğunuz dosyada 1999-2000 ders yılı notlarınız bir tablo oluşturabilir. Bir öğretmen için Lise 3 Türk Edebiyatı sınıfındaki öğrenciler bir tabloda toplanabilir. Fakat öğretmen isterse kız ve erkek öğrencileri aynı tablolara da alabilir. Daha sonra değineceğiz, bir veritabanında aynı kişiye, aynı sınıfa, yani aynı birime ait kayıtların tümü tek tabloda bulunmayabilir. Bu sebeple, tablo dendiği zaman, sadece birbirine benzeyen verileri olan kayıt kümesi aklımıza gelmelidir. Burada birbirine benzeyen tanımına dikkat edin: Diyelim ki elimizde üç kişilik bir bilgi kümesi var. Bu üç kişiye ait bilgileri, adı, soyadı ve cinsiyeti diye üç alanda toplamaya karar verdik. Bu üç kişinin de bu üç haneye yazılacak bilgisi benzer bilgilerdir. Bilgilerin içerikli çok farklı olabilir; birinin adı Mustafa, diğerinin Osman, üçüncüsünün ise Vildan olabilir. İlk ikisi için tablomuyaz “erkek,” üçüncüsü için “kadın” yazmamız gerekebilir. Fakat bu üç kişi bir arada, bir tablo oluşturabilir.

Veritabanı

Çeşitli tablolardan oluşan ve bir Access 2000 dosyayı halinde toplanan bilgi kümesine veritabanı deriz. Bir veritabanının içinde birden fazla tablo bulunabilir. Bu tablolar birbiri ilişkilendirilmiş olabilir; ilişkilendirilmemiş olabilir. Bir veritabanında tablolar birbiri ile ilişkilendirilmemiş ise buna düz veritabanı, tablolar ilişkilendirilmiş ise (doğru bildiniz!) ilişkilendirilmiş veritabanı denir. Eğer veritabanı tasarımının bir tek püf noktası varsa, o da ilişkilendirilmiş tablo meselesini kavramaktır.

Düz Veritabanı: Bir tablonun bütün alanlarına dair bütün bilgiler kendi içinde ise bu tabloya düz tablo, bu dosyaya düz dosya ve bu veritabanına da düz veritabanı denir. Diyelim ki elimizde, “Adı,” “Adresi” ve “Telefon numarası” alanlarını içeren bir tablo var. Ve diyelim ki Mustafa’nın 1, Osman’ın 2, Vildan’ın da 3 telefonu var. Bu durumda Mustafa listemize bir kere, Osman iki kere, Vildan ise üç kere yazılacak demektir. Düz tablolarda tekrarlar olur. İlişkilendirilmiş Veritabanı: Düz tablolardaki tekrarı önlemek ve böylece veritabanının daha az yer tutmasını dolayısıyla sorguların daha hızlı icra edilmesini sağlamak amacıyla, tabloları ilişkilendiririz. Yukarıdaki örneğe dönersek, Osman’ın adını ve adresini iki, Vildan’ın adını ve adresini üç kere göstermek yerine, bütün kişileri bir tabloda adları ve adresleri ile toplar, bir diğer tabloya ise telefon numaralarını yazan ve her bir numarayı kişiler tablosunda bir kayıtla ilişkilendirirsek, her kisini de veritabanımız dosya olarak çok daha az yer tutar.Bunu “Anahtar alan” veya “Birincil anahtar” (Primary key) adını verdiğimiz teknikle sağlarız. Her tabloda her bir kaydı diğerlerinden benzersiz hale getiren, yani diğer hiç bir satırda aynısı bulunmayan bir alan olmalıdır. Bu nitelikteki bir alanı Birincil Anahtar olarak tayin edebiliriz. İlişkilendirilmiş bir veritabanında, her bir kayıt, bir alanından diğer bir tabloya bağlanır. Bu bağlamanın kayıtların benzersiz alanlarından yapılması yanlış bağları önleyecektir. Yine yukarıdaki örneğe dönelim. Mustafa’ya 1, Osman’a 2 ve Vildan’a 3 numaralı kişi diyelim; Elimizdeki bütün telefon numaralarını alt alta yazar (telefon numaralarını kayıt yani satır olarak düşünün) ve karşılarına ait oldukları kişinin numarasını yazarsak, her bir telefonun kime ait olduğunu kolayca buluruz. “Kolayca” tabiî sözün gelişi; fakat bu durumda veri tabanı dosyamız çok daha az yer tutar.

Meraklısı için not: Tablolarınız Normal Mi?İlişkilendirilmiş veritabanı dosyası daha az yer tutmakla birlikte, veritabanı tablolarımızı ilişkilendirmemizin tek sebebi bu değildir. Haziran 1970’te Edgar Codd adlı bilgisayar mühendisi, elektronik veri bankalarının devasa boyutlara ulaşmasını fakat yine de küçük bir terminalde işlenebilmesini sağlayan bu modeli ortaya attığında, bütün veritabanları, örneğin, Adı, Soyadı, Adresi, TelNo1, TelNo2, TelNo3.. şeklinde fazlalık ve boşluk içeren düz, birbiri ardına disket yazılmış kayıtlardı. Codd, veri parçacıkların, örneğin kişi no=tel no şeklinde ad=değer çiftleri halinde yazılmasını önerdi. Bu bilgisayarın ana işlemcisinin (CPU) daha hızlı hesap yapmasını sağladığı gibi insan hatası faktörünü de azaltıyordu. (Aynı kişinin üç telefon numarası için üç ayrı yerdeki adresinin de düzeltilmesi yerine bunu bir yerde yapmak daha güvenli!) Codd’ın sistemi, verilerin tutarlılığını da sağlıyordu. Veritabanı dosyalarında bilgi tutarlılığı, bir veritabanında ad=değer şeklinde bütün çiftlerin bir Birincil Anahtar dediğimiz ad’a ve bu adın tabloda başka hiç bir kayıtta bulunmayan bir değere sahip olması gerekir. (Çünkü veritabanı ile çalırken ad=değer çiftlerini başka türlü tanımamız mümkün değildir. Bu disk üzerine yazılırken verilerimizin sıra veya yer kaygısı gütmeden yazılmasını sağlar.) Böylece hiç bir kayda ait olmayan ad=değer çiftçi bulunmuyor, ve hiç bir kaydın eksik alanı olmuyor (boş olabilir; bu eksik demek değildir.) Codd’ın bu buluşu veri-işlem alanında devrim sayılır. Codd’un zamanla geliştirilen modelinin beş ilkesi vardır:

1. Her bir değer müstakil olmalıdır (Bir kutuda üç telefon numarası birden bulunmamalıdır).

2. Ad=değer çiftleri Anahtar Değer (Birincil Anahtar) vasıtasıyla birleştirildiğinde ortaya başka bir kayda benzemeyen kayıt çıkmalıdır. (Aksi taktirde Birincil Anahtar özgün demek değildir!)

3. Bir değerin hangi kayda ait olduğu sadece bir Anahtar Değere (Birincil Anahtar’a) bakılarak bilinmelidir. (Bir telefonun ait olduğu kişiyi belirlemek için hem adına, hem adresine bakmak zorunda isek, aynı adda birden fazla kişi var demektir; kendimize yeni bir Birincil Anahtar bulmak zorundayız.)

4. Hiçbir kayıt, aynı ad için birden fazla değer almamalıdır. (Bir kişinin beş çocuğu varsa, 3 oğlu, üç kızı olamaz!)

5. Bir tablo, artık tekrar ikiye veya daha fazla tabloya bölünemeyecek kadar fazlalıktan arındırılmış olmalıdır.

Bu beş ilkeye tabloların Normalleştirilme Kuralları, buna uygun hale getirilmiş tablolara Normal Tablolar ve işleme de Normalizasyon denir.Basit bir adres defteri yaparken, herkese üç telefon, bir faks ve bir de cep telefonu hanesi açmak ve bazı kişiler için bazı sütunları (alanları) boş bırakmak daha kolay bir çözüm olabilir. Bununla birlikte daha sonra uygulama programlarına veya Web sayfalarına temel olacak veritabanları geliştirirken, ilişkilendirilmiş tablolar kullanmak daha doğru olur. İlişkilendirmenin ilkelerinden, ilerde tablolarımızda ilişki kurarken söz edeceğiz.

Tablo Tasarımı

 

İyi bir veritabanı tasarımı, iyi düşünülmüş tablo tasarımı ile başlar. Bu ilke uygulamada şu anlama gelir: Mouse işaretçisini Access simgesi üzerine doğru götürmeden önce, elinize bolca kağıt, bir de kalem alın ve başlayın tablo tasarımına. (Kağıdınız kareli, kaleminiz de kurşunkalem olursa ve elinizin altında bir de silgi bulunursa, tablo tasarımınızın başarılı olacağını şimdiden garanti ederim!) Önce kağıda bu veritabanı projesinin sonunda ortaya çıkmasını istediğiniz liste, rapor ve diğer ne türlü belge varsa, hepsini başlıklar halinde yazın. Bu kağıdı önünüze koyun ve ayrı sayfalara buradaki her bir maddenin kağıda döküldüğünde nasıl görünmesini istiyorsanız o şekilde görünümünü çizin. İstediğiniz başlıkları, alt başlıkları, sütunları ve satırları belirtin. Sonra bu sayfalarda gördüğünüz şekillere bakarak, alanları (sütun başlıklarını) listeleyin. Örneğin, kendinize bir telefon defteri-temas çizelgesi hazırlıyorsanız, alan tanımlarınız şöyle olabilir:

1. Sıra no = otomatik sayı

2. Adı = metin, 20 karakter boyutunda, boş olamaz

3. Soyadı = metin, 20 karakter boyutunda, boş olamaz

4. Adres Satır 1 = metin, 30 karakter boyutunda, boş olabilir

5. Adres Satır 2 = metin, 30 karakter boyutunda, boş olabilir

6. Şehir = metin, 20 karakter boyutunda, boş olabilir

7. Posta kodu = metin, 5 karakter boyutunda, boş olabilir

8. Ülke = metin, 20 karakter boyutunda, boş olabilir

9. Doğum tarihi = tarih (otomatik olarak boyutlanır), boş olabilir

10. Doğum gününde kart yollayacak mıyım= evet/hayır, boş olabilir

10. Eşinin Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir

11. Çocuk 1 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir

12. Çocuk 2 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir

13. Çocuk 3 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir

14. Çocuk 4 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir

15. Ev telefon no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş olabilir

16. İş telefon no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş olabilir

17. Cep telefon no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş olabilir

18. Faks no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş olabilir

19. En son ne zaman görüştüm = tarih, boş olabilir

20. Son güncelleme tarihi = tarih, boş olamaz

Alan listesini tamamladıktan sonra bu alanlar, bir tabloda mı toplanmalı, birden fazla tabloya mı bölünmeli sorusuna cevap verin. Yukarıdaki örnekte iki noktadaki aksaklığı görmüş olmalısınız. Birinci aksaklık çocuklarla, ikinci aksaklık telefon numaralarıyla ilgili.

Önce birinci sorunu ele alalım. Beş çocuklu bir dostunuzun beşinci çocuğu bu listeye yazılamaz. O halde buradaki 16 alan en azından iki tabloya bölünmeli; çocuklara ilişkin olan alanlar dışındaki bütün alanlar “Aileler” tablosunda toplanmalı, bütün çocuklar “Çocuklar” adlı tabloda yer almalıdır. Çocuklar tablosunun alanları ise şöyle olabilir:

1. Sıra no = otomatik sayı

2. Çocuğun adı = metin, 20 karakter boyutunda, boş olamaz

3. Çocuğun ailesi kimliği = metin, 20 karakter, boş olamaz

Şimdi burada başka bir sorun var: çocuğun aile kimliği, babasının veya annesinin soyadı olacaksa ve aynı soyadı taşıyan iki dostumuz varsa, çocuğun kime ait olduğunu bilemeyiz. Aslında bu sorun, ortaya başka bir sorun daha çıkartıyor: diyelim ki aynı adda iki dostumuz var; ikisinin de eş ve çocuk durumu ile adreslerini ve telefon numaralarına ilişkin elimizdeki bilgilerin aynı olduğunu (mesela bu bilgiler elimizde yok ve dolayısıyla bu sütunlar boş!) varsayalım. Bu iki kişiyi listeye “benzersiz kayıt” olarak nasıl kaydedebiliriz? Otomatik sıra numarasını birincil anahtar yaparak! Her aileye ait kaydın benzersiz olmasını sağlayan otomatik sıra numarasını aile tablosunda birincil anahtar yaparsak, daha sonra çocuk tablosuyla ilişki sağlayan anahtar olarak kullanabiliriz. Bunu görsel olarak ifade edelim:

Şimdilik bu tabloların oluşturulacağı üzerinde durmayalım. Burada sadece kavramsal olarak çocuklarla aileleri arasında bağ kurmaya çalışıyoruz. Aileler tablosunda “Aile Sıra No” adlı bir sütun açar ve bu sütunu Access’e Otomatik Sayı alanı olarak otomatik şekilde doldurtabiliriz. Sonra, çocukları kaydettiğimiz tabloda, her çocuğun ailesini, aile tablosundaki Aile Sıra No bilgisini tekrar ederek belirtebiliriz. (Nasıl’ın üzerinde durmuyoruz!) Diyelim ki Masum Sayan adlı iki arkadaşımızın ikişer çocuğu var. 5 numaralı aileye mensup Masum Sayan ile 6 numaralı aile mensup Masum Sayan’ın çocukları da aynı Aile Sıra No’sunu aldıkları anda, gereksiz bilgi içeren veya bilgi kaybına yol açan bir tablo tasarımından kurtulmuş, yani Aile tablosunda “çocuk 1,” “çocuk 2,”.. “çocuk x” şeklinde kimi ailede boş kalacak, kimi ailede yetmeyecek sütunlar açmamış oluruz.

Yukarıda muhtemel alanlarımızın listesini döktüğümüzde, iki sorunla karşılaştığımızı söylemiştik. Birinci sorun çocuklarla ilgiliydi. Onu çözdük. Fakat aynı durum, telefon numaraları için de var. Birden fazla ev, iş, faks veya cep telefonu olanlara ilişkin tüm telefon numaralarını tablomuza işleyebilmek için mutlaka çocuk tablosunu eklediğimiz gibi, veritabanımıza ideal olarak dört ayrı telefon numaraları tablosu (ev, iş, faks ve cep telefonları tabloları) ekleyip, bunlara da Aile Sıra No sütunu açıp, her telefon numarası ile telefonun sahibini ilişkilendirebiliriz.

Böylece tablo tasarımının kağıt üzerindeki bölümü bitmiş oluyor. Nihayet sıra Access’i çalıştırmaya geldi. 

Access’te Veritabanı Oluşturma

 

Access’i çalıştırdıktan sonra, boş bir veritabanı oluşturalım. Fakat bu arada Access7in boş veritabanı şablolarını tanıyalım. Kullandığınız Access’in başka bir kullanıcı tarafından ayarları değiştirilmemişse, açıldığı anda karşınıza ne yapmak istediğinizi soran ve dosya seçmenizi sağlayan diyalog kutusu gelecektir. Bu kutuda “Access Veritabanı sihirbazları, sayfaları ve projeleri” maddesini işaretleyerek Tamam’ı tıklayın.Access’in ayarları değiştirilerek bu kutunun açılması önlenmişse, karşınızda tamamen boş bir Access penceresi de görebilirsiniz. Bu durumda Dosya menüsünden Yeni maddesini seçerek (veya klavyede Ctrl tuşunu tutarak ve N tuşuna basarak), boş bir veritabanı oluşturmanızı sağlayacak diyalog kutusunun açılmasını sağlayabilirsiniz. Yeni diyalog kutusu açıldığında Veritabanı sekmesini tıklayın.Access’i tasarlayan uzmanlar, çeşitli kullanım alanları bulunan on ayrı veritabanı şablonu hazırlamış bulunuyorlar. Access ile veritabanı projelerinde büyük bir ihtimalle bu şablonlar hemen her ihtiyacınızı karşılayacaktır. Access’i tanımak için bu şabloların teker teker hepsini seçip, oluşturulmasını önerdiği dosyaların oluşturulmasını sağlayıp, sonra şablon sihirbazının her bir veritabanında ne gibi tablolar açtığını, bu tablolara ne gibi görevler yüklediğini, ne gibi alanlar oluşturduğunu gözlemenizde yarar var. Veritabanı yapan Access sihirbazlarının bir diğer marifeti veri girme ve rapor alma işlerinde kullanacağınız formları da oluşturmaktır. Bu formları inceleyerek, ilerde kendi formlarınızı tasarlamakta kullanacağınız ipuçları edinebilirsiniz. Ayrıca Access 2000, sadece tabloları, formları ve raporları oluşturmakla kalmayacak, bu veritabanını, sanki kendi başına bir program gibi, kullanmanızı sağlayacak grafik ara yüzü bile inşa edecektir. Sihirbazları kullanarak, tabloları doldurulmaya, formları kullanılmaya ve raporları baskıya hazır veritabanlarını sık sık oluşturacaksınız; fakat kimi zaman bu tablolarda, formlarda veya raporlarda yeni bir alan eklemek, veya var olan bir alanı kaldırmak isteyebilirsiniz. Bunu yapabilmek için, Access’in bu nesnelerini nasıl oluşturabileceğimizi, nasıl düzenleyebileceğimizi veya değiştirebileceğimizi bilmemiz gerekir. Şimdi bir örnek üzerinde bunu birlikte yapalım.

Alan Türleri

 

Access Sihirbazlarıyla ilgili keşif turunu bitirdiğinizde, Yeni diyalog kutusunda Boş Access Veritabanı maddesini işaretleyip Tamam’ı tıklayın. Şimdi, kendi veritabanımızı kendimiz oluşturmaya başlayabiliriz. Açılacak diyalog kutusunda Genel sekmesinin seçili olmasına dikkat edin; ve Boş Veritabanı simgesini ve Tamam’ı tıklayın; Access 2000 ‘in önerdiği “vt1.mdb” adını “Adres Defteri.mdb” olarak (veya oluşturmak üzere yukarıda kağıt-kalemle planını yaptığınız veritabanına uygun bir ad vererek) değiştirin; yeni veritabanınızı Veritabanı penceresinde işlenmeye hazır bulacaksınız. Nesneler’den Tablolar’ın seçildiğini, ve tablo oluşturmak için kullanabileceğiniz üç aracın kısayolunu görüyorsunuz:

Bunlar, tasarım görünümünde, Sihirbaz kullanarak ve veri girerek tablo oluşturmanızı sağlayan yöntemlerdir. Madem ki Access 2000 ile tabir yerinde ise sıfırdan tablo oluşturmaya karar verdik; o halde “Tasarım görünümünde tablo oluştur” maddesini tıklayarak, tablo oluşturma penceresini açın. Bu noktada yukarıda tablo tasarımıyla ilgili bölümde kendi veritabanımızı planladıysanız, bu planları önünüze çekin. Bu alıştırmayı yapmadıysanız, örnek olarak ele aldığımız Adres Defteri’ni birlikte oluşturabiliriz.

Tasarım görünümde karşınıza gelen tablo biçimindeki araç, tablonuzdaki alanların adlarını, özellikleri ve doldurulması için gerekli işlemleri belirteceğiniz yerdir. Aile tablosunu oluşturmak için imlecinizi Alan Adı sütununun birinci satırının içine getirin ve “AileSıraNo” yazın. Kendi veri tabanızı oluşturuyorsanız, herhangi bir tablodan işe başlayabilirsiniz; bu tablolardan birini seçin ve birinci sütunun adını yazın.

Türkçe Karakter Kullanırken!

 

Access 2000, diğer Ofis programları, sadece menüleri, diyalog kutuları ve yarndım dosyaları bakımından Türkçe olmakla kalmayıp, aynı zamanda içeriğinde de Unicode’u destekleyen bir programdır. Bu bakımdan tablolarınızda, formlarınızda, raporlarınızda, makrolarınızda ve hatta kullanılmaya hazır fonksiyonlarda, içerik ve başlık olarak Türkçe karakter kullanabilirsiniz.

 

 

Hemen her türlü bilgi işlem ürününün Internet’te kullanıldığı veya Internet malzemesi olarak değerlendirildirildiği günümüzde veritabanlarına dayanan Web uygulamaları da hızla yaygın hale gelirken, hazırlayacağınız Access dosyalarının Microsoft ODBC (Open Database Connectivity) tekniği ile Web Server’a yüklenip yüklenmeyeceğini hesaba katmalısınız. Access dosyalarınız, ODBC yoluyla bir Web Server’a veri kaynağı olarak tanıtılacaksa, Web Server programının ve ona ev sahipliği yapan işletim sisteminin Unicode uyumlu olup olmadığı, sizin kullandığınız Alan adlarının doğru okunup okunmamasını da belirler. Veritabanının içeriği, sonuç itibariyle Web sayfasının unsurları arasında Browser’a gönderilecek ve orada yorumlanacaktır. Bugün sadece Netscape browser programının bazı işletim ortamlarında kullanılan sürümleri Unicode okuyamaz. Bu browserları kullanan Internet ziyaretçileri, sayfanızın bazı unsurlarını Türkçe karakterlerle göremezler. Fakat alan adlarınızdaki Türkçe karakterlere gönderme yapan programlar ve Scriptler, bu adları bulamadıkları taktirde, veri-yönlendirmeli Web uygulamalarınız, örneğin ASP programlarınız hata mesajı verirler. Veri tabanlarınızı ne tür Web Server’a yükleyeceğinizi bilmiyorsanız, alan adlarında Türkçe karakter kullanmaktan kaçının.Yukarıdaki örnek planda bu sütunun adının “Aile Sıra No” olmasını kararlaştırdığımız halde, burada alan adında boşluk bırakmadığımıza dikkat etmiş olmalısınız. Bu, daha sonra yazacağımız veri seçme komutlarının alan adlarında boşluk istememesinden kaynaklanıyor. Sonra klavyenizde sekme tuşuna basarak, imlecin Veri Türü sütununa gelmesini sağlayın ve burada beliren aşağı ok simgesini tıklayarak (veya klavyede Alt tuşunu tutarak ve aşağı ok tuşuna basarak) veri türleri listesini açın:Burada gördüğünüz veri türlerini tanıyorsunuz; bizim örneğimizde birinci alanımıza Access 2000’in otomatik olarak sıra numarası vermesini istediğimiz için burada Otomatik Sayı türünü seçiyoruz (Siz, kendi planınıza uygun bir türü seçebilirsiniz).

 

Alan Özellikleri

Tablo oluşturma penceresinin üst tarafında yaptığınız seçime göre, pencerenin Alan Özellikleri başlıklı alt bölümündeki bilgilerin değiştiğine dikkat edin. Buradaki kontrollerin çoğu Access ile veritabanı oluşturma beceriniz arttıkça kullanılacak niteliktedir. Alan özellikleri, o alandaki bilgilerin boyut, renk veya konumu gibi niteliklerini ve gizli olmek-görünür olmak gibi davranış biçimlerini tanımlar. Daha sonra verilerimizi biçimlendirirken bu kontrollerden yararlanacağız. Bazı alanların bazı özellikleri yoktur. Örneğin Alan Boyutu özelliği sadece metin, sayı ve otomatik sayı alanları için geçerlidir. Şimdi alan özelliklerinde sık kullancaklarımızı ele alalım:

 

Metin Alanları için alan boyutu: 0 ile 255 karakter arasında olmalıdır. Diğer alanların boyut sınırlaması yoktur. (Varsayılan boyut: 50)

 

Sayı alanları için alan boyutu: Sayı olarak belirlediğiniz alanın boyutunu, Alan Özellikleri bölümünde Alan boyutu satırının sağındaki aşağı oku tıklayarak, şu seçenekler arasından seçebilirsiniz: Byte, ondalık, amsayı, uzun tamsayı, tek, çift, yineleme kimliği (Replication ID).

Sayılar ve Paralarda Uzunluk

 

Veri alanınız Otomatik Sayı ise, alan boyutu ya uzun tamsayı, ya da “yineleme kimliği” adı verilen otomatik değer olur. Alan türünüz Sayı ise şu alan boyutlarından birini seçebilirsiniz.

Boyut    Tanım    

Byte    0’dan 255’e kadar tam sayı tutar.

Ondalık    (.adp) dosyası olarak -10^38 -1’den 10^38 -1’e kadar, (.mdb) dosylası olarak -10^28 -1’den 10^28 -1 ‘e kadar sayı tutar; virgülden sonra 28 basamak gösterir.

Tamsayı    –32,768’den 32,767’e kadar kesirsiz sayı tutar.

Uzun tamsayı    (Varsayılan) –2,147,483,648’den 2,147,483,647’e kadar kesirsiz sayı tutar.

Tek    –3.402823E38’den–1.401298E–45’e kadar negatif, 1.401298E–45’den 3.402823E38’e kadar pozitif değer tutar; 7 basamaklı ondalık bölümü olabilir.

Çift     –1.79769313486231E308’den –4.94065645841247E–324’e kadar negatif, 1.79769313486231E308’den 4.94065645841247E–324’e kadar pozitif sayı tutar; 15 basamaklı ondalık bölümü olabilir.

Replication ID    Küresel benzersiz tanımlayıcı (Globally unique identifier–GUID)

Veritabanı dosyalarınızın kolay açılıp kapanması ve veri işlemin yeterince hızlı yapılabilmesi için alanlarınızı tutacakları en büyük sayıdan daha fazla sayı tutabilir şekilde tanımlamayın. Diğer taraftan alanınızı girebileceğiniz değerden küçük tutarsanız, bu kez girdiğiniz değerlerin fazla gelen kısımları kesilecek, yani verileriniz tahrip olacaktır.

Sayı ve para birimi verilerinizi hazır biçimlendirme şablonu ile değil de kendiniz biçimlendirme ifadesi yazarak biçimlendirmek isterseniz, şu ayarları yapabilirsiniz (bu ifadeleri, Alan Özellikleri bölümünde biçim kutusuna yazacaksınız):

0;(0);;”Yok”    Normal değerleri normal şekilde, negatif değerleri parantez içinde gösterir; boş bırakıldığında yerine “Yok” yazar.

+0.0;-0.0;0.0    Artı ve eksi işaretini gösterir,; boş bırakıldığında yerine 0.0 yazar.

Biçim: Siz nasıl girerseniz girin verinin tabloda (ve daha sonra bu tablodan yapılacak şekilde oluşturulacak raporlarda ve formlarda) nasıl görüntüleneceğini belirler. Ayrıca buraya yazacağınız biçim komutları, girilebilecek verinin niteliğini de tayin eder.

Giriş maskesi: Veri tabanıza verileri girerken, önce girişi kolaylaştırmak, daha sonra da veri işlem sırasında verilerin istediğiniz biçimde olmasını ve dolayısıyla işlemi kolaylaştırmak amacıyla, veri girişini belirli bir biçim kuralına bağlayabilirsiniz. Söz gelimi telefon numaralarının daima (0555) 555-5555 gibi girilmesini sağlamak için bir metin alanına bunu sağlayacak giriş maskesi adı verilen komut ifadesini yazabilirsiniz. Bunun için giriş maskesi olarak (9999) 000 0000;;_ yazmanız gerekir. Fakat Access 2000, sık kullanılan, telefon numarası, Vergi dairesi ve numarası, posta kodu, sosyal sigortalar numarası, sigorta kod numarası, parola, ve çeşitli tarih ve saat biçimlerine uygun giriş maskelerini hazır veriyor.

Bu hazır maskeleri bir alanınızın Alan Özellikleri bölümüne katmak için, giriş maskesi satırının sağındaki üç nokta simgesini tıklayın; açılacak Giriş Maskesi Sihirbazı’nda arzu ettiğiniz giriş biçimini seçin. Bir bilginin tablolara veya formlara belirli bir maske ile girilmesi, mutlaka o şekilde kaydedileceği anlamına gelmez. Özellikle parantez, kesme ve benzeri işaretleri kullandığınız giriş maskelerini veritabanı dosyaya yazılırken kaydettirmeniz gerekmez; bu dosya boyutunda tasarruf sağlar. Daha sonra raporlarınızda veya Access dosyalarından başka programlar için veri ihraç ederken bu işaretlerin yeniden konulmasını sağlayabilirsiniz.

 

Geçerlik Kuralı, geçerlik metni: Veri işlemin sağlıklı olabilmesi için girilen verilerin gerçekten girilmesi gereken türde olması şarttır. Access, veri girilmesi sırasında girilen değerin geçerliliğini sınayabilir ve veri gireni uyarır. Veri girişinde uyulacak kuralları Geçerlik Kuralı kutusunda, geçirli olmayan veri girişinde görüntülenecek uyarı metnini ise geçerlik metni kutusunda belirtirsiniz. (Bu kutuların etiketini Geçerlilik şeklinde göreceksiniz. Bu, Türkçe imlâ ilkelerine aykırıdır.)

Geçerlik kuralları kutusuna yazabileceğiniz bazı ifade örnekleri şunlar olabilir:

<> 0    Girilen değer sıfırdan farklı olmalıdır

> 1000 Or Is Null    Girilen değer ya boş olmalıdır, ya da 1000’den büyük olmalıdır.

Like “A????”    Girilen değer 5 karakter boyutunda olmalıdır ve “A” harfi ile başlamalıdır.

>= #1/1/96# And <#1/1/97#    Girilen değer 1996 içinde olmalıdır.

Geçerlik metni ise, geçerli olmayan bir değer girildiğinde, kullanıcının uyarılmasında kullanılacak metindir. Buraya yazacağınız metin, kullanıcıya doğru veri biçimi hakkında kısa fakat anlamlı bilgi vermelidir.

Gerekli: Bu özelliğin sağında belirecek aşağı oka basarak, Evet veya Hayır’ı seçebilirsiniz. Bir alanı Gerekli hale getirirseniz, veri tablosunu doldururken, Access bu alanın boş bırakılmasına izin vermez. Yukarıdaki planlama örneğinde bazı alanların niteliğini kağıda dökerken yanlarına “Boş bırakılabilir,” bazılarına ise “Boş bırakılamaz” notunu koyduğumuzu hatırlıyor olmalısınız. Boş bırakılabilir alanlar için bu kutuya “Hayır” (yani doldurulması gerekli değil!), boş bırakılamaz alanlara ise “Evet” (yani doldurulması gerekli!) kaydını koymamız gerekir.

Sıfır uzunluk İzni: Boş bırakılmasını önlediğiniz, yani gerekli alanların boyutu sizin için önem taşıyor olabilir. Doldurulması gerekli alanların doğru doldurulmasını sağlamanın bir yolu, alana girilecek değerin boyunun sıfır olmasını önlemektir. Yukarıdaki örnekte geliştirdiğimiz veritabanının kullanılabilir olması için en azından kişilerin ad ve soyadlarının tabloda yeralması gerekir; aksi taktirde ortada tablo denecek bir şey bulunmaz. Soyadı olmayan kişilerin ise adları ile yetinemeyiz. O halde bu iki alanı hem gerekli yapar, hem de sıfır uzunluk izni vermezsek, tablomuzu doldururken isteyerek veya kazayla bu alanları boş bırakmamız tehlikesini önlemiş oluruz.

Sıralı (Endeks): Access ile oluşturduğumuz veritabanlarını işlerken yapacağımız işlerin başında, tablolarımızdan belirli ölçütlere göre seçmeler (sorgular) yaptırtmak gelecektir. Basit bir sorgunun hızla tamamlanabilmesi için Access’in tablolardaki alanları önceden endekslemesi yerinde olur. Bir alanın Alan Özellikleri bölümünde Sıralı kutusunun sağındaki aşağı oku tıklarsanız, “Hayır” seçeneğinin yanı sıra iki ayrı “Evet” seçeneği bulunduğunu göreceksiniz. “Hayır” seçeneği, bu alanın önceden endekslenmesini önler. Bu alandaki verilerin endekslenmesini sağlayan diğer iki seçenekten birincisi, “Evet (Yineleme Var)”, Access’in oluşturacağı endekste, bu değerden birden fazla olmasına imkan verir. Bizim örneğimizde, kişi ad ve soyadlarından birden fazla olması ihtimali öngörüldüğüne göre, endeksimizin tekrara izin vermesi gerekir. Bir alan, tablodaki kayıtların benzersiz olmasını sağlayan Birincil Anahtar alanı olarak tayin edildiyse, tekrara izin verilmemesi gerekir. Bunun için, bu kutudaki endeksleme yaptırtan ikinci seçeneği, “Evet (Yineleme Yok)” maddesini seçmemiz gerekir

Unicode Sıkıştırma: Access 2000, Ofis 2000 ailesinin diğer üyeleri gibi Unicode-uyumlu, yani içinde 65 bin 536 adet harf, rakam ve işaret bulunan yazı tipi (font) sistemini destekler. Unicode uyumlu olmayan programlar ise sadece 256 karakter içeren fontları kullanabilirler. Metin, not ve köprü (Web adres bağlantısı) türündeki verilerinizde Türkçe karakter bulunuyorsa, alan özelliğinde Unicode Sıkıştırmanın “Evet” olması gerekir. Bu durumda Access, bu alandaki veriyi kaydederken her bir karakter için gerekli alanı (2 byte) ayıracaktır. Bu tür alanlarınızda Türkçe karakter yoksa, Access dosyasının büyüklüğü etkilenmeyecektir. Dolayısıyla Türkçe veritabanı oluştururken bu değeri sürekli “Evet” ayarında tutmak dosya büyüklüğü bakımından olumsuz bir etki yapmaz; sadece Türkçe karakterlerinizi korumuş olursunuz

Alan Tanımları

 

Tablo tasarımında son nokta, tablolarımızı başkalarının da kullanabileceğini gözönünde tutarak, tanım sütununa gerekli açıklamaları yazmaktır. Tablolarımızı başkasıyla paylaşacak olmasak bile, bir süre sonra alanlarımızın ne amaçla oluşturulduğunu hatırlamak zor olabilir. Buradaki gibi “Adı,” “Soyadı” adını verdiğimiz alanların işlevini hatırlamakta sorun olmayacağı düşünülebilir. Fakat verilerin başka tablolardan alındığı durumlarda veya değerlerle ilgili uyarıcı notların gerektiği durumlarda, Tanım satırlarına yazacağınız bilgiler işe yarar. Tabloyu yaptıysanız, tasarım görünümünde son şekli şöyle olmalı:

Arama Sihirbazı

Access’te veritabanı oluşturmanın birinci adımını attık: ilk tablomuzu yaptık; alanlarını belirledik; alanların özelliklerini tayin ettik. Buradaki örneği uyguluyorsanız, şimdi ikinci bir tablo oluşturmanız gerekir. Bitmiş tasarım görünümüne bakarak, yukarıdaki bilgiler ışığında ikinci tabloyu siz oluşturabilir misiniz?

Burada dikkat edilecek tek nokta, AileSıraNo adlı alanın içeriğinin doldurulması için gerekli ifadeyi Arama Sihirbazı’na yazdırtmaktır. Çocuklar tablosunun taramın görümünde ikinci alanın adını yazdıktan sonra Veri Türü sütununda seçme okunu tıklayın ve açılan listeden Arama Sihirbazını seçin.

Arama Sihirbazı’nın birinci dayalog kutusu, bu alana girilecek değerlerin mevcut bir tablo veya sorgu sonucundan mı alınacağını, yoksa bu değerleri sizin doğrudan mı yazacağınızı belirler. Buradaki örnekte, veritabanımızda Çocuklar tablosunu doldururken, bu sütunun yanında bir seçme oku belirmesini ve bu oku tıkladığımızda Aileler tablosunda, Ailei Sıra No alanına girilmiş bütün değerlerin gösterilmesini istiyoruz. Başka bir deyişle bu sütuna girecek bilgileri, Aileler tablosundan alacağız. O halde, Arama Sihirbazı’nın ilk diyalog kutusunda “Değerler tablo veya sorgudan alınsın” maddesini işaretleyerek, İleri düğmesini tıklamamız gerekir.

Arama Sihirbazı’nın ikinci diyalog kutusu ise bir önceki tercihinize göre ya veritabanınızdaki bütün tablo ve sorguların listesini içerir ve siz bu listeden veri alacağınız tablo veya sorguyu seçersiniz; ya da seçme yapacağınız veri listesini oluşturmanız için küçük bir tablo oluşturma aracı açılır.Veri seçme işini bir tablo veya sorgudan yapacaksanız bu tablo veya sorgunun adını seçerek, İleri’yi tıklayın. Veri seçme işini kendi vereceğiniz değerlerle yapacaksanız, veri seçme listesi diyalog kutusunda veri seçme listesinin tek sütunlu olduğunu göreceksiniz; seçiminizi daha çok sütunlu bir listeden yapmak istiyorsanız önce yeni sütun sayısını yazın; sonra aşağıdaki “Süt1” adlı örnek sütunun adını tıklayın; arzu ettiğiniz kadar sütun belirecektir; şimdi seçilecek değerleri bu sütunlara ve satırlara girin ve İleri’yi tıklayın.Her iki yolda da Arama Sihirbazı’nın üçüncü diyalog kutusunda, ya mevcut tablo ve sorgulardan seçtiğiniz ya da kendi oluşturduğunuz değerli içeren alanlar kullanılabilir alan olarak sıralanacak ve Son’u tıkladığınızda Arama Sihirbazı, tasarım penceresinin Alan Özellikleri bölümünde Arama sekmesindeki değerleri dolduracaktır. (İlerde arama ve sorgu konusunda uzmanlaştığınızda bu değerleri siz de doldurabilirsiniz. Şimdilik sadece Arama sekmesinde Satır Kaynak Türü ve Satır kaynağı kutularına yazılan ifadeleri inceleyin ve Access’in tablolara ve tabloların alanlarına nasıl gönderme yaptığına dikkat edin.)

Bu suretle oluşturduğumuz otomatik değer seçme imkanını kullanmak üzere Çocuklar tablosunu açtığımızda ve yeni bir girdi için Aile Sıra No sütununda bir satırı tıkladığımızda, kutunun sağ kenarında bir seçme oku belirdiğini görürüz. Bu oku tıkladığımızda ise açılan listede, bu ana kadar Aile tablosunda Aile Sıra No sütuna girdiğimiz bütün değerleri görürüz.Tablo tasarımını öğrendiğimize göre, şimdi tablolara veri girme, veri arama ve tabloların Access 2000 penceresi içinde görüntülenme yöntemlerinden söz edebiliriz. Bir veritabanı ile veri-işleme başlamadan önce verileri girmemiz gerekir!

 

 

Veri Düzenleme (Editing)

 

Access’te belki de en kolay yapacağınız iş, tabloya veri girmek olsa gerek: yeni oluşturduğunuz veya önceden mevcut bir tabloyu, veritabanı penceresinde açın ve başlayın sütunlara ve satırlara gönlünüzden geçenleri yazmaya. Fakat bunun daha kolay yolları da var.

Önce veri tablomuzun ekrandaki penceresinde yapabileceğimiz görünüm değişikliklerinden söz edelim. Veri tablosunu, adını iki kere tıklayarak (Araçlar menüsünden Seçenekler maddesini ve Görünüm sekmesinde “Tek tıklatmada aç” seçeneğini seçerek bunu değiştirebilirsiniz), veya tabloyu seçtikten sonra Veritabanı penceresinde Aç simgesini tıklayarak açabilirsiniz. Bir tablonun adını sağ tıklayıp, açılacak menüden Aç maddesini de seçebilirsiniz.

 
 

Görünüm

Açtığınız bir veri tablosunun sütun genişliği, o alandaki verilerin tümünü rahatça okumanıza engel oluyorsa, iki sütun başlığının ortasındaki çizgiyi Mouse işaretçisi ile tutarak, sağa veya sola oynatarak, sütun genişliğini değiştirebilirsiniz. Bu sırada Mouse işaretçisi iki tarafında ok bulunan dikey çizgi şeklini alır.

 
 

Aynı şekilde satırlarınızın yüksekliğini de satır başlıklarının arasındaki çizgiyi Mouse işaretçisiyle tutarak, artırabilir, azaltabilirsiniz. Bir sütunun genişliğini değiştirdiğiniz zaman diğer sütunların genişlikleri etkilenmez; ancak bir satırın yüksekliğini değiştirirseniz, bütün satırların yüksekliği değişmiş olur. Sütun genişliklerinin Access 2000 tarafından otomatik olarak ve optimum ölçüde ayarlanmasını sağlamak için sütun başlığının sağ sınır çizgisini iki kere tıklayabilirsiniz. Sütun genişlikleri ve satır yüksekliklerini, sütunu ve satırı seçerek Biçim menüsündeki ilgili maddeleri seçerek de yapabilirsiniz. Mouse işaretçisini sütun veya başlığının üzerine getirin ve tıklayın (işaretçi sütun başlığında iken imlecin kısa ve kalın bir aşağı ok şekline döndüğünü göreceksiniz); şimdi sütun veya satır başlığını tıklarsanız, bütün sütun veya satır seçilmiş olur. Biçim menüsünden Satır yüksekliği veya Sütun genişliği

maddesini seçerek ve açılacak diyalog kutularına gerekli değerleri girerek, ayarları değiştirebilirsiniz.

 
 

Veri girmenizi ve verilenizi incelemenizi engelleyen, o sırada içeriğini görmeniz gerekmeyen sütunları geçici olarak gizleyebilirsiniz. Sütunu seçtikten sonra Biçim menüsünden Sütunları gizle maddesini seçerseniz, Access 2000 bu sütunları geçici olarak ortadan kaldırır. Yine Biçim menüsünden Sütunları göster maddesini seçerek ve açılacak kutuda görüntülenmesini istediğiniz sütunların adının önüne işaret koyarak, yeniden görünmelerini sağlayabilirsiniz

 
 

Veri girme

Her veri tablosunun son satırı, yeni kayıt girmeniz için hazır sayılır. Yeni bir kayıt girmek için, sütun başlığında bir yıldız simgesi bulunan son satırın herhangi bir sütununa tıklayarak, klavyeden verilerinizi girebilirsiniz. Aynı işi Araç buçuğunda Yeni Kayıt simgesini tıklayarak da yapabilirsiniz.

Veri tablosu içinde kayıttan kayıda ve bir kayıtta alandan alana geçebilmek için, Mouse işaretçisini arzu ettiğiniz kutunun içinde tıklayabilirsiniz; klavyede ok tuşlarına, veya sekme ve Enter tuşlarına basarak imleci arzu ettiğiniz yere götürebilirsiniz; bu tuşların imleci yeni alanın başına mı, sonuna mı götüreceğini Araçlan menüsünden Seçenekler’i ve orada Klavye sekmesini seçerek de belirleyebilirsiniz. İlmecin içinde bulunduğu hücrenin satır başlığında bir kalem simgesi belirir; bu o satırın edit edilmeye (düzenlenmeye, değiştirilmeye, ek yapılmaya) hazır olduğunu gösterir. Bir hücrede varolan verinin önüne, arkasına, içine yeni veri yazabilirsiniz; mevcut veriyi silebilirsiniz; başka yerde Windows panosuna kopyaladığınız metin, sayı veya diğer unsurları Access hücrelerinize yapıştırabilirsiniz. Windows Panosuna kopyalanmış unsur Access 2000 veritabanında bulunması imkanı olmayan bir unsur ise Düzen menüsünde yapıştırmayla ilgili maddeler etkin olmaz; klâvyede Ctrl+V tuşuna basmanız da bu öğeyi Access veri tablosuna yapıştırmaz.

Bir kaydı (satırı) veya bir alanı (sütunu) silmek için Düzen menüsünden Kayıt Sil ve Sütun Sil maddelerini seçmeniz yeter. Araçlar menüsünder Seçenekleri ve Düzen/Bul sekmesinde Onayla bölümünde hangi silme işlemleri için Access 2000’in sizden onay istemesini arzu ettiğinizi de belirtebilirsiniz. Kayıt silme işlemi, onaylandıktan sonra veritabanına kaydedilir ve bir daha geri alınamaz. Veritabanındaki bilgilerin birbiri ile tutarlı olmasına bilgi tutarlılığı (referential integrity) denir ve bunu korumak için Access 2000 bazı sütunları ve tabloları silmenize izin vermez. Aşağıda ilişkilendirme konusu ele alırken, bilgi tutarlığından söz edeceğiz. Bazı sütunları ve satırları silmeye çalıştığınız zaman, ilişkileri korumak isteyen ve silme işlemi dolayısıyla başka kayıtları ve sorguları silmek zorunda kalan Access 2000, sizden onay isteyecektir.

 
 

Sıralama

Veri tablosundaki kayıtlar, belirli alanlar itibariyle artan veya azalan sıraya sokulabilir. Sıralamak istediğiniz sütunu seçin ve Araç çubuğunda artan veya azalan sıralama simgesini tıklayın. Bunu, Kayıtlar menüsünde önce Sırala, sonra da Artan veya Azalan sıralama maddelerini seçerek de yaptırabilirsiniz.

Sığralama işlemini sıralayacağınız sütundaki herhangi bir satırı sağ tıklayıp,açılacak menüden, Artan Sıralama ve Azalan Sıralama maddelerini seçerek de yapabilirsiniz.

Artan sıra, sayılarda en küçükten en büyüğe, tarihlerde en eskiden en yeniye, metinlerde ise Adan Z’ ye demektir. Azalan sıra ise bunun tersidir. Access’te her bir satır bir kayıt sayıldığı için bir sütunu sıraladığınız zaman o satıra ait diğer hücrelerdeki bilgiler de sıralanan sütundaki hücre ile birlikte yeni yerlerine giderler; böylece bir satırın hücreleri yer değiştirmemiş olur.

 
 

Arama ve Değiştirme

 
 

Veri tablolarınız bir değeri gözle aramanıza imkan vermeyecek kadar büyük olabilir. Bu durumlarda bir değeri bulmak için Access 2000’in yardımını isteyebilirsiniz. Araç çubuğundaki Bul simgesini tıklayarak veya Düzen menüsünden Bul maddesini seçerek, arama yaptırabilirsiniz. Access 2000’in bir yeniliği Bul ve Değiştir araçlarının tek kutuda iki sekme halinde toplanmasıdır. İki sekme arasındaki görünüm farkı Değiştir sekmesinde bulunacak değerin yerine konulacak yeni değerin girileceği kutunun bulunmasıdır.

Bulma işlemi ya o sırada imlecin içinde bulunduğu bir alanda, ya da tablonun tümünde yapılır. Bul sekmesinde Aranan kutusuna aradığınız değeri yazın; aramanın yapılacağı yeri gösteren Bak kutusunun seçme okunu tıklayarak, aramanın tablonun tümünde mi, yoksa imlecin bulunduğu sütunda mı (imleç bir sütunda değilse, birinci sütunda) yapılacağını belirtin. Eşleştir kutusunda ise aramanın yapılacağı alan parçasını belirtebilirsiniz. Aradığınız değerin sadece alanın tümünü olduğu durumların bulunması için bu kutuda Tüm Alan; alanın herhangi bir bölümü olduğu durumların bulunması için Alanın Bir Bölümü; ve verdiğiniz değerle başlayan alanların bulunması için de Alanın Başlangıcı seçeneklerini seçmeniz gerekir.

Ne arıyorsunuz? Ne bulursunuz?

Bu noktada yapacağınız üç ayrı seçim, Access 2000’in ne arayacağını belirler. Bir örnekle belirtelim:

Eşleştir    Aranan    Bulunan    Bulunamayan

Alanın bir bölümü    tas    Tasarım

    Tasa

    Tas

    Mutasarrıf

            

Tüm Alan    tas    tas    Tasarım

        Tasa

        Mutasarrıf

            

Alanın başlangıcı    tas    Tasarım

    Tasa

    Tas Mutasarrıf

 

Arama kontrollerinin tümünü görüntüleyerek arama kutusunu büyütmeye yarayan Tümü düğmesini tıklarsanız, Arama yönünü belirtebileceğiniz bir seçme kutusu ortaya çıkar. Buradaki seçenekleriniz, aramanın imlecin bulunduğu noktadan yukarı veya aşağı ya da tüm tabloda yapılmasını sağlar.

Bul kutusu genişlediğinde ortaya çıkan diğer bir kontrol unsuru ise aranan kutusuna yazdığınız değerin büyük harf-küçük harf oluşu ile bulunmasını istediğiniz değerin büyük harf-küçük harf oluşu arasında ilişki kurup kurmamaktır. Eğer Access, sizin kullandığınız harflerin büyük veya küçük oluşuna dikkat etsin istiyorsanız, Büyük Harf/Küçük Harf Eşleştir kutusuna işaret koyun. Bu durumda, örneğin “tas” değerini arattırdığınızda “Tas” ve “TAS” bulunmayacaktır.

 
 

Buradaki “Alanları biçimli olarak ara” kontrolü ise tarih/saat gibi veya para birimi gibi belirli biçimlerde görüntülenen alanların, veritabanında bulunduğu basit şekliyle değil, tablo tasarımı

sırasında talep ettiğimiz biçimde ele alınarak arama yapılmasını sağlar. Bunu biraz açalım. Diyelim ki Tarih alanındaki değerlerimizin kısa tarih olarak biçimlenmesini istiyoruz. Bu biçim, Access 2000 tarafından ancak bu veri görünülendiği zaman uygulanır. Siz verileri “20-09-99” olarak girmiş olabilirsiniz; ama tasarım sırasında bu alan için uzun tarih biçimini seçtiyseniz, Access 2000, bu veriyi “20 Eylül 1999 Pazartesi” olarak biçimleyerek görüntüleyecektir. Arama yaparken, arama değeri olarak “20-09-99” yazar ve Access’ten bu değeri bulmasını isterseniz, ve “Alanları biçimli olarak ara” seçeneği seçilmiş olursa, aradığınız değer hiç bir zaman bulunamayacaktır. Çünkü Access sizin biçim talimatına uygun olarak tarihleri uzun biçimde biçimliyor fakat siz kısa tarih biçiminde aranacak değer veriyorsunuz. Oysa bu kutu işaretlenmemiş olsa idi, Access verdiğiniz meşru tarih biçimini tablosundaki bütün tarih biçimleriyle karşılaştıracak ve verdiğiniz tarihi bulursa, bu kaydı size gösterecekti.

“Alanları biçimli olarak ara” seçeneği seçilmiş olarak yapılan aramalar Access 2000’i olağanüstü yavaşlatır. Alanın bir bölümü” seçeneği ve aranan yerin tüm tablo olması da Access 2000’in arama hızını düşürür. 

Değiştirme, bulmaya dayanan ve bulunan değerlerin sizin vereceğiniz bir değerle değiştirilmesi işlemidir. Değiştir aracının neleri bulabileceğini, Bul aracını tanırken gördük. Burada sadece sağdaki farklı kontrol düğmeleri üzerinde duralım.Sonrakini Bul düğmesini tıkladığınızda Access 2000, sadece bulma işlemini yapar; hiç bir şey değiştirmez. Aradığınız değerin doğru bulunduğuna ve değiştirmenin verilerinize zarar vermeyeceğine emin olduktan sonra Değiştir düğmesini tıklayabilirsiniz. Bu noktada değiştirme işinden vazgeçerseniz, İptal düğmesini tıklayın. Değiştir düğmesi, sadece bulunan değeri değiştirmekle kalmaz, varsa, bir sonraki aranan değeri bulur. Tümünü Değiştir düğmesi ise tek tek bulma-değiştirme yerine tablonuzdaki tüm aranan değerleri otomatik olarak bulur ve onay gerekmeden değiştirir. Bu düğmenin gerçekten hızlı çalıştığını göreceksiniz. Ama bu düğmenin bir özelliği daha var ki, tıklamadan önce iki kere düşünmeniz yerinde olur: yaptığınız değişiklikler kalıcı olur; geri alınmaz.

 
 

Süzme

Bul aracı ile verilerde araştırma yapmak mümkün olmakla birlikte, kimi zaman belli bir ölçüte uygun tüm kayıtları bir arada görmek isteyebiliriz. Bunu Süz aracıyla yaparız. Sözgelimi, elimizdeki veride sadece ikinci yarıyıl sınavında 5 alan öğrencilerin veya oturduğu yer Tekirdağ olanların, sadece erkeklerin veya sadece kadınların listelenmesini isteyebiliriz.

Bunu yapmanın en kolay yolu Seçime Göre Süzme yöntemidir. Süzme ölçütü olacak verinin bulunduğu kaydın, ilgili alanını (sütununu) bulun ve Access 2000’e bu sütunda sadece bu değeri içeren kayıtları göstermesini, diğerlerini göstermemesini bildirin. Ölçük olarak kullanacağınız verinin bulunduğu sütunu tıklayın ve ya Araç çubuğundan Seçime Göre Süz simgesini tıklayın, ya da veritabanında bir yeri sağ-tıklayıp açılan menüden Seçime Göre Süz maddesini seçin.Veri tablosunun büyüklüğüne ve seçtiğiniz alanın endekslenmiş olup-olmamasına göre, Access 2000, seçme ve sadece seçilenleri görüntüleme işini süratle yapacaktır.

 
 

Listede sadece seçilen kritere uygun veri içeren kayıtlar yer alırken, Araç buçuğundaki Süzgeci Kaldır simgesi de etkin hale gelecektir. Bu simgeyi tıklayarak, tablonun tümünü görüntületebilirsiniz. Access 2000, tablonuza uyguladığınız son süzme işleminin ölçütünü

unutmaz ve bu simgeyi yeniden tıkladığınızda son süzme işlemi yeniden uygulanır. (Süzgeci kaldırdığınızda bu simgenin etiketi Süzgeci Uygula şeklinde değişir.) Bir tablonun tümünü değil sadece süzülmüş kayıtları içerdiğini, tablonun alt kenarındaki “(Süzülmüş)” kelimesinden anlarız. Bu kelimenin yanında kaç adet süzülmüş kayıt olduğu da gösterilir.

Seçme yoluyla süzme işlemi birden fazla alan veya değer ölçüt kullanılarak da yapılabilir. Diyelim ki seçme işlemini bir sınıftaki öğrencilerin listesinde hem cinsiyet, hem de alınan nota göre uygulamak istiyorsunuz. Bunu yapabilmek için, uygulayacağınız birden fazla ölçüt veri değerinin tabloda yanyana sütunlara gelmesini sağlayın. Bir sütunun tümünü seçer ve Mouse işaretçisiyle sütun başlığını tutarak, işaretçiyi diğer iki sütunun arasına götürürseniz, işaretçinin bulunduğu aralıkta koyu tonlu bir çizgi oluştuğunu görürsünüz; Mouse işaretçisini burada bırakırsanız, sütun tümüyle bu yere taşınmış olur. Bu suretle sütunları yanyana getirerek, arama ölçütü olacak değerleri de birbirine komşu yapmış olursunuz. Şimdi, Mouse işaretçisini ölçüt olacak verilerin en soldakinin veya en sağdakinin üzerine getirin (işaret simgesinin kalın ve içi boş artı işaretine döndüğüne dikkat edin) ve Mouse’un sol düğmesini tutun; ölçüt olacak değerlerin sonuncusuna kadar sürükleyin. Ölçüt olarak kullanacağınız bütün veriler seçilmiş olacaktır. Şimdi, ya sağ tıklayarak ve açılan menüden Seçilenlere Göre Süz maddesini seçerek, ya da Araç çubuğundan aynı adı taşıyan simgeyi tıklayarak, Access 2000’e çok ölçütlü süzgeç uygulattırabilirsiniz.

Seçme yoluyla süzme işlemini, alt alta kayıtların değerlerini ölçüt alarak da yapabilirsiniz. Bunun için, Mouse işaretçisini bir satırdaki bir değerin üzerine getirin ve işaret simgesi kalın ve içi boş artı işaretine döndüğünde, Mouse’un sol düğmesini tutarak ölçüt olarak kullanacağınız alttaki veya üstteki değerleri tarayın. Mouse’un düğmesini bıraktığınızda altalta birden fazla değer seçilmiş olacaktır. Şimdi yine sağ tıklama veya Araç çubuğunda tıklama yoluyla Access 2000’e Seçme yoluyla süzme işlemini yaptırtabilirsiniz.

 
 

Kimi zaman süzme işinde kullanacağınız değerler böyle kolay bir şekilde seçme yoluyla belirtilemez ve daha ayrıntılı süzme ölçütleri uygulamak isteyebilirsiniz. Bunun için Form Süzgeci yöntemini kullanmanız gerekir. Bu aracı, Kayıtlar menüsünden önce Süz ve sonra Form Süzgeci maddesini seçerek açabilirsiniz. Form Süzgeci açıldığı anda açık olan tablonun yerini alır. Bu yeni tabloda, solda, altta birincil ölçütü belirteceğiniz Ara, ve ikincil, üçüncül ölçütler için bir çok “Veya” sekmesi göreceksiniz.

Süzme ölçütünü tanımlamaya Ara sekmesinden başlamak gerekir. Bu sekme seçili iken, tabloda sıralanan alan adlarının altındaki hücreyi tıklarsanız, sağda seçme okunun görüntülendiğini göreceksiniz. Bu oku tıklayarak, tablonuzda bu alana girişmiş tüm değerleri görebilirsiniz. Burada istediğiniz kadar seçim yapabilirsiniz. Yine öğrenci tablosu örneğine dönersek, cinsiyet sütunundan “Kadın,” birinci yarıyıl sınavı notları sütunundan “5,” ikinci yarıyıl sınavı notları sütunundan “3” değerlerini seçebilirsiniz. (Bu durumda tablonuzdaki bütün kadın öğrencilerden birinci sınavda 5 ikinci sınavda 3 alanlar seçilmiş olacaktır). “Veya” sekmelerini tıklayarak süzgecin kapsamını genişletmek mümkündür. Sözgelimi, sınıftaki kadın öğrencilerden birinci yarıyıl sınavında 5 “veya 4 veya 3 veya 2 veya 1 veya 0” alanları seçmek isteyebilirsiniz. Her “veya” ölçütünden sonra Form’un sol alt kenarına yeni bir Veya sekmesi eklendiğine dikkat edin.

 
 

Notlarınızı tam sayı olarak değil de kesirli olarak veriyorsanız, süzmenin amacı zayıf durumdaki öğrencileri belirlemek olduğu halde bu son yöntemde örneğin 4,5 alanları göremezsiniz. Bunu sağlamak için bütün not ihtimallerini kapsayan “Veya” ölçütleri doldurmak gerekir. Oysa süzme ölçütlerini seçerek değil yazarak verebilir ve standart

karşılaştırma işlemcilerini kullanarak, bütün ihtimalleri kapsayabilirsiniz. Bunun için, örneğin Birinci Yarıyıl Sınav Notları sütununun boş hücresine “<=4,9” (tırnaklar olmadan) yazarsanız, Access 2000 notu 5’den aşağı bütün öğrencileri bulacaktır. Burada dikkat edilecek nokta önce mukayese işlemcisinin, sonra değerin yazılmasıdır. Access 2000, standart mukayese işlemcilerini kullanır:

>     Büyük

<    Küçük

=    Eşit

<=    Küçük veya eşit

>=    Büyük veya eşit

<>    Eşit değil

Ölçütlerinizi belirttikten sonra Araç çubuğundan Süzgeci Uygula simgesini tıklayarak süzülmüş kayıtlarınızı görebilir; işiniz bittiğinde süzgeci kaldır simgesini tıklayarak asıl tablonuza dönebilirsiniz.

 
 

Gelişmiş Süzme Sıralama

Genellikle süzme işleminden sonra süzülmüş kayıtları içeren yeni tablonun bir alana göre sıralanması (örneğin öğrencilerin artan veya azalan not sırasına sokulması) gerekebilir. Süzülmüş kayıtları içeren geçici tablonun herhangi bir sütununu seçerek sıralama işlemi yaptırabilirsiniz. Fakat süzme ve sıralama işlemini, Kayıtlar menüsünden önce Süz, sonra Gelişmiş Süzme/Sıralama maddesini seçerek bir kerede yaptırtabilirsiniz. Bu maddeyi seçtiğiniz Access 2000, bu amaçla tasarlanmış özel bir Sorgu tasarım penceresi açacaktır. Bu teknikten yararlanmayı, Sorgu bölümünde ele alacağız.

 
 

Formlar

“Access’te bir tabloya veri girmenin kestirme yolu, tabloyu açıp, en alt satırdan itibaren verileri yazmaktır!” dedik. Fakat yanyana yüzlerce sütunu bulunan bir tabloda bunu yapmak kolay olmaz. Tablonun Access penceresinin dışında kalan sütunlarını görüntüye getirmek için sürekli kaydırma çubuğunu tıklamak zor olabilir. Oysa Access bize veri girme ve düzenleme işini form yoluyla yapma imkanı veriyor. Form, bir tablonun bir kaydının içeriğini (veya boş bir kayıt satırını) bir çok kontrolle birlikte tek pencerede toplayabilen bir araçtır. Formun eni-boyu da Access penceresinden büyük olabilir; fakat formun biçimini belirlemek, alanların nerede ve ölçüde görüneceğine karar vermek imkanı vardır. Ayrıca formun üzerine veri girmeyi kolaylaştıran ve kaydın parçası olmayan yardım ifadeleri yazabilir, grafiklerle formu süsleyebilirsiniz. Formda, Sil, Kaydet ve benzeri komutlar içeren düğmeler olabilir.Normal olarak formun her sayfası sadece bir kayıt içerir. Dolayısıyla dikkatinizi bir kayıt üzerinde toplayabilirsiniz. Oysa veritabanı penceresindeki tablo açıldığında görüntüye sığdırabildiği kadar kaydı sığdırır. Bu çoğu zaman bir kayıtla ilgili inceleme yapmayı zorlaştırır. Form, veri girmeyi mantıksal bir düzene bağlayabilir ve kolaylaştırabilir.

 
 

Otomatik Form

Access 2000, herhangi bir tabloyu anında forma çevirebilir. Form konusunu kavramak için en kestirme yol, açık veritabanında bir tabloyu açıp, Access’e bu tablodan otomatik form yapması talimatını vermektir. Bunun için Araç çubuğunda Yeni Nesne simgesini tıklamaktır. Bu araç, son yaptığınız işi hatırlar ve etiketinde bunu belirtir.

 
 

Access 2000, açık tablodaki bütün alanları, içine bilgi yazılacak kutular haline getirir; ve bunların önüne sütun başlığı olan alan adlarını etiket olarak koyar. Oluşturulan formda, kayıtlar

arasında gezinmeyi bağlayacak kontroller, ve yeni kayıt için boş form edinme düğmeleri vardır. İşte yukarıdaki tablonun otomatik form haline getirilmiş görünümü:

Burada, bu formun başlığında ait olduğu tablonun adını görüyorsunuz. Aynı anda birden fazla tabloya veri girişi yapmakta kullandığınız form varsa, başlıkların anda hangi tabloya giriş yaptığınızı gösterir. Formun “kutuları” arasında klavyede sekme veya Enter tuşlarına basarak ilerleyebileceğiniz gibi, Mouse işaretçisini arzu ettiğiniz alanın içinde tıklayabilirsiniz. Geride kalan bir alana gitmek için klavyede üst karakter (büyük harf, Shift) tuşunu tutarken, Sekme tuşuna basın.

Formda, otomatik sayı olarak belirlenmiş alanlara yazı yazamazsınız; aynı şekilde Access’in değerini hesaplayarak bulduğu alanlara da klavyede değer giremezsiniz. Yeni kayıt için boş form açtığınızda otomatik sayı alanının içinde “(Otomatik Sayı)” ifadesini göreceksiniz. Bir formda imleç son kutuda iken klavyede Enter veya sekme tuşuna basarsanız veya imleç herhangi bir yerde iken Mouse işaretçisiyle başka bir kayda gitmek için gezinme düğmelerini veya yeni kayıt simgesini tıklarsanız, içinde bulunduğunuz kayıtta değişiklik yaptıysanız bu tabloya işlenir. (Bu işlem geri alınmaz.). Bir kaydın içinde iken klavyede üst karakter tuşunu tutarken Enter’a basarak, kayıtta yaptığınız değişikliği tabloya kaydedebilirsiniz. Bunu Kayıtlar menüsünden “Kaydı kaydet” maddesini seçerek de yapabilirsiniz.

Bir formda görüntülenen kaydı silmek de mümkündür. Bunun için araç çubuğundan Kayıt Sil simgesini tıklayabilirsiniz. Aynı işlem Düzen menüsünden Kayıt Sil maddesini seçerek de yapılabilir. Kayıt silme işlemi geri alınmaz. Bir formda kayıt silmeye çalıştığınız sırada bu işlem veritabanınında bilgi tutarlılığa açısından başka tablolarda ve sorgularda silme gerektirecekse, Access 2000 sizden onay isteyecektir.

Tablo görünümünde yapabildiğiniz bütün sıralama ve süzme işlemleri form görünümünde de yapılabilir.

Formun birinci görevi veri girmeyi kolaylaştırmak olduğu halde, bir kaydı içeren formu, yazdırabilirsiniz. Bunun için klavyede Ctrl tuşunu tutarken P tuşuna basmak veya Dosya menüsünden Yazdır maddesini seçmek yeter. Formun kağıt üzerinde nasıl görüneceğini Dosya menüsünde Baskı Ön izleme maddesini seçerek, inceleyebilirsiniz.

 
 

Form Tasarımı

Access’te yeni bir form oluşturmak için çeşitli yollar vardır. Bunlardan biri, Veritabanı penceresinde Nesneler listesinden Formlar’ı tıklamak ve açılacak Form nesneleri penceresinde ya tasarım görünümünde ya da Sihirbazı kullanarak form oluşturma yöntemini seçmektir. Form nesneleri penceresinin araç çubuğunda Yeni simgesini tıklayarak daha çok seçenek bulunan Yeni Form oluşturma aracını açabilirsiniz.

Bu seçeneklerden Tasarım Görünümü, seçeceğiniz bir tabloya dayanan ve sıfırdan form oluşturmanızı sağlayacak aracı çalıştırır. Form Sihirbazı ise, sizden form için gerekli seçmeleri yapmanızı ister ve formu kendisi tasarlar. Üç ayrı otomatik form oluşturma aracı ile Grafik Sihirbazı ve Excel-vari özet tablo oluşturma aracını da Yeni Form kutusunda bulacaksınız.

Access 2000’de tasarım görünümünde form oluşturmaya başlamadan önce, otomatik bir form oluşturup, bunu tasarım görünümünde açmak, form yapımı için daha eğitici olur. Bir tablo açıkken otomatik form oluşturun ve bu formu kapatın; Access onay istediğinde yeni form olarak kaydetmesine izin verin. Sonra Veritabanı penceresinde Formlar nesnesini seçin ve biraz önce kaydettiğiniz yeni formu seçip, araç çubuğundan Tasarla simgesini tıklayın. Access, formu tasarım görünümünde açarken yanına bir de Araç kutusu açacaktır.

 
 

Tasarım görünümündeki formun en belirgin özelliği zeminin kılavuz çizgilerle kaplı olmasıdır; formda yer alacak nesnelerin kılavuz çizgilerine yaslanması, nesnelerin görsel olarak düzgün ve

hizalı görünmesini sağlar. Araç kutusundaki Nesne seçici (ok biçiminde) ile formdaki nesneleri seçer, ve Mouse düğmesini basılı tutarak,. form üzerinde yeni yere taşıyabilirsiniz. Denetim Sihirbazı denen işaretçiyi seçer ve forma yerleştirdiğiniz bir nesneyi ve Araç Kutusu’ndaki bir nesne simgesini tıkladıktan sonra formu tıklarsanız, bu nesnenin yapılandırılmasında size yardımcı olacak bir dizi diyalog kutusu açılır. Sihirbaz, seçtiğiniz denetim ögesinin özelliklerini belirlemek için sizden ve formun dayalı olduğu tablodan bilgiler derleyecektir.

Bir formda yer alabilecek denetim öğeleri, Araç Kutusu’nda sıralanmış bulunuyor. Bunları kısaca ele alalım:

Etiket    Formdaki bir veri alanını niteleyen başlık olabilir; veya formu kullanarak veritabanına veri girecek olan kullanıcıya yol gösteren yardım metinleri içerebilir.

Metin kutusu    Bu formun bağlı olduğu tablo veya tablolara veri girme noktalarıdır. Metin kutusunun özellikler penceresini açarak, bu kutuya girilecek bilgilerin veritabanında hangi tabloda hangi alana kayıt olarak işleneceğini belirlersiniz.

Seçenek grubu    Formunuzda içinden seçme yapabileceğiniz ve bir alana bir değer atayan seçenekler içerir. Siz seçeneklerden hangisini seçerseniz, o seçeneğe vermiş olduğunuz değer tayin ettiğiniz bir alana yazılır.

Seçenek düğmesi     Genellikle “kadın/erkek” gibi bir seçeneğin seçilmesini sağlar; seçeneğin değeri tayin ettiğiniz alana yazılır.

Değiştirme düğmesi     Formda basılmış veya basılmamış düğme görünümleri arasında gider gelir ve tıklandığında içerdiği değeri ait olduğu alana yazdırır.

Onay kutusu     İçerdiği değeri içine işareti konduğunda ait olduğu alana yazdıran bir denetimdir.

Açılan kutu     Ya oluştururken sizin vereceğiniz sabit değerleri, ya da bir tablo veya sorgunun oluşturduğu değerleri içerir ve formu dolduran kişi tarafından seçilen değer, ait olduğu alan yazılır.

 
 

Liste kutusu     İçindeki değerleri liste halinde gösterir; kullanıcının işaretlediği değer ait olduğu alana yazılır.

Komut düğmesi    Access’in kullanıcıya sunduğu herhangi bir komutu yerine getirebilecek, düğme şeklindeki simge. Örneğin bir formu kaydetmek veya silmek için kullanılabilir.

Resim    Formunuza işlevsel veya süsleme amacıyla resim koymanız için alan oluşturur.

İlişkisiz OLE Nesnesi    Windows OLE-uyumlu herhangi bir programın dosyasını görüntülemenizi sağlayan pencere açar. Burada görüntülenecek başka program dosyasının veritabanınızla bir ilişkisi yoktur; form yoluyla bir kayıttan diğerine gidildiğinde bu nesre değişmez.

İlişkili OLE Nesnesi    Windows OLE-uyumlu herhangi bir programın dosyasını görüntülemenizi sağlayan pencere açar. Burada görüntülenecek başka program dosyasının veritabanınızla ilişkisi kurulmuştur; bu alandaki nesne kayıttan kayıda gidildiğinde değişir.

 
 

Sayfa sonu    Bir sayfadan fazla form oluşturmak istediğiniz zaman, formun kesilmesi ve yeni bir form sayfasının başlamasını sağlar.

Sekme denetimi    Windows’un sekmeli denetim ve diyalog kutuları gibi formlar yapmanızı sağlar. Sekmenin açtığı alana diğer form öğelerini yerleştirebilirsiniz.

Alt form    Bir form yoluyla kayıtlarızda değişiklik yaparken, bağlı bir başka bir tablonun denetimini sağlayan ikinci bir form açılmasını sağlar. Böylece aynı anda bağlı tabloda da değişiklik yapabilirsiniz.

Çizgi ve diktörgen    Formlarınızı kullanıl kolaylığı sağlamak amacıyla mantıksal gruplara ayırmasını sağlayan düz çizgi ve dikdörtgen çizimleri sağlar.

Yeni bir form tasarımına başladığınızda, araç kutusundaki denetim araçlarını formunuza yerleştirmiş olmanız, formda yapacağınız değişikliklerin herhangi bir tabloya işleneceği anlamına gelmez. Formun kayıt yapabilmesi için denetimlerin, mutlaka bir tablonun veya sorgunun alanlarına bağlanması gerekir. (Bağlı olmayan denetimler de olabilir. Onlara birazdan değineceğiz.) Form tasarımı sırasında Görünüm menüsünden alan listesi maddesini seçerseniz, formu oluşturmaya başladığınız sırada seçtiğiniz tablodaki bütün alanların listesini görebilirsiniz. Bu listedeki bir alanı Mouse işaretçisiyle tutarak, inşa halindeki formun üzerine bırakarak, kolayca bağlı denetimler elde etmek mümkündür. Bir diğer denetimle alan bağlama yolu ise denetimin Özellikler kutusunda Denetim Kaynağı satırına tablo ve alan adı yazmaktır.

Denetim ögelerinin özellikler kutusu, denetim sağ tıklanarak ve açılacak menüden Özellikler maddesi seçilerek görüntülenebilir. Ayrıca Form tasarımı penceresi açıkken Görünüm menüsünden Özellikler maddesini de seçebilirsiniz. Özellikler kutusu, seçili denetimin alabileceği bütün özellikleri içerir. Örneğin bir metin kutusunun tam 60 ayrı özelliği vardır. Özellikler, kutunun üzerindeki sekmelerle gruplara ayrılmıştır. Veri sekmesinde, denetim unsuru ile tablonun alanları arasında veri-bağı kurmanızı sağlayan özellikler vardır. Bu özelliklere Tümü sekmesinde de ulaşabilirsiniz. Veri ile bağlanabilecek bir denetimin Özellikler kutusununda denetim kaynağı satırının sağında iki seçme simgesi vardır.

Bunlardan aşağı oku tıkladığınızda, formu oluşturmaya başladığınızda, bir tablo seçtiyseniz o tablonun alanlarını göreceksiniz. Form oluşturmaya başlarken bir tablo seçmediyseniz, bu oku tıkladığınızda karşınıza boş bir satır gelir. Özellikler kutusununda denetim kaynağı satırının sağındaki ikinci seçme simgesi ise yanyana üç nokta şeklinde “deyim oluşturucusu” simgesidir. Bu simgeyi tıkladığınızda Deyim Oluşturucusu diyalog kutusu açılır.

Bu diyalog kutusunda, üstte deyim oluşturmaya ayrılan bol alan ile altta yanyana ve birbirine bağımlı üç pencere göreceksiniz: en solda veritabanında mevcut bütün tablolar, sorgular, formlar, raporlar, Access’in kullanılmaya hazır ve 16 grup halinde ayrılmış (aritmetik ortalamadan, tanjant hesaplamaya, tarih çevirmekten, sayı saymaya kadar) 188 işlevi, sabit değerler (boş, doğru, yanlış gibi), 20 adet matematik ve mantık işlem işaretleri (işleçleri, operatörleri), ve ortak değerler (sayfa numarası, toplam sayfa sayısı, o andaki tarih veya tarih/saat, ve o andaki kullanıcı adı) yer alır. Bu pencerede seçtiğiniz grubun alt grupları ortadakinde, ortada seçtiğiiz alt grubun içindekiler ise en sağdakinde görüntülenir.

 
 

Bir tablonun bir alanını, denetim unsuruna veri kaynağı yapmak için, en soldaki pencerede

 
 

Tablolar satırını iki kere tıklayın; ortada veritabanının bütün tabloları listelendiğinde arzu ettiğiniz tabloyu iki kere tıklayın. En sağda tablonun bütün alanları listelenecektir. Arzu ettiğiniz alanı iki kere tıkladığınızda, alanın adı, tablonun adıyla birlikte, üstteki Deyim oluşturma alanına yazılacaktır. Tamam’ı tıkladığınızda bu “deyim,” denetimin Özellikler

listesinde Denetim Kaynağı olarak gösterilmiş olur. Bu andan sonra formunuzun bu alanına yazacağınız veri, seçtiğiniz tabloda seçtiğiniz alana kaydedilir.

Form oluşturmaya başlarken bir tablo seçmiş olsanız bile, bir forma birden fazla tabloya bilgi kaydetme görevi verebilirsiniz. Bir form, veritabanı içindeki bütün tablolara bilgi kaydedebilir.

***

 
 

Böylece Access’te veritabanı oluşturma işinin birinci aşaması olan tablo tasarımını ve veri girmeyi, veri işlemin ilk adımı olan sıralama ve süzmeyi ve veritabanımızla daha kolay çalışma aracı olan formları tasarlamayı öğrendik. Şimdi, veri-işlemin gerektirdiği diğer işlere geçebiliriz. Bu işlerin başında tablolarımız arasında ilişki kurmak, Anahtarları belirlemek ve endeksleri (dizinleri) oluşturmak geliyor

Anahtarlar, İlişkiler, ve Dizinler

İster insanlar arasında, ister tablolar arasında olsun, ilişki zor şeydir; itina ve dikkat, önceden planlama ve sihirli bir anahtar ister! İnsanlararası ilişkide sihirli anahtar nedir sorusunu Access 2000’e ayrılmış bu kitapta ele alamayız. (Zaten bu konu bu kadar bir kitapçığın kapsamını aşar.) Fakat hemen belirtebiliriz ki, Access’te başarılı bir veri-işlemin sihirli anahtarı Birincil Anahtar’dır: tablolar arasındaki ilişkiyi bu Anahtar ile kurarız, ve göreceğimiz gibi, daha bir çok kapıyı bu anahtarla açarız.

İkinci bölümdeki alıştırmayı yaptıysanız, oluşturduğunuz her tablonun tasarım görünümünü kapatırken, Access 2000’nin bu tabloda bir Birincil Anahtar tayin edilmediğini vurgulayarak sizden ısrarla bir alanı Birincil Anahtar olarak belirlememinizi istediğini görmüş olmalısınız. Neden? Çünkü birincil anahtar her tabloya, daha sonra bir başka tablo ile ilişkilendirmek istediğinizde bu ilişkide özgün kişiliğini verecektir. Birincil anahtar olarak belirlenen alandaki bilgilerin benzersiz olması gerekir. Access sizi buna zorlamaz, ama birincil anahtar alanındaki bilgileriniz her kayıt için benzersiz değilse, neden birincil anahtar olarak atamış olabilirsiniz? Birincil anahtar, bir kaydı, bir başka tablodaki bir kayıtla birleştirmekte kullanacağımız anahtardır. Birincil anahtarın diğer işlev ve yararlarına kısaca değindikten sonra kayıt birleştirmedeki rolüne döneceğiz.

 
 

Birincil Anahtar

Her tablonun bir, ama sadece bir, Birincil Anahtarı olabilir. Access 2000, her tablonun birincil anahtarını otomatik olarak endeksler (ve bu sayede veritabanı daha hızlı çalışır). Tablonuzda siz bir alanı Birincil Anahtar olarak atamadıysanız, Access 2000 bir birincil anahtar alanı oluşturmak ister; bunu onayladığınızda bir otomatik sayı alanı açar; tablonuzda zaten birinci alanda otomatik sayı türü bir veri varsa, Access 2000 bu alanı birincil anahtar olarak atar. Bu sebeple, iyi bir tablo tasarımı ilerde kullanmayacak bile olsanız, birinci alanı otomatik sayı olarak belirlemeyi gerektirir.

Birincil anahtar, hemen hemen daima sadece bir alandan oluşur. Fakat Access 2000, ancak çok pahalı veritabanı Server programlarının yapabileceği bir imkana da sahiptir: veri-işlem işiniz birden fazla alandan oluşan Birincil anahtar kullanmanızı gerektiriyorsa, bunu yapabilirsiniz. Çok-alanlı Birincil Anahtar, ileri düzeyde veri-işlem ve sorgulama bilgisi gerektirir.

Her veri türü birincil anahtar olamaz: birincil anahtar olarak kullanamayacağınız veri türleri, Internet adres bağlantısı (köprü), OLE ve not türleridir. Buna göre, metin, sayı, tarih/saat, para birimi, Evet/Hayır, ve otomatik sayı alanları birincil anahtar olarak kullanılabilir. Tablolarınız, birincil anahtar alanına göre otomatik olarak sıralanır. (Eğer bir Evet/Hayır alanını birincil anahtar yapmaya kararlıysanız, tablonuzda en fazla iki kayıt olması gerekir. Neden?)

Birincil anahtarın tabaloda birinci alan olması gerekmez; herhangi bir alan birincil anahtar olabilir. Fakat kendinizi tabolalarınızda birincil anahtar arama zorluğundan kurtarmak için daima birinci alanı birincil anahtar yapacağınız veriye ayırmanız iyi bir alışkanlık olur.

Birincil Anahtar Tayininde Püf Noktası

 

“Tablomda hangi alanı birincil anahtar yapmalıyım?” sorusu kaçınılmaz olarak sorulacak sorudur. Bu sorunun bir cevabı olabilir: Benzersiz veri içeren alanlardan birini birincil anahtar yapın. Birincil anahtar seçiminde anahtar kelime, “benzersiz” kelimesidir! Seçeceğiniz alandaki veri, her kayıt için özgün olmalıdır; başka hiç bir kayıtta tekrar etmemelidir. Kişilerin adlarını, soyadlarını içeren alanlar özgün olamaz. Öğrenci numaraları, araç plaka numaraları da bir kaç yıl sonra tekrar başka öğrenciye veya araca verilebilir. Telefon numaraları bir ülke için özgün olabilir (her bölgenin kodu farklı olacağı ve aynı bölge kodunda benzer numara bulunmayacağı için), ama veritabanınızda örneğin bölge kodu aynı olan İstanbul ve New York kentlerindeki dostlarınızın telefon numaraları varsa, zor bir tesadüf bile olsa, aynı numara bulunabilir.

Birincil anahtar alanı belirlerken, tablonuzda özgün-benzersiz veri bulunan alan arayın. Bütün alanlarınızdaki verilerin tekrar etmesi ihtimali varsa, yeni bir alan açın ve içine otomatik sayı koyun.. Gerisini Access 2000 düşünsün!

Bir tabloda birincil anahtar alanı tayini son derece kolaydır. Tabaloyu tasarım görünümünde açın; birincil anahtar olarak atamak istediğiniz alanın adının bulunduğu kutuyu sağ-tıklayın ve açılacak menüde birinci madde olan Birincil Anahtar maddesini seçin. Bu alanın adının önündeki kutuda küçük bir anahtar simgesi belirecektir.

Birincil anahtarın veritabanı için önemini ortaya koyacak küçük bir deney yapalım ve sonra birincil anahtarın birincil görevi olan tablo ilişkilendirme konusuna dönelim.

Yukarıdaki alıştırmayı yaptıysanız Çocuklar tablosunu (veya herhangi bir alanı Birincil Anahtar olarak tayin edilmiş bir başka tabloyu) açın, ve yeni bir satırda birincil anahtar alanına mevcut değerlerden birini tekrar yazın. İşinizin bittiğini belirtmek üzere başka bir hücreyi tıklayın; Access 2000 hemen hata mesajı verecektir:Birincil anahtar alanındaki verinin özgün olması gerekir; yoksa bu anahtar aslî görevini yapamaz.

 
 

Tablolar Arası İlişki

Tablolar arasında ilişki kurmak suretiyle, veritabanı dosyamızı düz veritabanı olmaktan kurtardığımızı söylemiştik. Tablolar arası ilişki, Access 2000’in daha hızlı sorgu icrası yapmasını sağlar; veri-işlem işlerimiz daha verimli olur. Bu sayede verilerimizi güncelleştirirken, bütün tabloları elden geçirmek ve hatta yeniden girmek zorunda kalmayız; sadece güncelleştirilmesi gereken tabloya ek veya bu tabloda değişiklik yaparız.

Bir firma düşünelim: en az 200 firmadan hammadde alıyor ve en az 500 bayie mamul madde veriyor. Bu firmaların adreslerinden, alınan hammadde ve verilen mamül maddelerin özelliklerine kadar, diyelim ki 2 bin sütun dolduran verilerimizi tek tabloda topladığımızı varsayalım. Böyle bir tabloda, aldığımız mallara ilişkin bilgi sütunları, sattığımız mallara ilişkin satırlarda boş kalırken, sattığımız mallara ilişkin bilgi sütunları aldığımız mallara ilişkin satırlarda boş bırakılmak zorundadır. Bu hem gereksiz yere şişkin bir veritabanı dosyasına yol açar, hem de veri girişinde sayısız hatalara sebep olur. A firmasından aldığımız yeni bir mala ait yeni bir kayıt girerken, firmanın adından adresine, faks numarasından posta koduna kadar bütün bilgileri yeni satıra tekrar yazmak zorunda kalırız. Bu, yeni yazım hatalarına davetiye çıkartmak demektir. Tekrar eden bu bilgilerin dosya boyutuna bindireceği yükü düşünün!

Oysa elimizde bir firmalar tablosu, bir de mallar tablosu bulunsa; her bir malın hangi firmadan alındığı veya hangi firmaya verildiğini gösteren alana, firmalar tablosunun birincil anahtarından bağ kursak, hem tekrar-tekrar veri girişinin yol açacağı insanî hatalardan korunmuş oluruz (bu bilgileri girecek operatörlere vereceğiniz ücreti de unutmayın!), hem de işlenmesi kolay nispeten küçük veri tabanı dosyasına sahip oluruz.

Verilerimizi tek tabloda toplamanın sakıncalarını anladık. Ve diyelim ki elimizde böyle, beş veya altı tabloya bölünmüş bir veritabanı var. Şimdi, son 3 ay içinde mal aldığımız firmaların bir dökümünü çıkartmak istiyoruz. Beş-altı ayrı tabloyu mu kağıda dökeceğiz? Bu ayrı ayrı tablolara bölünmüş bilgileri nasıl birleştireceğiz? Başka bir deyişle, ayrı tablolara böldüğümüz verileri işaret yarar, anlamlı diziler haline getirmek için nasıl birleştirebiliriz?

Bunu, tabloları herbirinin diğeri için anlamlı tek özgün alanından, yani Birincil Anahtarlarından birleştirerek yapabiliriz. Veritabanınızı bu birden fazla tabloya bölerek ve herbirine özgün birincil anahtar alanları koyarak tasarlasanız bile, aynı veritabanı içinde yer alıyorlar diye tablolarınız kendiliklerinden ilişki kurmazlar. Bunu bizim sağlamamız gerekir. Kendi tablolarımızda kendi ilişkilerimizi oluşturmadan önce, Access 2000’nin bunu nasıl sağladığını görmek, ilişki konusunda bize daha iyi fikir verecektir. Bunun için Access 2000’i çalıştırın; Yeni veritabanı oluşturmak üzere açılan pencerede Veritabanları sekmesini seçin ve Stok Yönetimi şablonunu işaretleyin. Yeni boş stok yönetimi veritabanınız oluşturulduğunda, eğer Access penceresi içinde küçültülmüş durumda ise veritabanı penceresini büyütün; Switchboard adı verilen veritabanını kullanmanız için oluşturulan grafik ara yüzü kapatın.

 
 

Stok Yönetimi1 adlı yeni stok yönetimi veritabanınızın nesnelerinden Tablolar’ı seçtiğinizde,

yedi adet aslî tablo oluşturulduğunu göreceksiniz: Ürünler, stok hareketleri, kategoriler, çalışanlar, sipariş formları, üreticiler ve nakliye yöntemleri. Stok yönetimi konusu ile hiç ilginiz yoksa bile, sadece ilişki konusunu kavramak için, bu tabloların bir firmanın elindeki stokları takip için gerekli ve yeterli olduğunu varsayalım.

 
 

Şimdi, Araçlar menüsünden İlişkiler maddesini seçin. Karşınıza şuna benzeyen bir pencere açılacaktır:

Açılan penceredeki kutular arasındaki çizgiler buradaki görüntüye benzemiyorsa, kutuları Mouse işaretçisiyle başlıklarından tutarak sürükleyebilir ve konumlarını buradakine benzer şekle getirebilirsiniz. Bu pencerede, kutuların başlığının tablo adlarını içerdiğine dikkat edin. Kutuların içindeki maddeler ise tablolardaki alanların adlarıdır. Her tablonun kutusunda bir alan adının koyu yazıldığını görüyor musunuz? Bu, o tablonun birincil anahtarı olan alandır. Bazı alanlardan çıkan çizgilerin diğer bir kutudaki alana bağlandığını görüyorsunuz. Dikkat ederseniz, aralarında çizgi bulunan alan adlarının aynı olduğunu da göreceksiniz.

Bu çizgilere ilişki denir; tabloların birbirleri ile hangi alanlarından ilişkide olduklarını gösterir. Şemaya veya Access İlişkiler Penceresi’ne tekrar bakarsanız, ilişki çizgilerinin bazılarının sol ucunda “1,” sağ ucunda sonsuz işaretinin bulunduğunu, bazı ilişkilerde işaretlerin yer değiştirdiğini ve diğerlerinde ise çizgilerin işaretsiz olduğunu göreceksiniz. Bu işaretler kurulan bağın niteliğini gösterir; bağın niteliği ise daha sonra iki tablo arasında yapılabilecek birleştirmede hangi kayıtların hangi kayıtlarla birleştirileceği veya Access’in deyimiyle eşleştirileceğini tayin eder. Bu tanımla biraz şifreli görünüyorsa da Access’te kurabileceğimiz ilişkilerin niteliklerini ele alınca manzara aydınlığa çıkacaktır. Tablolarınızın arasında üç tür ilişki olabilir:

 
 

Bire bir ilişki: İlişkilendirdiğiniz iki tablodan birincisi ile ikincisi arasında sadece bir kayıt eşleşebilir. Bu tür ilişkilendirmeyi tabalolarımızda sık kullanmadığımızı göreceksiniz; çünkü genellikle böyle tek gerçekli tablo yapmayız.

Bir-çok ilişkisi: Birbirine bağladığımız iki tablodan birindeki bir kayıt diğer tabloda birden fazla kayıtla eşleşebilir. İkinci bölümdeki örneğimizi hatırlarsanız: bir ailenin birden fazla çocuğu olabilir; fakat her çocuğun sadece bir ailesi olabilir. Dostlarnımızın çocuklarıyla birlikte bir tablosunu edinmek istersek, üç çocuklu dostlarımızın adı yeni tabloya üç ayrı satırda yazılacak, iki çocuklu dostlarımızın adları iki, tek çocuklu dostlarımızın adları ise bir kere girecektir. Neden? Çünkü aile bağı (Aile Sıra No alanı), Çocuklar tablosunda çok kayda işaret ediyor.

Çok-çok ilişkisi: İlişkilendirdiğimiz tablolardan birincisinde birden fazla alan, ikincisinde birden fazla kayda (ve tabiî ikincisindeki birden fazla alan birinci tablodaki birden fazla kayda) işaret ediyorsa, bu kez tablolar arasında çok-çok ilişkisi var demektir. Örnek tablomuzda böyle bir durum yok, ama bir sipariş veritabanı düşünün: her bir sipariş emrinde birden fazla mal sipariş ediliyor olabilir; mal tablosunda ise her bir mal birden fazla sipariş tablosunda görünüyor olabilir. Böyle bir ilişkinin sonucu ortaya çıkacak üçüncü tabloda hem hem her bir sipariş, hem de her bir mal birden fazla satırda görünecektir.

Şimdi bu bilgilerin ışığında biraz önce oluşturduğunuz Stok Yönetimi veritabanının ilişkiler penceresine bakalım. Şimdi bu veritabanındaki dosyaları kullanarak, firmamızın verdiği siparişlerle ilgili ve siparişi veren personele göre sipariş miktarlarını gösteren yeni bir tablo yapabilir miyiz? Yapabiliriz. Siparişi veren Personel, hangi tabloda hangi alandaki bilgi ile bulunacak? Çalışanlar tablosundaki Çalışan No alanındaki veri ile. Peki, bu alandaki kayıtlar, hangi tablodaki hangi alanda bulunan kayıtlarla eşleştirilecek? Sipariş formları tablosundaki Çalışan No alanındaki kayıtla. Yani Çalışanlar tablosundaki Çalışan No alanındaki veri Ahmet Çalışkan arkadaşımıza ait 812 ise ve bu değer, Sipariş formları tablosundaki kayıtlarda Çalışan No alanındaki değerlerle eşleşiyorsa, bu kayıt yeni tablomuza alınacak; sonra sırasıyla diğer değerler taranacak, eşleşenler yeni tabloya dahil edilecektir. (“Yeni tablo nerede ve nasıl oluşacak?” sorusunu şimdilik sormayın; bunu Sorgu ile yapacağız; ve daha sonra ele alacağız.)

Çalışanlar tablosundaki Çalışan No alanında Mehmet Tembeloğlu arkadaşızı belirten 813 şeklindeki veri, Sipariş formları tablosundaki kayıtlarda Çalışan No alanındaki hiç bir veri ile eşleşmiyorsa ne olacak? Yeni tabloda 813 şeklindeki Çalışan No’yu içeren bir kayıt olmayacaktır. Ve muhtemelen Mehmet Tembeloğlu, neden hiç sipariş vermediğini izah etmek zorunda kalacaktır!Tablolarımız arasında ilişki oluşturma işini kendimiz yapmak istersek, yine biraz önce açtığımız Araçlar menüsünden İlişkiler maddesini geçerek açtığımız pencereyi açmamız gerekir. İkinci bölümdeki Adres Defteri alıştırmasını yaptıysanız, şimdi bu veritabanı dosyasını açabilirsiniz. Bu alıştırmayı yapmadı iseniz, şimdi ikinci bölüme dönüp bu dosyayı oluşturabilirsiniz! Veritabanı açıldığında veya tabloları oluşturma işini bitirdiğinizde Araçlar menüsünden İlişkiler maddesini seçin. Karşınıza şuna benzeyen bir görünüm gelecektir:Biz kurmadığımız halde iki tablomuz arasındaki bu ilişki, Çocuklar tablosunu oluştururken, Aile Sıra No alanının doldurulması için Aile tablosunun aynı adlı alanına girilmiş kayıtlara bakılmasını istemiş olmamızdan kaynaklanıyor. Burada gördüğünüz çizgiyi ortasından sağ tıklayın ve açılan menüden Sil maddesini seçin; Access silme işlemini onaylattırmak istediğinde Evet’i tıklayın. Şimdi ilişki oluşturmaya sıfırdan başlayabiliriz.

Önce bir kere daha kurmak istediğimiz ilişkinin amacını tekrar edelim: yeni adres defterimizi oluşturduğumuz sırada öyle bir an olabilir ki, dostlarımızın çocuklarını gösteren, veya çocukların ailelerine göre sıralandığı bir liste yapmak isteyebiliriz. Böyle bir yeni tablo oluşturmaya kalktığımızda, Access’in hangi çocuğun hangi aileye ait olduğunu bilmesi gerekir. Bunu iki tabloyu ilişkilendirerek veya başka bir ifadeyle Access’e, hangi çocuğun hangi aileye ait olduğunu nasıl belirleyeceğini söyleyerek yapabiliriz. Access’e şunu söylemek zorundayız: Çocuklar tablosundaki kayıtlarla Aile tablosundaki kayıtları birleştirirken birinci tablonun Aile Sıra No alanındaki değerin Çocuk tablosundaki kaydın aynı isimli alanındaki değerle eşleşip eşleşmediğine dikkat et; eğer bu veriler aynı ise o zaman bu çocuk o aileye ait demektir; iki kaydı birleştirebilirsin.

Bunu söylemenin yolu ise çok kolay: İlişkiler tablosuna ait kutudaki AileSıraNo satırını Mouse işaretçisiyle tutup, götürüp Çocuk tablosundaki AileSıraNo satırının üzerine bırakın. (İlişkiler penceresini açtığınızda tablolarına ilişkin kutuları göremiyorsanız, İlişkiler menüsünden Tablo Göster maddesini; açılacak kutuda kayıtları arasında ilişki kuracağınız, dolayısıyla görüntülenmesini istediğiniz tabloları seçerek Ekle düğmesini tıklayın.)Sürükleme sırasında Mouse işaretçisinin dikdörtgen ilişki simgesine dönüştüğünü göreceksiniz (işaretli). Mouse işaretçisi bırakacağınız yere dikkat etmelisiniz: Access 2000, dörtgeni hangi alan adı üzerinde bırakırsanız, o alanı ilişkilendirir. Mouse’un sol düğmesini bıraktığınız anda İlişkileri Düzenle diyalog kutusu açılacaktır.

Burada solda ilişkinin başladığı tablo ve alan ile ilişkinin kurulduğu tablo ve alan gösterilmektedir. Her ikisinin de seçme düğmelerini tıklayarak başka alanlar seçebilirsiniz. Bu listenin altında, “Bilgi tutarlılığına zorla” seçeneğine işaret koyarsanız, Access 2000 size iki seçenek daha verir: ilişkinin sol tarafındaki alan güncelleştirilirse, bu ilişkiye dahil tabloların da güncelleştirilmesi, alan silinecek olursa diğer tablodaki kayıtların da silinmesini sağlayabilirsiniz. (Güncelleştirme kullanışlı bir seçenek olmakla birlikte, silme işlemini otomatik hale getirmek, istemeden bilgi kaybına uğramanıza yol açabilir.)

İlişkileri Düzenle kutusunun sağ tarafındaki düğmelerden Birleştirme Türü düğmesini tıklaksanız, ilişkinin yönü ve türünü belirleme imkanını veren, üç seçenekli Birleştirme Özellikleri kutusunu açmış olursunuz. Burada yapacağınız tercihler, hangi tablodan hangi kaydın alınacağını belirler. (Sırasıyla her üç seçeneği seçtiğinizde, ilişki çizgisinin ucundaki okların yönünün nasıl değiştiğine dikkat edin.)

Kutuları sarısayla kapattığınızda, iki tabloyu ilişkilendirmiş, başka bir deyişle Access 2000’i bu tabloları kullanarak yapacağınız veri-işleme hazırlamış olursunuz. Bir veritabanındaki tablolar arasında ilişkileri oluştuğunuz zaman Access 2000, hiç bir yapmayacak, söz gelimi ortaya yeni bir tablo veya rapor çıkartmayacaktır. Bunu yapması için gerekli talimatı daha sonra vereceğiz. Şimdilik sadece Access’e, bu talimatı yerine getirmesi için gerekli bilgiyi vermiş, veritabanımızın tabloları arasındaki bağları tanıtmış olduk.

Endeks (Dizin)

 
 

Access 2000’in veri-işlem işleri için yapması gereken bir diğer hazırlık ise Endeks çıkartmaktır. Veritabanımızın tablolarını neden endekslettirmek isteriz? Daha sonra yapacağımız veri-işlemleri hızlı olsun diye? Access 2000’ın endeksi, tıpkı bir kitabın arkasındaki endeks gibi çalışır: aradığınızı kolay bulursunuz. Burada bulma işlemini kitap okurundan farklı olarak kullanıcı değil Access yapmaktadır. Access, kendi endekslerini,

vereceğiniz sorgu talimatlarını icra ederken, tabloları sıraya sokarken, rapor oluştururken ve arama yaparken kullanır.

Köprü, not ve OLE nesnesi içeren alanlar dışındaki tür alan türleri endekslenebilir. Sadece Birincil Anahtar olan alan değil, bütün alanlar (türü uygunsa) endekslenebilir; birincil anahtar alanı otomatik endekslenir. Endeks, sorgu, sıralama ve aramayı hızlandırır; fakat bir veri tabanında ne kadar çok alan endeksleniyorsa, Access 2000’in veri işlem hızı o kadar azalabilir.

Access 2000’e tablo tasarımı sırasında, endeks yaparken birden fazla benzer kayıt bulunması halinde ne yapması gerektiğini biz söyleriz. Tablo tasarım penceresinde bir alan türünü tıkladığınızda, alan türü elverişli ise, pencerenin Alan Özellikleri bölümünde Sıralı satırı belirir. (Access 2000, endekse yardım dosyalarında “dizin” derken burada “Sıralı” demeyi tercih ediyor. Ama bu kadar kusur, kadı kızında da olur!) Bu satırın içini ve sağında belirecek seçme okunu tıklarsanız, üç seçeneğiniz bulunduğunu görürsünüz: “Endeks yapma!” anlamına “Hayır” ; “Endeks yap, ve tekrarlara aldırma!” anlamına “Evet, Tekrarlama Var”; ve “Endeks yap ve bu arada tekrarları yakala!” anlamına “Evet, Tekrarlama Yok.” Bu sonuncu tercihi seçerseniz, Access, endekslenmiş alanlarda, tüm kayıtların benzersiz olmasına dikkat eder ve sizi uyarır.

Böylece, veritabanımızı birincil anahtarları, ilişkileri ve endeksi ile veri-işleme hazırlamış bulunuyoruz. Bundan sonra, tablolarımızı sorgulayabilir; tablolar ve sorgulardan raporlar hazırlayabiliriz,

 
 

Veri-işleme ilk adım: Sorgu

 

Verilerimizi, kelime işlem programının içinde tablolar oluşturup, bu tabloların içine yazmıyorsak, bunun bir nedeni olabilir: Verişlem programlarının sorgu aracı. Sorgu veya Query, veritabanı fikri ortaya atıldığı günden beri var. Hatta, veritabanı dosyalarının, diğer bilgisayar kayıt dosyalarından ayrışmasını sağlayan unsur, sorgudur. Bir veritabanı dosyasındaki bilgileri sorgulama ve bu verilerden yeni bilgiler elde etme ihtiyacı o kadar belirgin hale geldi ki, bilgisayar mühendisleri sırf bu iş için bir dil bile icat ettiler: Sorgu Dili (Query Language).

 
 

Ne var ki, veritabanı biçimi kadar sorgulama dili ortalığı kaplayınca, belli başlı bilgisayar donanım ve yazılım firmaları ve üniversiteler biraraya gelerek, bu kargaşaya son vermek üzere kolları sıvadılar; ve ortaya SQL (Structured-Yapılandırılmış Sorgu Dili) çıktı.

 
 

Yapılandırılmış Sorgu Dilinin Kısa Tarihi

SQL, 1980’lerin başlarında Sybase firması tarafından UNIX ortamı için geliştirildi. Microsoft firması, Sybase’den ruhsatını aldığı bu teknolojiye dayanan MicrosoftSQL Server programını 1987’de Windows 3 için piyasaya sürdü. Ertesi yıl, MS, Sybase ve Ashton-Tate firmaları MSSQL-Server’nın OS/2 sürümünü ortaklaşa hazırladılar ve daha sonra IBML’in de katıldığı bu çaba 1991’e kadar sürdü. Ashton-Tate’in bu birlikten 1990’da çekilmesi üzerine, Sybase ve MS yeni bir anlaşma yaparak, dili ve Server’ı, Windows NT ortamı için birlikte geliştirmeye başladılar. Bu çabanın sonucu SQL Server programı oldu. Bu program, bugün 7’nci sürümündedir.

Bir taraftan endüstri çapında geçerli bir teknoloji ve bu teknolojinin başlıca aracı olan bir dilin adı olarak SQL, diğer taraftan Microsoft firmasının bu teknoloji ve dili kullanan bir programının adında (SQL Server) kullanıldığı için, sadece Microsoft’a ve Windows ortamına ait sanılabilir. Bu doğru değildir. SQL, bugün piyasada bulabileceğiniz belli başlı veritabanı oluşturma ve veri-işlem programlarının ortak dilidir.

Microsoft Access, 1992 yılında dünyaya geldi; ve ilk günden itibaren tek başına bir veritabanı oluşturma ve işleme programı olarak değil, fakat daha büyük veritabanı dosyalarına, veri bankalarına bağlanabilen ve oradaki verileri işleyebilen bir program olarak tasarlandı. Access 2000, Access Projesi (Dosya menüsünden Yeni maddesini ve açılan şablon kutusunda “Proje (Yeni Veritabanı)” adlı simgeyi tıklayın) dosyaları oluşturarak, SQL Server dosyalarına ulaşabilir; bu dosyalarda SQL sorguları çalıştırabilir.

 
 

İyi bir Access kullanıcısı, bu programla büyük veritabanı mimarisine adam atabilir; ileri düzeyde veri-işlem tekniklerini öğrenebilir. Veri Madenciliği (Data Mining) teknolojileri, Online Analytical Processing (OLAP) teknikleri ve günümüzde veri yönlendirmeli Web uygulamaları, SQL’e dayanan gelişmelerdir. Access’te öğreceğiniz SQL, size bu teknolojilerie ilk adımı atmayı sağlayacaktır

 

Basit Sorgu: Gelişmiş Süzme/Sıralama

Access’te SQL’e ilk adım ise daha önce gördüğümüz Süzme işleminin son bölümünde kısaca sözünü ettiğimiz Gelişmiş Süzme/Sıralama aracı ile atılabilir. Aslında Access’te yaptığımız seçme veya Form yoluyla süzme işlemleri, bir sorgu işlemidir; ancak bu sorgunun SQL komutunu (veya Access’in kullandığı kelimeyle, “deyimini”) Access kendisi oluşturur. Gelişmiş Süzme/Sıralama (GSS), diğer süzme işlemlerine göre “ileri” sayılırsa da, bir sorgu deyimi (SQL komutu) yazmanın yanında basit sayılabilir. Bu sebeple, tabir yerinde ise Access’in desteklediği bir sorgu geliştirme işlemi olan GSS’yı sorguya giriş konusu olarak ele alabiliriz. GSS’yı kavradığımız anda sorgu tekniğini kavramış oluruz. Access’in sorgu tekniği ise daha genel SQL’e giriş sayılır.

GSS’nin bir sorgu aracı olarak sınırlamaları vardır. Sadece bir tablonun içerdiği verilerle çalışabilir; birden fazla tablo veya başka sorguların sonuçlarını kullanamaz. Sonuç itibariyle GSS de bir tabloda belirli ölçütleri karşılayan kayıtları görünteleme aracından başka bir şey değil; birden çok tabloda sorgu yapmak için gerçek sorgu aracını kullanıp, gerçek SQL komutları yaszmamız gerekir. GSS’te verilere sadece basit sorular sorabiliriz. (Daha gelişmiş sorgular için, gerçek sorgu aracını kullanırız.) GSS ile yapacağımız süzme sonunda görüntülenen kayıtların bütün alanları görüntülenir; oysa gerçek sorguda ortaya çıkacak yeni tablo veya formda hangi alanlar olsun istiyorsanız o alanlar olur. Bu sınırlamalarına rağmen (belki de bu yüzden) GSS, Access’te sorguya giriş için mükemmel bir adım sayılır. Şimdi bir tabloyu açın ve Kayıtlar menüsünden önce Süz, sonra Gelişmiş Süzme/Sıralama maddesini seçin.

Bu, eğer başta tablo ekleyebilseydik, sorgu hazırlama penceresinin ta kendisi olurdu. GSS, belirttiğimiz gibi sadece bir tablo ile çalışır; ve o tablo da seçilmiş olarak karşımıza gelir. Bu penceresi inceleyelim. Üstte, sorguda (pardon, süzgeçte) kullanılacak tablo yer alır. Buraya alan listesi denir. Altta ise süzgeci oluştururken kullanacağımız, şimdilik boş olan, sorgu tasarım kılavuzu yer alır. Burada sadece sözme amacıyla yararlanacak da olsak oluşturacağımız “şey” gerçekten bir sorgudur. Bu bölümde, Alan isimli birinci satırın birinci sütundaki kutusunun içini, sağda seçme oku belirince oku tıklayın: yukarıda alan listesinde yer alan alan adlarının burada sıralandığını göreceksiniz.

Sorgu, burada olduğu gibi ileri düzeyde süzme işlemi için bile olsa, “veriye soru sorulması” anlamına gelir. GSS’de bir sınıftaki öğrencilerin sınav notlarını içeren tablomuza örneğin “Son üç sınavda 4,5’dan aşağı not almış öğrenciler kimler?” diye sorabiliriz. Ya da yemek tariflerini derlediğimiz bir veritabanında, “Kebaplar” tablosuna “İçinde biber olmayan ve kıyma ile yapılmayan kebaplar hangileri?” sorusunu yöneltebiliriz. Müzik kaset ve CD’lerinizin veritabanındaki “Türküler” tablosuna “Yavuz Bingöl’ün 1996’dan sonra çıkmış kaset ve CD’leri hangileri?” diye sorabiliriz. Ya da elimizdeki Adres Defteri veritabanında Aile tablosuna “İstanbul ve Niğde’de oturan ve kart yollamam gereken dostlarım kimler?” şeklinde bir soru yöneltebiliriz.

 
 

Bunun için, Alan sırasının birinci sütundaki kutusunun seçme okunu tıklayarak, alan listesinden Şehir’i seçmemiz gerekir. Sonra, GSS’nin sadece süzme değil aynı zamanda sıralama yaptığını hatırlayarak, ikinci sıradaki Sırala kutusunun sağındaki seçme okunu tıklayarak, Artan, Azalan ve Sırasız seçeneklerinden Artan’ı seçelim. Ve sıra geldi, süzme için uygulatacağımız ölçütleri belirlemeye. Ölçüt satırının içini tıklayıp “İstanbul” yazıyoruz. Tırnak işaretlerini siz koymazsanız, Access koyar. Istanbul VE Niğde’de oturan dostlarımızı birlikte seçmek için, alttaki VEYA satırına da “Niğde”yazalım. Buraya kadar, tabloya soracağımız sorunun birinci bölümünü sormuş olduk: İstanbul ve Niğde’de oturanlar. Şimdi sorgunun ikinci bölümüne geliyoruz: Kart göndermem gerekenler. İkinci bölümdeki veritabanı alıştırmasını yaptıysanız, “Kart Yolla” alanının türünü “Evet/Hayır” yaptığımızı hatırlıyor olmalısınız. Şimdi, Alan satırının ikinci sütununda KartYolla alanının seçin; (“Evet” değerlerinin sıraya sokulmasına gerek olmadığına göre ikinci satırı atlayabilirsiniz) ve Ölçüt sarımına Evet yazın. Araç çubuğundaki Süzgeci Uygula simgesi tıklayın ve tablonuzun sadece İstanbul veya Niğde’de oturanlardan kendilerine kart yollamam gerekenleri gösterdiğini, diğerlerinin süzüldüğünü ve süzgecin diğer tarafında kaldığını göreceksiniz.

 
 

Kendi kendinizi kutlayabilirsiniz: çünkü sadece Access’in gelişmiş süzme ve sıralama aracını kullanmakla kaldık; SQL komutu yazmaya da ilk adımı attık. Şimdi artık Access’te ciddi sorgulama işleri yapabiliriz

 
 

Gerçek Sorgu: Basit Seçme

“Sorgu, veriye soru sormaktır!” demiştik. Kimi zaman bir tablonun cevaplayabileceği soruları, süzme ve hatta sıralama ile çözümleyebiliriz. Fakat elde iki veya daha çok tablo varsa ne yapanız?

Diyelim ki, siz sadece bir sınıfın değil, beş ayrı sınıfın öğretmenisiniz ve sınıflarınızda başarı oranını etkileyen garip bir eğilim farkettiniz. Sizin derslerinizde kız öğrenciler genellikle başarısız oluyor. Sadece bir sınıfın öğretmeni olsanız, bu kuşkunuzun yerinde olup olmadığını sınamak için iki süzme işlemi size sonucu verirdi. (Nasıl?) Fakat beş ayrı sınıf söz konusu olunca, her tablonun kendi içindeki yüzdeler, anlamlı olmayabilir. Size bütün tablolardan seçme-süzme yapan bir araç gerekiyor. Ya da beş tabloya birden soru sormanızı sağlayacak bir araç. Bu aracın adı Sorgudur.

 
 

Access’in Sorguları

 
 

Access 2000, bize altı ayrı sorgu türü veriyor. Bunlardan Basit Seçme sorgusu, biraz önce ele aldığımız Gelişmiş Süzme/Sıralama aracının birden fazla tablo kabul edebilenidir. Çapraz sorgu, verileri gruplandırarak, bunlar için sayım, toplam ve ortalama gibi hesapları yapar. Örneğin öğrencileri cinsiyetlerine ve derslere göre gruplandırıp, aldıkları not ortalamalarını göstermek., çapraz tablo yapmaktır. Çapraz sorgu bir tabloda çalıştığı için, örneğin öğrencilerinizin notları derslere göre ayrı tablolarda ise bunları bir tabloda basit seçme sorgusuyla birleştirmeniz gerekir. Tablo yapma sorgusu, seçme sorgusundan farklı olarak, çalıştığı zaman ortaya bir tablo penceresi çıkmaz; Access, sizden daha önce aldığı isimle bir tablo oluşturur. Bu tablo veritabanının parçası haline gelir. Oysa diğer sorguların sonuçları ancak sorgu çalıştığı sırada vardır. Güncelleştirme sorgusu, sorgu tasarımı sırasında verdiğiniz bir sabit değeri veya verdiğiniz bir deyimin o sırada bulunacak sonucunu, tayin ettiğiniz bir alana yazar. Bu, “Bul-Değiştir” gibi basit bir araç olmayıp, her kaydı, belirli bir formüle veya kıydın kendi içindeki bir değere göre yeniden hesaplayabilir. Ekleme ve Silme sorguları da güncelleştirme sorgusu gibi, ya farklı tabloların kayıtlarını birbirine ekler, ya da tablolardaki kayıtları siler. Bunların dışında tasarım sırasında yüklediğiniz işlevlerin bir sonucu olarak bir sorgu Parametre sorgusu (verdiğiniz görevi yapabilmek için kullanıcıdan bir değer girmesini isteyen sorgu), SQL Sorgusu (SQL komutlarını kullanarak birleşim, doğrudan sorgu, veri tanımla ve alt sorgu gibi veritabanınızı ODBC yoluyla dışarıdan kullanacak kullanıcıları göz önünde tutarak hazırladığınız sorgular) ve otomatik arama sorgusu (yeni bir kaydın bazı alanlarının otomatik olarak doldurulmasını sağlayan sorgu, AutoLookup sorgusu) diye de adlandırılabilir.

Basit Seçme Sorgusu (BSS) dışındaki sorgular, ileri düzeyde Access bilgisi ve hatta bir ölçüde Programlar İçin Visual Basic (VBA) bilgisi gerektirebilir. BSS’ yi iyi kavrayarak, bu ileri düzeydeki sorgular için mükemmel bir başlangıç yapabilirsiniz.

BSS’in temel özelliklerini sıralarsak, şunlar karşımıza çıkıyor:

1. Sorguda birden fazla tablo kullanabilirsiniz; tablolar arasında oluşturduğunuz ilişkiden yararlanabilirsiniz.

2. Sorgu sonucu sadece istediğiniz alanları görüntüleyebilir; bu sırada gerekli olmayan sütunları yeni sorgu sonucu tablosuna almayabilirsiniz.

3. Sorgu sonucu oluşacak tabloda alanları istediğiniz sütun sırasına sokabilirsiniz.

4. Seçme işlemi sonucu kaç kaydın görüntülenmesini istiyorsanız, o kadar kayda yer verebilirsiniz.

5. BSS (ve diğer) sorguları icra ettikten sonra, sorguya konu olan tabloların değerlyeri değişmez; başka bir deyişle sorgular tabloları sadece “okur,” içeriğini değiştirmezler. Bir sorgu işledikten sonra tablo oluşturuyorsa (Tablo Yapma Sorgusu ise) ortaya yeni bir tablo çıkar. Sorguyu tekrar çalıştırdığınızda bu tablo yeniden yazılır ve Access 2000, Özelleştir kutusunda yaptığınız uyarı ayarlarına göre sizi uyarabilir.

İkinci bölümdeki Adres Defteri alıştırmasını yaptıysanız, bu veri tabanını açın ve birlikte bir BSS oluşturalım. Adres Defteri veritabanını oluşturmadı iseniz, aşağıdaki adımları kendi veritabanınıza uygulamak zorundasınız. Burada yapmak istediğimiş iş veya Access 2000’e sormak istediğimiz soru şu: İstanbul’da oturan ve çocuğu olan dostlarımız kimler, çocuklarının adı ne?

 
 

Veritabanı dosyası açıldığında, veritabanı penceresinde, nesneler listesinde Sorgular satırını tıklayın. Sorgular penceresinde “Tasarım görünümünde sorgu oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak sorgu oluştur” şeklinde iki kısayol göreceksiniz. Pencerenin araç çubuğundaki Yeni düğmesini tıklarsanız, karşınıza daha çok imkan sunan bir sihirbazın ilk adımını içeren bir kutu açılacaktır. Bu kutudaki Basit Sorgu Sihirbazı maddesi, Sorgu nesnesi penceresindeki “Sihirbazı kullanarak sorgu oluştur” kısayolu ile aynı sonucu verir. İster Yeni’yi tıklayıp açılan kutudan Basit Sorgu Sihirbazı maddesini seçin, ister “Sihirbazı kullanarak sorgu oluştur” kısayolunu tıklayın

 
 

BSS sihirbazının ilk penceresinde hangi alanların sorguda bulunmasını istediğinizi belirtmeniz gerekir. Bir sorgu sadece tablodan değil sorgu sonucundan da seçme yapabilir; dolayısıyla sol üstteki seçmeli listede veritabanınızda mevcut bütün tablolar ve sorgular sıralanır. Bu listede seçilmiş olan tablo veya sorgunun içerdiği alanlar ise sol altta kullanılabilir alanlar listesinde yer alır. Veritabanımıza soracağımız sorunun birinci bölümü “Istanbul’da oturan” dostlarımızın seçilmesi olduğuna göre, bu kişilerin kayıtlı olduğu Aile tablosunu seçmek zorundayız. Bu alanlardan hangileri BSS sonucu oluşturulacak tablomuzda yer alsın istiyoruz? Bir kere dostlarımızın adını ve soyadını seçmemiz gerekir. Seçilecek kişilerin tümünün İstanbul’da oturanlar olması için Şehir alanının da seçilmesi şart. Bunu yapmak için arzu ettiğimiz alanın adını bir kere tıkladıktan sonra ortadaki düğmelerden en üstte olan sağa doğru tek oklu düğmeyi tıklıyoruz. Soldaki alanların tümünün sorgu sırasında kullanılabilir olmasını isteseydik, ikinci sıradaki iki oklu düğmeyi tıklamamız gerekirdi. Bir alanı yanlışlıkla sağa geçirirsek, üçüncü sıradaki sola doğru tek oklu düğmeyi tıklayarak sorguda kullanabileceğimiz

alanlar listesinden çıkartırız. Bu alanların tümünü sorgu listesinden çıkartmak için el alttaki iki oklu düğmeyi tıklayabiliriz.

Veritabanına sorduğumuz sorunun ikinci bölümü, İstanbul’da oturan dostlarımızdan sadece çocukları olanların seçilmesini, üçüncü bölümü ise çocukların adlarının da listelenmesini gerektirdiğine göre, bize Çocuklar tablosu ve bu tablodaki çocuk adları alanı da gerekiyor. Şimdi Tablolar ve sorgular kutusunun seçme okunu tıklayarak açılan listeden Çocuklar tablosunu seçelim, sonra da bu tablonun Adı adlı alanını sağa aktaralım. Ama hemen İleri düğmesini tıklamayın.

Şimdi bir an için kendimizi Access 2000’in yerine koyalım: Biraz sonra bir seçme işlemi yapacağız; çocuğu olan ve Istanbul’da oturan kişileri seçeğiz. İstanbul’da oturanları seçmek kolay: Eğer Şehir alanındaki değer “İstanbul” ise bu kişiyi seçebiliriz. Peki bu kişilerin çocuğu olup olmadığını nasıl bilebiliriz? Veya şöyle soralım: bu kişilerin çocukları varsa bunları Çocuklar tablosunda nasıl belirleyebiliriz? Bu iki tablo arasında ilişki sağlayan alanla!

 
 

Veritabanı tasarımında en zor nokta, tablolarda gereksiz yere tekrarı önlemek amacıyla alanları başka tablolara aktarmak gerektiğinden söz ettiğimiz sırada, tablolar arasında ilişki kurmamız gerektiğini belirtmiştik. İkinci bölümden hatırlıyorsanız, Aile tablosuyla Çocuklar tablosu arasındaki ilişkiyi, yani hangi çocuğun hangi aileye mensup olduğunu Aile Sıra No alanındaki bilgiyi iki tabloda ortak kullanarak biliyoruz. Başka bir deyişle bir çocuğun Aile Sıra No alanındaki değer, bu çocuğun hangi ailenin üyesi olduğunu gösteriyor. Sorgu sırasında Access 2000, şöyle düşünebilir: “Hımm. Istanbul’lu bir kişiyi seçeyim; sonra bu kişinin Aile Sıra No alanındaki değeri, Çocuklar tablosundaki aynı adlı alanda arayayım; eğer bu iki değer aynı ise bu çocuğun adını alıp, Istanbullu kişi ile birlikte kaydedeyim.” Access’in düşündüğünü uygulayabilmesi için, ona her iki tablodan Aile Sıra No alanını da vermemiz gerekir. O halde önce açık olan Çocuklar tablosunun, sonra da yeniden Aile tablosunu seçerek, Aile Sıra No alanlarını sağa aktarın. Bu kutuda işimiz bittiğine göre Tamam’ı tıklayabilirsiniz. (Sorgu kaç tablodan kaç alan seçmeyi gerektiyorsa, o kadar alan seçebilirsiniz. Buradaki örnek bu alanları gerektirdiği için burada duruyoruz; sizin örneğiniz başka tablolardan başka alanlar gerektiyorsa, seçmeye devam edin.)

Basit sorgu sihirbazının ikinci penceresi, sorgu sonucu oluşturulacak tabloda kaç kayıt olacağını belirler. Varsayılan değer, seçtiğiniz tablolardaki tüm kayıtların sorgu sonucu oluşacak tabloya alınmasıdır. Fakat diyelim ki size sorgu sonucu oluşacak tablonun ilk 5, 25 veya 100 kaydını içeren özet bir tablo da oluşturabilirsiniz. Özet tablo için Özet seçeneğini seçin ve Özet Seçenekleri düğmesini tıklayın. Bu iş bittikten sonra veya Ayrıntılı seçeneğini seçerek, İleriyi tıklayabilirsiniz.

Üçüncü pencerede yeni sorgunuza isim vermeniz, Son’u tıkladığınızda sorgunun icra edilmesini mi, yoksa sorguda sihirbazın yapmadığı değişiklikleri yapmak üzere tasarım görünümünün açılmasını mı istediğinizi belirtmeniz gerekir. Burada yardım isteyip istemediğinizi belirteceğiniz bir başka seçenek daha var. Tasarımı güç sorgular yaptığınızda, Access 2000’in yardım penceresinin açılmış olması size kolaylık sağlar. Şimdi, sorgunun tasarımı ile ilgili işlerimiz bitmediği için ikinci seçeneği işaretleyerek Son’u tıklayalım.

 
 

Access 2000, seçtiğiniz iki tabloyu sorgu tasarım penceresinin üst bölümünde gösteriyor. İki tablo arasındaki ilişki çizgisine dikkat edin; bu ilişkiyi ikinci bölümdeki alıştırma sırasında kurmuştuk. Access, seçtiğiniz altı alanı, değerleri ne olursa olsun, bütün kayıtları ile seçmeyi (ve bunu yaparken iki tabloyu birleştirmeyi) sağlayan bir sorgu tasarımı öneriyor. Bütün

alanların seçildiğini, sorgu tasarım penceresinin alt yarısındaki kılavuzda, Alan satırındaki alan adlarından anlıyoruz. Bu satıra yazılan alan adlarını inceleyin; tablo adı ile tablonun alan adı nasıl birleştiriliyor? İkinci satırda ise tablonun adı belirtiliyor. Sırala satırının boş bırakıldığına dikkat edin. Göster satırındaki kutuların işaretli olması bu alanın sorgu sonucu oluşturulacak tabloda gösterileceği anlamına geliyor. Ve son olarak Ölçüt satırlarının boş olduğuna dikkat edin.

Biz sorgumuzun sadece çocukları olan İstanbulluları kapsamasını istiyorduk. O halde, Şehir alanının sütununda, Ölçüt satırına “Istanbul” yazmamız gerekiyor, ki sadece Istanbullular seçilsin. Peki bunlar arasından çocukları olanları nasıl seçeğiz, Access ile çalışma konusunda ustalığınız ilerledikçe, bu tür şartlı seçmeleri (SQL deyiminde “eğer” şartı geçen sorguları) oluşturma becerisi de edineceksiniz. Fakat şimdilik böyle bir sorgu deyimi oluşturmaya gerek yok: Access, çocuklar listesindeki Adı değerlerini seçerken, bunların Aile Sıra No değeri Aile tablosunda Aile Sıra No değerine denk gelmeyen kayıtları seçmeyecektir. (Aile tablonuzda çocuksuz İstanbullu dostlarınız, Çocuklar tablosunda da İstanbullu ailelere mensup olmayan çocuklar bulunmasını sağlayın, ki BSS’ in gerçekten işleyip işlemediğini sınayabilelim.) Şimdi sorgu tasarım penceresinde Şehir sütununda Ölçüt satırına “İstanbul” yazın. Sorgu sonucu oluşacak yeni tablomuzda iki ayrı Aile Sıra No sütununa gerek olmadığı için Çocuklar tablosundan alınacak Aile Sıra No sütununun Görüntüle satırındaki işareti kaldırabiliriz; fakat BSS’ in tablonun ilişki bağından nasıl yararlandığını görmek için şimdilik bu işareti kaldırmayın. Özetle, Access 2000 BSS sihirbazının tasarımına sadece Şehir alanında Ölçüt olarak “Istanbul” kelimesini eklemiş olduk. Bu sırada Access 2000’in araç buçuğunda ünlem işareti şeklinde bir simge belirdiğini görüyor musunuz? “Çalıştır” isimli bu araç, Access 2000’e “Bu sorguyu icra et ve sorduğum sorunun cevabını bana tablo alarak göster!” komutunun kısayoludur. Şimdi bu simgeyi tıklayalım.

İşte sorumuzun cevabı: Aile listemizde yer alan Şehir alanındaki değer “İstanbul” olan ve Çocuklar tablosunda kendilerine ait çocuk bulunan dostlarımızın listesi! Access ile çalışma becerinizi arttırdıkça, her çocuğu mensup oldukları aile ile aynı satıra “Çocuk 1,” “Çocuk 2” … şeklinde yeni sütunlar halinde sıralamayı da sağlayabilirsiniz.

Bu sorgunun verdiği sonuçları doğru bulmuyorsanız, tekrar tasarım görünümüne dönebilirsiniz. Bunun için Access 2000 araç çubuğunda tasarım görünümü simgesini tıklayın. Sorgunun tasarımında istediğiniz değişikleri yaptıktan sonra Çalıştır simgesini tıklayabilirsiniz. Sorgunun istediğiniz sonucu verdiğini gördükten sonra kapatmaya kalktığınızda Access 2000 sorguyu veritabanı dosyasının içinde kaydededecektir.

Bir BSS tasarlamaya çalıştığınız sırada seçtiğiniz tablolar ilişkili değilse, Access 2000 sizi uyarır ve bu ilişkiyi kurmadan devam etmek istemez. Sorgu tasarımı sırasında seçtiğiniz tablolar arasındaki ilişki çizgisini silerek sorguyu çalıştırırsanız, anlamlı olmayan sonuçlar alırsınız.

 
 

 

 

İleri Sorgu: Deyim Oluşturma

 

Access 2000 ile gerçek bir sorgu oluşturduğuma göre, şimdi bir adım ileri giderek, sorgu tasarımında oluşturacağımız bir “deyim” aracılığıyla tablolarımızdaki alanlardan elde edeceğimiz bilgi ile yeni bir alan oluşturalım ve bunu yeni bir tabloya etkeleyim. Burada yine yukarıdaki örneği kullanmaya devam edeceğiz. Amacımız, Aile tablosundaki her kayıt için Ad alanının içeriği ile Soyadı alanının içeğini birleştirmek ve tek sütunda toplamak. Sonra bir üçüncü sütun olarak Adres 1, Adres 2 ve Şehir alanlarını birleştirip Adres adı altında yeni bir

alan oluşturacağız. Bu sorgunun oluşturacağı tabloyu da yeni bir tablo olarak veritabanımıza ekleyeceğiz. (Daha sonra bu tablo çok işimize yarayacak!)

Adres Defteri veritabanını yaptınızsa ve açık değilse, açın. Sorgular nesnseini seçin ve “Tasarım görünümünde sorgu oluştur” kısayolunu tıklayın. Access 2000 sorguda yararlanmak istediğiniz tabloları seçebilmeniz için bir kutu açacaktır; buradan Aile tablosunu seçin, ve Ekle düğmesini tıklayın. Tablo seçme kutusunu kapatabilirsiniz; çünkü istediğimiz bütün alanlar bu tabloda mevcut. İkinci bölümdeki alıştırma sırasında Adres Defteri veritabanını oluşturmadıysanız, herhangi bir veritabanını açabilir, herhangi bir tabloyu seçebilirsiniz. Gerçi buradaki alıştırma sonunda elde edeceğiniz tablo anlamlı sonuçlar içermeyebilir, ama en azından deyim oluşturma konusundaki alıştırmaya katılmış olursunuz.

 
 

Access 2000, sadece bir tablosu kullanılmaya hazır, fakat alanlarının tümü boş bir sorgu tasarım penceresi açacaktır. Şimdi, tasarım penceresinin alttaki kılavuz bölümünde, Alan satırının birinci sütununun içini sağ tıklayın, ve açılan menüden “Oluştur…” maddesini seçin. Access 2000, daha önce gördüğümüz “Deyim Oluşturucusu” aracını açacaktır. Bir kere daha tekrar edelim: Aile tablosunun “Adı” alanındaki değer ile “Soyadı” alanındaki değeri aynı alanda birleştirmek istiyoruz. En soldaki kategorilerden Tablolar’ı iki kere tıklayın; altında veritabanınızdaki bütün tabloların listesini göreceksiniz. Aile (veya hangi tabloyu örnek olarak kullanacaksınız o tablonun adını) bir kere tıklayın. Ortadaki pencerede tablonun içerdiği bütün alanların listesi görüntülenince, “Adi” alanını (veya hangi alanı kullanacaksanız o alanın adını) bir kere tıklayın. Şimdi en sağda, her kayıt için bu alandaki değeri simgeleyen “<Değer>” kelimesi belirecektir. Deyim oluşturucusunun üstteki deyim penceresi ile kategori pencerelerinin yer aldığı bölüm arasındaki araç simgelerinden “Yapıştır” simgesini tıklayın.

Deyim satırında “[Aile]![Adi]” ifadesi belirdi. Peki, yine araç simgelerinden beşincisi olan “&” (ekle) işaretini tıklayın; pencerede beliren “&” işaretinin sağını tıklayıp, klavyede tırnak işareti tuşuna, aralık tuşuna ve tekrar tırnak işareti tuşuna basın. Araç çubuğundan “&” simgesini tekrar tıklayın. Deyim oluşturucunun alt bölümünde ortadaki pencerede “Soyadı” alanını ve araç çubuğunda Ekle simgesini tıklayın. Bunları sarısaylı yaptıysanız, deyim satırında şu ifade belirecektir:

[Aile]![Adi] & ” ” & [Aile]![Soyadi]

Burada işin püf noktası Access 2000’e yazdırdığınız iki alan referansı ve & işaretinin ortasına klavyeden yazdığınız tırnak-aralık-tırnak bölümünü doğru yazmaktır. Bununla Access 2000’e, “Aile tablosundan “Adi” alanının değerini al, buna önce bir aralık sonra da Adi tablosunda “Soyadi” alanının değerini ekle!” demiş oluyoruz. Deyim oluşturucu ise şu anda işimiz bitti; Tamam’ı taklayabiliriz. Geri döndüğümüz sorgu tasarım penceresinde Alan satırında şu ifadeyi göreceksiniz:

Deyim1: [Aile]![Adi] & ” ” & [Aile]![Soyadi]

Peki, şimdi ikinci sütundaki Alan kutusunu sağ tıklayın, ve aynı işlemi bu kez kutunun içinde şu ifade belirecek şekilde yapın:

Deyim2: [Aile]![Adres1] & ” ” & [Aile]![Adres2] & ” ” & [Aile]![Sehir]

Başka bir veritabanı ve başka tablo kullanıyorsanız, “Adres1” ve diğer alanlar yerine başka alanları seçebilirsiniz. Burada önemli olan üç alanı aralarına birer aralık koyarak birbirine eklemenizdir.

Bu işlemi bitirdikten sonra, sıra sorguyu tablo yapar hale getirmektir. Bunun için Sorgu menüsünden Tablo Yapma Sorgusu maddesini tıklayın ve açılacak kutuda Tablo adı hanesine sorgunun oluşturucağı tabloya verilecek adı yazın. Bu adın veritabanında mevcut bir tablo adı olmamasına dikkat edin. Tablonun o anda açık veritabanı içinde oluşturulmasını istiyorsanız “Geçerli veritabanı” (Current’in karşılığı “geçerli” olmasa da!) maddesinin işaretli kalmalıdır; yeni tablonun başka bir veritabanı içinde oluşturulmasını da sağlayabilirsiniz. Bunun için “Farklı veritabanı” maddesini işaretleyin ve “Dosya adı” hanesine bu veritabanının adını yazın. Tamam’ı taklayın. Şimdi ne zaman bu sorguyu çalıştırırsanız, veritabanına verdiğiniz isimde bir dosya eklenecek veya mevcut dosya (sizin onayınızla) güncelleştirilecektir. Şimdi bunu yapalım. Araç çubuğundan Çalıştır simgesini tıklayın. Ve Veritabanı penceresinde Tablolar nesnesini seçin; açılacak kutuda da yeni tablonuzun adını iki kere tıklayın.

İşte bir tablonun farklı alanlarını birleştirerek elde ettiğiniz yeni tablonuz. Burada alan adı olarak sorguda ortaya çıkan uzun ifade yerine sadece “Deyim1” ve “Deyim2” kelimelirinin seçildiğine dikkat edin. Bu isimler hoşunuza gitmiyorsa, yeni tabloyu tasarım görünümünde açabilir ve alan adlarını değiştirebilirsiniz.

Access 2000’in Deyim Oluşturucucusu, sizin için burada yaptığınızdan çok daha ileri düzeyde, seçme, aritmetik, istatistik ve benzeri işlevlere dayanan hesaplamalar yapabilen SQL deyimleri yazmanız için yardımcı olacaktır. Buradaki örnekte de yaptığınız gerçekte bir SQL komut ifadesi yazmaktı. Sorgunuz tasarım halinde iken Görünüm menüsünden SQL Göster maddesini seçerseniz, sorgunun SQL komut ifadesi biçiminde nasıl yazıldığını görebilirsiniz:

SELECT [Aile]![Adi] & ” ” & [Aile]![Soyadi] AS Deyim1, [Aile]![Adres1] & ” ” & [Aile]![Adres2] & ” ” & [Aile]![Sehir] AS Deyim2 INTO [Adres Listesi] FROM Aile;

***

 
 

Sorgu konusunu tamamlarken bir bir çok sorgu türünü ele almadığımızı hatırlatmak erinde olur. Bu sorguları tanımak ve burada verdiğimiz iki örnekle aralarındaki farkı görebilmek için izlenebilecek yollardan biri sorgu sihirbazlarını kullanarak, Access 2000’e her birinden bir kaç örnek yaptırtmak olabilir. Sorgularda kullanabileceği işlevler ve diğer hesaplatma işleri için de Access 2000 yardım dosyalarındaki çok sayıda örneğe bakabilirsiniz.

 
 

Access’in Ürünü – Rapor

Access ile tabir yerinde ise bu kadar uğraşmanızın bir sonucu olması gerekir. Bu sonuca “Rapor” denir. İlk veritabanı işlem programı tasarlandığında adı “Tablo ve Rapor Uygulaması” idi; rapor ilk günden beri veri-işlemin ayrılmaz parçası olagelmiştir. Access 2000 de bu geleneğin dışında değildir: şu ana kadar fark etmiş olduğunuz güçlü veri-işlem araçlarının aynı etkinlikle bu verilerin rapor haline getirilmesinde de kullanıldığını göreceğiz.

Access 2000, raporlarını tablo ve sorgulardan elde eder, ya otomatik olarak, ya da sizin talimatınızla biçimlendirir ve veritabanının bir nesnesi olarak veritabanı dosyasının içinde kaydeder. Bu raporları Ofis 2000 ailesinin diğer üyeleri olan Excel ve Word ile paylaşabilirsiniz.

Access 2000’nin veritabanı penceresinde tablolar, formlar ve sorgular gibi raporların da ayrı bir nesne grubu halinde toplandığını, “Tasarım görünümünde rapor oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak rapor oluştur” şeklinde iki kısayol bulunduğunu göreceksiniz. Raporlar nesne grubunu seçtiğinizde veritabanı penceresinin Yeni düğmesi, bu iki kısayola ek olarak, dört ayrı rapor sihirbazını daha kullanma imkanı sağlar. Bunların arasındaki iki otomatik rapor aracı belki de en sık kullanacağınız rapor elde etme yöntemi olabilir. Bu iki yöntemde Access 2000 sizin işaret edeceğiniz tablo veya sorgudan elde edeceği raporu kendisi biçimler. Diğer sihirbazlar ve tasarım görünümde rapor oluşturma yöntemlerinde ise raporunuza siz şekil verirsiniz.Rapor, ana hatlarıyla tanımlarsak, bir tablo veya sorgunun alanlarının, alan adları ile birlikte kağıt üzerinde yerleştirilmesi demektir. Şimdi Oto Rapor ve kendi tasarlayacağımız raporları ayrıntılı ele alalım.

 
 

Otomatik Rapor

 

Burada gördüğünüz “Otomatik Rapor: Sütunlu” ve “Otomatik Rapor: Sekmeli” sihirbazları, Oto Rapor tekniğini kullanırlar. Oto Rapor yoluyla her iki yöntemde de sadece bir tablonun veya sorgunun içeriğini baskıya hazır hale getirirebilirsiniz. Bununla birlikte ortaya çıkacak rapor farklı olur.

Sekmeli Oto Rapor: her kaydı bir sıraya koyar; her alan sağa doğru sütunlar halinde dizilir. Alan adları, sütun başlığı olarak kullanılır ve çoğu zaman bütün adların kağıda sığması amacıyla kısaltılır. Sütun genişlikleri, bütün veriyi sığdıracak şekilde ayarlanır.

Sütunlu Oto Rapor: her kayıt sayfa üzerinde bir grup oluşturur; alan adları solda, alan içerikleri sağda iki sütun halinde dizilir. Bir kaydın alan sayısı ve içerikleri bir sayfaya yakın yer tutuyorsa, Access 2000 ikinci kaydı yeni bir sayfada başlatabilir.

Ne zaman hangi Oto Rapor’ un kullanılabileceğine ilişkin bir kural koymak zordur. Bazı veri türlerinde ve tablo yapılarında sütunlu, diğerlerinde sekmeli raporun işe yaradığını göreceksiniz. Genel bir ilke olarak, çok kayıt, çok alan ve alanlarda kısa veriler bulunan tabloların Sekmeli; az kayıt, az alan fakat alanlarda uzun bilgiler bulunan tabloların ise sütunlu biçime daha elverişli olduğunu söyleyebiliriz. Tablonuza hangi otomatik raporun uygun düştüğünü sınayarak bulabilirsiniz.

 
 

Access 2000 Oto Raporları, Windows ‘un varsayılan yazıcısını ve yazıcının o andaki kağıt boyutu ayarlarını dikkate alarak biçimlendirir. Kimi raporlar açısından kağıdın dikey veya

yatay olması önem taşıyabilir. Oto Raporu yeniden oluşturmak ve yazıcıya göndermeden önce Access 2000 içinden yazıcı ayarlarını değiştirmek mümkündür. Ayrıca Access 2000, raporunuzun birden fazla sayfaya bölünmesi halinde sütunların önce yatay sonra dikey, veya önce dikey sonra yatay yazdırılması gibi ince ayarlara da imkan verir.

Üçüncü bölümde sorguları ele alırken, bir tablonun farklı alanlarını birleştirerek Adres Listesi adlı bir tablo oluşturmuştuk. Şimdi bu tabloyu iki yöntemle otomatik rapor haline getirelim ve farkını görelim. Bunun için veritabanı penceresinde nesnelerden Raporlar ‘ı ve araç çubuğundan Yeni simgesini tıklayın.

Burada, üstte “Otomatik Rapor: Sütunlu” seçeneğini seçtikten sonra veri kaynağı kutusunun seçme okunu tıklayarak, veritabanında mevcut bütün tablo ve sorguları gösteren listeden, Adres Listesi tablosunu seçin. İkinci bölümde Adres Defteri veritabanını oluşturmadıysanız veya üçüncü bölümdeki sorgu alıştırmasını yapmadıysanız, içinde iki alanlı tablo bulunan herhangi bir veritabanını kullanabilirsiniz. Tamam’ı tıkladığımızda, Access 2000, tablodaki verileri kullanarak otomatik tablomuzu baskı ön izleme penceresi halinde görüntüleyecektir.

Üçüncü bölümdeki sorgu alıştırmasını yaparken sorgunun oluşturduğu yeni tabloda, alan adı olarak “Deyim1” ve “Deyim2” kelimelerinin seçildiğine dikkat etmiştik. Şimdi bu adların yeni raporumuzda kullanıldığını görüyorsunuz. Bu adları raporu tasarımın görümünde açarak düzeltebilirdik. Fakat geç kalmış değiliz; Oto Rapor da, bütün otomatikliğine rağmen, düzenlenebilir niteliktedir. Buna sonra döneceğiz. Raporu incelemeye devam edersek, her bir kaydın bir “rup” oluşturduğunu görüyoruz. Alan adları birinci sütunda. alan değerleri ikinci sütunda ve bütün alanlar bir grup oluşturacak şekilde alt alta dizilmiş bulunuyorlar.

 
 

Bu arada Araç çubuğuna da dikkat edin. Access 2000, raporu yazdırmak amacıyla hazırladığınızı düşünerek, size baskı ön izleme penceresini açmış bulunuyor. Dolayısıyla araç çubuğunda tasarım görünümüne geçmek gerekli simgenin yanında Yazıcı simgesini, raporu ekranda çeşitli büyüklüklerde ve sayfa sayısında görmenizi sağlayacak denetim simgilerini ve bu raporun sözgelimi Office 2000 ailesinin diğer üyelerinden Microsoft Word kelime işlem programı ile paylaşmayı sağlayacak Ofis Bağlantıları simgesini göreceksiniz. İlk raporunuzu kağıt üzerinde görmek için yazıcı simgesini tıklayabilirsiniz. Bir Access 2000 raporunun Word 2000’de nasıl göründüğünü ve nasıl düzenlenebildiğini Ofis Bağlantıları simgesini tıklayarak inceleyebilirsiniz. Hatta otomatik raporun otomatikliğine müdahale ederek, tasırım işini bu

noktadan itibaren devralabilirsiniz. Ama buna sonra geleceğiz; şimdi bir de Sekmeli Oto Rapor ‘u görelim. İki raporu yanyana inceleyebilmek için şimdilik Access 2000’in otomatik olarak küçülttüğü veritabanı penceresini eski önceki boyutuna getirelim, ve bu kez sekmeli Oto Rapor aracını kullanalım.

Veritabanı penceresinde halâ Raporlar nesnesi seçili olmalı; Yeni simgesini tıklayın ve “Otomatik Rapor: Sekmeli” yöntemini işaretleyerek ve Adres Listesi tablosunu (veya biraz önce kullandığınız tabloyu) seçerek, Tamam’ı tıklayın. Bu kez Access 2000, alan adlarını sütunlar haline getirecek ve her bir kayıt raporda bir satır olacaktır.

 
 

Her iki raporda da Tablo adının sayfanın başlığı olarak kullanıldığına, sayfanın altında ise günün tarihi ve sayfa numarasının yer aldığını görüyorsunuz. Bu raporda da tablodaki alan adları sütun başlığı olarak kullanılıyor. Bu noktada verimize hangi rapor biçiminin daha uygun düştüğünü de kararlaştırabiliriz. Buradaki örnekte, kişilerin adları ile adreslerinin aynı satırda gösterildiği Sekmeli yöntemle yaptığımız rapor daha kullanışlı bir liste görünümü veriyor. Fakat bir kaydın bütün alanlarının böyle düzgün biçimde sekmelerle ayrılması mümkün olmayabilir. Burada sadece iki alan var ve alanların içerikleri oldukça az. Alan içerikleri uzun

olsaydı sayısı artardı. 

 

 

ACCESS’İN TEMELLER

 

 

Access 2000’i kullanmayı planlıyorsanız muhtemelen bir veri tabanının ne olduğunu zaten biliyorsunuz. Bilmiyorsanız, işe başlamadan önce süper-kısa bir tanım: Kısaca, bir veritabanı bir veri koleksiyonudur. Telefon defteriniz basit bir veri tabanıdır , çek defteriniz de öyle. Bir firmanın siparişlerinin, faturalarının ve ödemelerinin tarihçesi ya da bir satış personelinin müşterileriyle temasları ve bununla ilgili planları daha karmaşık veri tabanı örnekleridir. Access hem basit hem de karmaşık veri tabanı projeleriyle çalışan esnek bir programdır . Bu aynı zamanda bir ilişkisel veritabanıdır, bunun anlamı farklı veri tipleri arasında ilişkiler düzenleyebilmeniz (müşteriler ve siparişler gibi), böylece bunları bir arada kullanabilirsiniz. Ancak veri tabanı teorisine daha fazla dalmadan önce bunların nasıl çalıştığını öğrenelim.

 

 

BAŞLIYORUZ

 

    Access’i çalıştırmak için Microsoft Office kısayol çubuğundan Microsoft Access 2000 düğmesine tıklayın ya da Başlat düğmesine tıklayarak menüden programlar Microsoft Access’i seçin. Access başlarken bir iletişim kutusu göreceksiniz. İletişim kutusunun alt tarafındaki listede göreceğiniz isimler , başlattığınız veritabanı projesine göre farklılıklar gösterecektir. Bu noktada şunları yapabilirsiniz;

 

  • Sıfırdan ya da Veritabanı Sihirbazını kullanarak bir veritabanı yaratabilirsiniz.
  • Internet Explorer ile Access verilerini görmek için veri erişimi sayfası yaratabilirsiniz.
  • Bir Access projesi yaratabilirsiniz.
  • Önceden yarattığınız bir veritabanı ya da proje açabilirsiniz.

 

Bu bölümde daha ileride, Veritabanı Sihirbazını kullanarak yeni bir Veritabanını nasıl kullanacağınızı göreceksiniz. Daha önce işte bir Access veritabanını nasıl düzenlendiğine dair genel bakış.

 


NOT:
Bir Access projesi bir veritabanı projesine benzer,ancak veri tabloları içermez. Bunun yerine projenin tablolarını içeren bir SQL sunucusuna bağlıdır.

 

Bir Access Veritabanının Öğeleri


    Bir veritabanının kalbi içerdiği bilgidir. Ancak bir Access veritabanında genellikle nesneler olarak isimlendirilen başka önemli öğelerde vardır. İşte birlikte çalışacağınız nesne türleri:

  • Tablolar bilgi içerir.
  • Sorgular veriniz hakkında soru sormanızı ya da veride değişiklik yapmanızı sağlar.
  • Formlar bilgiyi görmekte ve düzenlemekte kullanılırlar.
    • Sayfalar Access verilerini Internet Explorer’la görmenizi sağlayan HTML (Hypertext Markup Language) dosyalarıdır.
    • Raporlar verinin özetlenmesinde ve yazdırılmasında kullanılır.
    • Makrolar bir ya da daha fazla veritabanı eylemini otomatik olarak gerçekleştirir.
    • Modüler kendisiyle çalışabileceğiniz ya da çalışmayacağınız bir diğer Access nesnesi tipidir. Bir modül, VB (Visual Basic, Office 2000’le gelen programlama dili) kullanarak yazdığınız, veritabanı işlevlerini otomatikleştirmekte ve özelleştirmekte kullanabileceğiniz bir programdır. Bu kısımda, özelleştirilmiş bir veritabanını nasıl yaratacağınızı göreceksiniz, ancak biz bunu programlama yapmadan yapacağız.

Tablolar

     Bir Access veritabanına girdiğiniz tüm bilgiler bir tabloda (table) depolanır . şekil 13.2’te Veritabanı Sihirbazı kullanılarak yaratılmış bir Contact Management (İlişkiler) veritabanına ait iki tablo görüyorsunuz. Contacts (Kişiler) ve Calls (Çağrılar) isimli iki tablo. Bu tablolar kişiler ve o kişilerle yapılan görüşmeler hakkında bilgi içermektedir.

    Şekil 13.2 ‘de gördüğünüz gibi, bir tablo değerler içeren satır ve sütunlardan oluşur. Veritabanı terimleriyle , bu satırlara kayıtlar (records), sütunlarada alanlar (fields) adı verilir. Access’de tablo yaratmanın pek çok yolu vardır. Bu seçenekleri 15. Bölümde göreceğiz.

    Sorgular

 

    Sorgular (Queries)genellikle verinizle ilgili sorular sormakta kullanılır. Bir tek tabloda kayıtlar arayan basit sorular tanımlayabilir ya da çok sayıda veritabanı ve kriter içeren karmaşık sorgular yaratabilirsiniz. İşte bir sorgu kullanarak sorabileceğiniz sorulara bazı örnekler:

  • Son 3 ayda hangi müşteriler sipariş verdi?
  • Geçen hafta kaç yeni müşteriyle temas kurdum?
  • 1998’in son altı ayına ait satışları bana ürün ve aylara göre ayrılmış olarak göster:

 

Sorguların Seçilmesi

 

    Şekil 13.3’te Call isimli bir tabloda Deniz ile yapılan tüm görüşmeleri arayan son derece basit bir sorgu görülüyor. Bu tip bir sorguya bir Seçme Sorgusu adı verilir. Sorgu tarafından sorulan soruyu cevaplayan kayıtları bulur ve sorgu çalıştırıldığında bunları gösterir. Şu anda bir sorgunun nasıl ifade edileceği hakkında çok fazla ayrıntıya girmeyeceğiz, ancak Şekil 13.3’teki sorguyla ilgili diğer bazı konular size ilginç gelebilir.

Alan satırındaki alan isimleri ile Göster satırındaki onay işaretlenir, Access’e sorgu çalıştırıldığında hangi alanların gösterileceğini belirtir.

  • Ölçüt satırının FirstName sütunundaki “Deniz”, Access’e sadece FirstName alanında Deniz olan kayıtlara bakmasını bildirir.
  • Şekildeki Sorgu penceresinin üst kısmını incelerseniz Calls tablosunun ContactID alanından Contact tablosuna bağlı olduğunu görebilirsiniz. Access bu bağı her iki tablodan aynı anda bilgi toparlamak için kullanılır. 14 ve 15. Bölümlerde ilişkiler üzerinde daha ayrıntılı duracağız.

Bir sorguyu çalıştırdığınızda Access sonuçları Veri Sayfası görünümünde gösterir, bu alan değerlerinin satır ve sütunlarının basit bir düzenlemesidir. Şekil 13.2’deki tabloların da bu görünümde göründüğüne dikkat edin. Şekildeki sorgu sonuçlarında sadece Deniz ile yapılan görüşmeler yer almakta ve sadece Şekil 13.3’te Calls ve Contacts tablolarında işaretlenen alanları göstermektedir.

    Formlar

 

    Bir tabloyu Access’te açtığınızda Veri Sayfası görünümünde gösterilir. Şekil 13.5’in arka planındaki “Contacts: Table” isimli pencerede Veri Sayfası görünümünün neye benzediğine ait bir örnek görebilirsiniz. Aynı şekil, Contacts isimli bir pencerede Contacts tablosundan Form görünümünde bir kayıt görülüyor. Form görünümünde Deniz Aracı’nın kaydının tüm alanlarını aynı anda görüyorsunuz. Buna karşın Veri Sayfası görünümünde aynı anda sınırlı sayıda kayıt görünür ve bir kişinin tüm kaydını görebilmek işin Table penceresini kaydırmanız gerekir. Çoğu kez bir form kullanmak, verinin girilmesini, düzenlenmesini ve görülmesini kolaylaştırır.

    Form Sihirbazı ve Otomatik Form

 

Bir veritabanının sıfırdan oluşturulması zahmetli bir iştir, neyse ki bu konuda size yardımcı olabilecek pek çok araç var. Access 2000, ne görmek istediğinize dair bir dizi soru sorduktan sonra bir form yaratan bir Form Sihirbazına sahiptir. Çok Tablolu Formlar kısmında göreceğiniz form, Form Sihirbazıyla yaratıldı. Daha da hızlı bir yoldan girmek isterseniz Otomatik Form özelliğini kullanarak bir tablo ismi ya da sorgudan başka bir bilgi vermeden şu form tiplerini yaratabilirsiniz:    

 

  • Sütunlu Bu Otomatik Form tipi sayfa başına bir kayıt içeren bir form yaratır ve alanlar da buna benzer bir sütun halinde düzenlenmiştir:

 

  • Çizelgeli Bu Otomatik Form seçeneği,alanları sütunlar değil de, satırlar halinde düzenlendiği bir çizelge halinde düzenler:

 

  • Veri Sayfası Bu Otomatik Form seçeneği kullanılarak yaratılmış bir form, Tablo penceresinde olduğu gibi, Form penceresinde çok sayıda kayıt gösterir:

Çok -Tablolu Formlar

 

    Şu ana kadar gördüğümüz formlar sadece birtek tablodan alanlar içeriyordu, ancak Access sizi basit görünümlerde kısıtlamaz. 13.6’da olduğu gibi aynı anda birden fazla tablodan bilgi gösterebilirsiniz. Şekildeki form, form penceresinin üst tarafındaki Contacts tablosunda Deniz Aracı’nın kaydını göstermektedir. Deniz’in tanımının altında bir subform (alt-form) adı verilen bir diğer form görülmektedir. Bu da Deniz’in Calls tablosundaki tüm kayıtlarını göstermektedir. Bu örnekte görüşme (Call) kayıtları Veri Sayfası görünümündedir, ancak az önceki kısımda listelenen formatların herhangi birinde gösterilebilir.

    Form Ve Raporlar Arasındaki Farklar

 

    Raporlar formlara benzer ve gerçekte, Rapor Tasarımı penceresi Form Tasarımı penceresinin pek çok özelliğine sahiptir. Ancak bu iki nesne tipi arasında bazı önemli farklar vardır.

    Bir fark, formların temelde bilgisayar ekranında vergiyi görmekte ya da düzenlemekte kullanılmasıdır. Bir form içinde hareket ederken genellikle bir kayıttan diğerine geçerseniz, bu sırada diğer tablolardaki ilgili kayıtları da gösterebilirsiniz. Raporlar da ekrandan izlenilebilir, ancak bunların temel amacı bilginin basılı sayfada güzel bir şekilde görülmesidir.

    Form ve raporlar arasındaki bir diğer fark da, raporların veriyi özetlemek için özel işlevlere sahip olmasıdır. Örneğin bir rapor satış kayıtlarını, satışı yapan kişi ve aya göre gruplayarak her kişinin aylık olarak yaptığı toplam satışların özetini verebilir. Bir form kullandığınızda, bazı sorgular yapmadan bu tipte bir özeti görmeniz mümkün olmaz.

Çok Tablolu Raporlar

 

    Formlarda olduğu gibi raporlarda aynı anda birden fazla tablodan veriler gösterebilir. Bunlar çok -tablolu raporlar adı verilir. Şekil 13.10’daki raporda Contacts tablosundaki her kişinin Calls kayıtlarının listesi görülmektedir.

 

Makrolar

 

    Veritabanı penceresinde kullanacağınız bir nesne tipi daha var: Makrolar. Bir Makro (macro), onu çalıştırdığınızda bir ya da daha çok veritabanı komutunu çalıştırır. Makrolar, tekrar tekrar yapmanız gereken işler için mükemmeldir. Bu tipte tekrarlanan bir işi yapacak bir makroyu hazırlamaya zaman ayırsanız, bu zaman karşılığını kat kat verecektir. İşte bir macro kullanarak otamatikleştireceğiniz veritabanı işlerine örnekler:

  • Bir dizi ay sonu rapor basmak
  • Bir tabloya yeni bir kayıt ekleyip, buna tarih, zaman ve isminizin baş harflerini girmek.
  • Bir veri dosyasını ithal etmek, yeni veriyi formatlamak için bazı sorgular çalıştırmak ve sonuçtaki bilgiyi veritabanınızdaki bir diğer tabloya eklemek,
  • Müşteriler için mektuplar basmak ve mektupları gönderilen müşterilerin kayıtlarına not düşmek.
  • Bir formdan diğerine veri kopyalamak.

Bir makroyu ayarladıktan sonra, bunu Veritabanı penceresinden çalıştırabilir ya da bir formdaki bir komut düğmesine bağlayabilirsiniz. Daha önce da söylendiği gibi bir modül bir Access veritabanının bir parçası olabilecek bir diğer nesne tipidir. Modüller, tablo, sorgu ve formlar gibi nesnelerle çalışan program kodunu içerir.

Bir Veritabanı Planı

 

    Database penceresinde “veritabanı planı” için bir düğme olmasa da, bu belki de bir veritabanının en önemli öğesidir. Tablo, form ya da rapor yaratmaya başlamadan önce, yapmanız gereken ilk şey Access veritabanınızdan ne beklediğinizi tam olarak belirlemenizdir. Tabii ki, henüz optimal seçimler yapmak için gereken deneyime henüz sahip değilken , mükemmel bir plan yapmanız imkansızdır. Ancak bir veritabanı yaratmaya geçmeden önce şu soruları göz önüne almak üzere bir miktar zaman ayırmanız akıllıca olacaktır:

  • Veri nereden gelecek? Kendim mi gireceğim yada bir diğer kaynaktan ithal mı edeceğim? Veri zaten mevcutsa bunu doğrudan Access’den bağlayabilir miyim? Veriyi diğer insanlarla paylaşmam gerekecek mi?
  • Kullandığım veri bir SQL sunucusu üzerindeyse bir Access veritabanı mı, yoksa bir proje dosyası mı kullanmam gerekir?
  • Verinin hangi standartlara uymasını istiyorum?
  • Ekranda bilgiyi nasıl görmek istiyorum?
  • Verilerimle hesap yapmam ya da başka prosesleri kullanmam gerekecek mi?
  • Bu verilere Web’den ulaşılması gerekiyor mu?
  • Hangi tür işleri tekrar tekrar yapmam gerekecek?
  • Başkaları benim veritabanımı kullanacak mı? Kullanacaksa, onları veritabanımla çalışmasını nasıl daha kolay kolaylaştırabilirim?

Veritabanı Sihirbazı Kullanarak Yeni Bir Veritabanının Yaratılması

 

    Yeni bir uygulama üzerinde çalışmak için Access’i çalıştırdıktan sonra sıradaki adım çalışmalarınızı kapsayacak veritabanını ya da projeyi yaratmaktır. Bölümün geri kalanındaki örnekleri göstermekte bir veritabanı kullanacağız, ancak buradaki temel kavramların çoğu projelere de uygulanabilir. Bu örneklerle kendi bilgisayarınızda çalışmak isterseniz şu adımları izleyerek Database Wizard’la yeni bir veritabanı yaratın:

  1. Access açılış iletişim kutusunda Access Veritabanı Sihirbazları, Sayfaları ve Projeleri seçerek OK’i tıklayın.
  2. Yeni iletişim kutusunda Veritabanları sekmesine tıklayın.
  3. İlişkiler simgesini çift tıklayın.
  4. Açılan Yeni Veritabanı Dosyası iletişim kutusunda Yarat’a tıklayın. Yeni veritabanı için varsayılan ismi değiştirmeniz gerekmez.
  5. Veritabanı Sihirbazı iletişim kutusunda İleri’yi tıklayın.
  6. Yeni veritabanında formların arka planı için bir stil seçin ve İleri’yi tıklayın.
  7. Raporlarınız için bir stil seçin ve İleri’yi tıklayın.
  8. Veritabanınız için bir başlık girin ve İleri’yi tıklayın.
  9. Son’a tıklayarak yeni veritabanını yaratın ve açın.

Access çalışmasını tamamladıktan sonra 13.11’dekine benzer, Ana Denetim Panosu isimli bir pencere göreceksiniz. Veritabanı Sihirbazı, yarattığı yeni veritabanlarında, mönüler gibi çalışan özel amaçlı formlar olan denetim panoları içerir. Bu denetim panoları, tıklayarak görevleri seçebileceğiniz ya da veritabanından çıkabileceğiniz düğmeler içerir. Database Wizard’ın yardımı olmadan da swictboard’ları veritabanı ya da projelerinize ekleyebilirsiniz.

Şimdilik Ana Denetim Panosunu kullanmanız gerekmiyor, bu yüzden Kapat düğmesini tıklayın ve Şekil 13.11’de gösterilen Önceki Boyut düğmesine tıklayarak Veritabanı penceresini açın.

Veritabanı Penceresi

 

    Her Access veritabanı bir Veritabanı penceresine sahiptir. Bu pencere, şu nesne tipleri için bir Nesneler çubuğuna sahiptir. Tablolar, Sorgular, Formlar, Raporlar, Sayfalar, Makrolar ve Modüller. Ayrıca, şu eylemler için kendi araç çubuğu da vardır:

  • bu düğmeyi, çalışmak üzere bir veritabanı nesnesini açmakla kullanırsınız.
  • Önizleme (sadece raporlar) Bu düğmeye tıklayarak bir Önizleme penceresinde bir raporun ön-izlemesini görebilirsiniz.
  • Çalıştır (sadece makro ve modüller için) bu düğmeyi bir makro ya da modülü çalıştırmak için kullanın.
  • Tasarım Seçilen nesnenin tasarımını değiştirmek için bu düğmeye tıklayın.
  • Yeni Yeni bir veritabanı nesnesi yaratmak için bu düğmeyi kullanın.

    NOT: Bir veritabanı penceresi, nesneler altında veritabanı için olan düğmelerden farklı düğmeler içerir.

 

Yeni Bir Nesne Yaratmak

 

    Veritabanı penceresi açıkken yeni bir nesne yaratmanın birden fazla yolu vardır:

  • Yaratmak istediğiniz nesne tipinin Veritabanı penceresi düğmesine ve Yeni’ye tıklayın.
  • Yeni Nesne Araç çubuğu düğmesindeki aşağı bakan oka tıklayın ve yaratmak istediğiniz nesne tipini seçin.
  • Access menü çubuğundan Ekle’yi seçin ve bir nesne tipi seçin.

Şimdi belirli nesne tiplerinde ne yapılması gerektiği üzerinde durmayacağız. Şu an için önemli olan, yeni bir nesneyi başlatmak için Veritabanı penceresini nasıl kullanacağınızı öğrenmeniz.

Bir Nesneyi Açmak

 

    Bir nesneyi açmak için;

  1. Veritabanı penceresinde, kendisiyle çalışmak istediğiniz nesne tipinin düğmesine tıklayın. Favorites düğmesine de tıklayabilir ya da bu bölümde biraz sonra anlatılacağı gibi bir gruba bir nesne eklediyseniz bir diğer grubu da seçebilirsiniz.
  2. Veritabanı penceresinde nesnenin ismini seçin.,
  3. Aç’a tıklayın.

 

İPUCU: Bir tablo, sorgu, form, sayfa veya raporu açmak için (ya da bir makroyu çalıştırmak ya da bir modülü düzenlemek için) Veritabanı penceresinde nesnenin ismine çift tıklayın. Alternatif olarak, nesneye sağ tıklayıp kısayol menüsünden Aç veya Çalıştır’ı da seçebilirsiniz.

Bir Nesnenin Tasarımının Değiştirilmesi

 

    Bir nesne yaratıldıktan sonra Tasarım görünümünde onu değiştirmekte özgürsünüz. Bir nesneyi Tasarım görünümünde açmak için:

  1. Veritabanı penceresinde, kendisiyle çalışmak istediğiniz nesne tipinin düğmesine tıklayın (veya nesnenin ait olduğu grubun ismine tıklayın).
  2. Veritabanı penceresinde nesnenin ismini seçin.
  3. Tasarım’a tıklayın.

Tasarım görünümü penceresinde bulacağınız araçlar, kendisiyle çalıştığınız nesne tipine göre farklılık gösterir. Nesneyle gösterilen veriyi yeniden düzenlemek gibi işler yapabilirsiniz; yazının yazı tipi, renk ve sitilini değiştirebilir, grafik ve köprüler gibi özel öğeler ekleyebilirsiniz.

İPUCU: Bir nesneyi Tasarım görünümünde açmak için, ayrıca veritabanı penceresinde bir nesnenin ismine sağ tıklayarak kısayol menüsünden Tasarım’ı seçebilirsiniz.

 

 

 

 

Nesneleri Gruplarına Göre Görmek

 

    Veritabanı penceresinde Nesneler çubuğundaki düğmelerden birine tıkladığınızda Access pencerenin ortasındaki listede görünen nesneleri değiştirir. Örneğin Şekil 13.12’de Veritabanı penceresindeki liste ilişkiler1 veritabanındaki tüm formların isimlerini göstermektedir. Veritabanındaki tabloların bir listesini görmek isterseniz Nesneler’in altından Tablolar düğmesine tıklamalısınız. Nesneleri tiplerinin yanı sıra gruplarına göre organize etmenizi sağlayan yeni bir Access özelliği de vardır. Bir grup sizin için zaten ayarlanmış haldedir: Favorites. Favorites düğmesini tıkladığınızda (veritabanı penceresinde Groups’un altında) Access çeşitli nesne tiplerini dikkate almadan, Favorites grubuna eklediğiniz nesneleri gösterir. Bir başka deyişle Favorites grubu tablolara, formlara, sorgulara, raporlara ve tüm diğer nesne tiplerine aynı yerden referansta bulunabilir.

    

  • Bir nesneyi Favorites grubuna eklemek için nesneye sağ tıklayın ve kısayol menüsünden Add To Group 1 Favorites’i seçin.
  • Yeni bir grup yaratmak için Nesneler veya Gruplar çubuğundan herhangi bir düğmeye sağ tıklayın ve kısayol menüsünden Yeni Grup’u seçin. Sonra yeni grup için bir isim girin ve OK’i tıklayın.
  • Yeni bir gruba bir nesne eklemek için nesneye sağ tıklayın, kısayol menüsünden Gruba Ekle’yi seçin ve nesne için grubu seçin.

İPUCU: Bir nesnenin kısayol menüsünden Gruba Ekle Yeni Grup’u seçerek, yeni bir grup yaratabilir ve aynı zamanda buna nesneyi ekleyebilirsiniz.

Veritabanı penceresi kısayolları

    Access 2000 Veritabanı penceresi, bireysel Access nesnelerinde olduğu gibi , kendi kısayol menüsüne sahiptir. Veritabanı penceresinde nereye sağ tıkladığınız, ekrana gelecek kısayol menüsünde ne göreceğinizi belirler.

Bir Veritabanı İçin Kısayol Menüsü

 

    Veritabanı penceresinde başlık çubuğuna ya da gri bir alana sağ tıklarsanız çalıştığınız veritabanı (ya da proje) için bir kısayol menüsü görürsünüz. Aç komutu, içinden açmak üzere bir Access Veritabanı veya projesi seçebileceğiniz bir iletişim kutusunu açar. Aç iletişim kutusundan Web sayfaları gibi bazı diğer dosya tiplerini de açabilirsiniz. Henüz diğer menü seçeneklerine bakmayacağız, ancak bir veritabanı ya da projede kısayol menülerini kullanarak menü komutlarını pas geçebileceğinizi aklınızın bir köşesine yazın.

Bir Veritabanı Nesnesi İçin Kısayol Menüsü

 

    Veritabanı penceresine nesne tipinin kendi kısayol menüsü vardır.. Formun kısayol menüsünde Aç, Tasarım,Yazdır,Baskı Önizleme,Farklı,Kaydet,Ver.., Gönder, Gruba ekle, Sil,Yeniden adlandır ve diğer seçenekler yer alır. Bir rapor gibi farklı tipte bir nesneye sağ tıklarsanız, bir form için açılan menüden biraz farklı seçeneklere sahip bir kısayol menüsü göreceksiniz.

 

Database Penceresi İçin Kısayol Menüsü

 

    Database penceresi, bir veritabanı, proje ya da veritabanı nesnesinin kısayol menüsünden hafifçe farklı bir kısayol menüsüne sahiptir: bu menüdeki seçeneklerin bazıları Database penceresinin görünüşünü değiştirmemizi sağlar:

  • Görünüm (View): Bu seçeneği kullanarak veritabanı nesnelerinin Büyük Simgeler, Küçük Simgeler Liste ya da dosya tanımları, yaratılış tarihleri ve değiştirilme tarihleriyle Ayrıntılı olarak gösterilmesini sağlayabilirsiniz.
  • Simgeleri düzenle (Arrange Icons): Bu seçenek simgelerin Veritabanı penceresinde nasıl gösterileceğini seçmenizi sağlar : Ada göre, Türüne göre,Yaratıldığı tarihe göre ya da Değiştirildiği tarihe göre. Şu anda simgeler gösteriyorsanız Otomatik Düzenle seçeneği de kullanılabilir haldedir. Bu seçeneği seçerek (işaretleyerek) simgeleri Veritabanı penceresinde düzgün sıralar halinde gösterilmesini sağlayabilirsiniz.
  • Simgeleri hizala (Line Up Icons) : Simgeler gösterilirken, bu seçenek simgeleri derli-toplu sütunlar haline getirir.

    NOT:
    Veritabanı ve projelerin kısayol menüsündeki gibi, Database penceresinin kısayol menüsünde de henüz ele almadığımız başka seçenekler vardır. İlişkiler 15. Bölümde ele alınacak.

Bir Veritabanının Açılması

Bir veritabanını açmak için çeşitli seçenekleriniz var:

  • Menüden Dosya’yı seçin ve Çıkış’ın hemen üzerindeki listeden bir seçim yapın. Bu liste en son kullandığınız veritabanlarını gösterir.
  • Windows Gezgininde bir veritabanı ismine çift tıklayın.
  • Araç çubuğundan Aç düğmesine tıklayın.
  • Başlık çubuğuna ya da Veritabanı penceresinin gri alanına sağ tıklayarak Aç’ı seçin.
  • Menüden Dosya ® Aç’ı seçin.
  • Ctrl+O’ya basın.

    İlk ikisi dışında tüm bu eylemler Şekil1 13.14’tekine benzer bir Aç iletişim kutusunu açarlar; buradan üzerinde çalışmak üzere bir veritabanı seçebilirsiniz. Aç penceresinin ortasındaki listeden bir veritabanı seçmek için ismine çift tıklatın ya da seçerek Aç’a tıklayın. Buna alternetif olarak Dosya Adı listesini kullanarak önceden açtığınız bir dosyayı seçebilirsiniz.

     

     

NOT : Bir veritabanını açarken, aynı anda onu bir başkasının kullanamayacağından emin olmak için Aç düğmesisin üzerindeki oka tıklayın ve Open Exclusive’i seçin.

 

Bak Klasörünün değiştirilmesi

 

Şekil 13.14’te görülen Aç iletişim kutusunda, pek çok Windows Aç iletişim kutusunda ortak bazı simge ve düğmeler göreceksiniz. Bak kutusu, Aç penceresinin ana kısmında görülen klasör ve dosyaların konumunu gösterir. Bak çekme listesini ya da bir Düzey Yukarı düğmesini kullanarak Access’in baktığı klasörü değiştirebilirsiniz. Aç penceresinin sol yanındaki düğme grubu Access ve diğer Office 2000 programlarında yenidir. Bu düğmelere tıklayarak Bak kutusunda görülen konumu hızla değiştirebilirsiniz. İşte bu düğmelerin ne işe yaradıkları:

  • Geçmiş , Recent klasöründeki dosyaları gösterir.
  • Belgelerim, belgelerim klasöründeki dosyaları gösterir.
  • Masaüstü, look konumunu masaüstü yapar ve veritabanlarına kısayolları gösterir.
  • Sık kullanılanlar, Sık kullanılanlar klasöründeki dosyaları gösterir.
  • Web klasörleri, bir Web sunucusunda bulunan dökümanlar içindir.

İPUCU: Bir veritabanını Sık Kullanılanlar klasörünüze eklemek için onu Aç iletişim kutusunda seçin. Sonra Araçlar çekme okuna tıklayın ve Sık kullanılanlara Ekle’yi seçin.

 

 

 

 

Bir Veritabanının Kapatılması

 

    Bir veritabanı kapatmanın iki yolu vardır:

  • Veritabanı penceresinde Kapat düğmesine tıklamak.
  • Menü çubuğundan Dosya ®Kapat’ı seçmek

Veritabanı Sihirbazını kullanarak yarattığınız bir veritabanıyla çalışıyorsanız Ana Denetim Panosu penceresine geçerek Bu Veritabanından Çık’ı tıklayabilirsiniz.

Bir İlişkide Neler vardır?

 

    Bu bölümün başında Access’in farklı veri tiplerini birarada kullanmanızı sağlayan bir ilişkisel veritabanı (relational database) olduğuna değinilmişti. Bir veritabanının ilişkisel olmasının teorik anlamını pas geçtik ve şu anda da bunun üzerinde çok fazla durmayacağız. Bunun yerine ilişkisel bir veritabanının sağladığı faydalara bakacak, Access’in tablolar arasında nasıl ilişki kurduğunu ve tablolar arasında mümkün olan ilişki türlerini göreceğiz.

İlişkisel Veritabanı Neler Sağlar?

 

    Bir ilişkisel veritabanının neler sağladığını anlamak için önce ilişkisel olmayan bir veritabanında neler olup bittiğine bir bakalım(buna”düz dosya” veritabanı da denir). Düz bir dosya ile çalışırken her seferde sadece bir tek veri tablosunu kullanabilirsiniz. Örneğin düz bir dosyaya satış siparişlerini girmek isterseniz siparişinizin bir parçası olabilecek her tür bilgi için bir alana sahip bir tablo yaratmanız gerekir. Sipariş, müşteri, ürün ve vergi bilgileri ayrıntılarının tümünü aynı tabloya girmeniz gerekir. Bu tablonun yapısı Tablo 13’te görülen alan listesine benzer şekilde görünecektir.

 

Her öğrenim satış ve sipariş toplamının veritabanı yazılımı tarafından hesaplanabileceği varsayılmaktadır.

 

Tüm bu verilerin bir tabloda ya da dosyada depolanmasının dezavantajları ortadadır. Her siparişte sabit maksimum satış öğesi sayısını girmeniz gerekir (Tablo 13.1’deki örnekte maksimum üç satış öğesi). Bunun bir diğer dezavantajı da düz dosyanın sadece bir parçasıyla çalışsanız bile bu bilgiyi bir arada götürmenizin gerekmesi. Örneğin müşterilerinize göndermek üzere mektuplar ve zarf etiketleri hazırlamak isterseniz ayrı bir müşteri bilgisi dosyası yaratmanız ya da büyük sipariş dosyasını kullanarak, bazı müşteriler birden fazla geçen isimleri ayıklamanız gerekecek. Buna karşın bir ilişkisel veritabanı kullanarak sipariş tarihi ve sipariş numarası gibi sipariş başlığı ayrıntılarını bir tabloda, sipariş ayrıntılarını da başka bir tabloda depolayabilirsiniz; böylece her siparişte esnek sayıda satış öğesine sahip olabilirsiniz. Müşteri, ürün ve vergi alanları da tablo 3.2 ‘de görüldüğü gibi kendi tablolarında depolanır.


 

 

    Sipariş başlığı     sipariş ayrıntısı    müşteri    ürün    vergi

    Sipariş #    Sipariş #    Müşteri #    Ürün #    Eyalet

    Sipariş Tarihi     Ürün #    İsim    Tanım    Vergi Oranı

    Satış Temsilcisi    Miktar    Adres    Fiyat    

    Nakliye        Şehir        

            Eyalet        

            Posta Kodu        

Yine, fiyatların ve sipariş toplamlarının veritabanı yazılım tarafından hesaplanabileceği varsayılmıştır.

    Tablo 13.2’deki gibi çok sayıda tablo ile çalışmanın avantajları şunlardır:

  • Müşteri isimleri ve adresler gibi bilgileri, aynı müşteri için tekrar tekrar girmek yerine bir tek yerde girmeniz yeterlidir. Müşteri tablosundaki isim ve adresler, gerektiğinde Sipariş Başlığı tablosuna bağlıdır.
  • Bir sipariş esnek sayıda satış öğesine sahip olabilir. Bu, ürün öğeleri, Siparişler tablosunda belli bir sayıda alan yerine, gerektiği kadar kayıt sayısıyla Sipariş Ayrıntısı tablosunda depolanmasında mümkündür.
  • Vergi oranları ve ürün fiyatları gibi ayrıntılar, kendi tablolarından alınabilir, böylece bu değerlerin bir arada girilmesi zorunluluğu ortadan kalkar.
  • Sipariş, müşteri ve diğer bilgilerin kayıtlarını kendi tablolarında tutarak, farklı amaçlarla form ve raporlar tasarlamak kolaylaşır.

NOT: Bölümde bilgilerinizi nasıl analiz edeceğinizi ve bunları ilişkili ayrı tablolar haline nasıl getirebileceğinizi göreceksiniz

.

Access’le Tabloların İlişkilendirilmesi

 

    Bir tablodaki veriyi ve diğer tablodaki ilişkili kayıtlarla birlikte göstermek üzere Access tabloları ilişkilendirilebilir. İlişkilendirilecek tabloların ortak değerlere sahip alanlarının olması gerekir. Örneğin Veritabanı Sihirbazının bizim için yarattığı Contacts Management( İlişkiler) veritabanında Contacts (Kişiler) ve Calls (Çağrılar) tablolarının her ikisi de ContactID için bir alana sahiptir. Contacts tablosunda ContactID her kişinin kaydı için eşsiz bir tanımlayıcı görevi görürken, Call tablosunda ContactID her görüşmenin kime ait olduğunu belirtler. Bu ilişki Şekil 13.5’teki İlişkiler penceresinde görülmektedir. ContactID alanının bağlantısını kullanarak Access, Contacts tablosuna giderek Calls tablosundaki her kayıt için kişi ismini bulabilir.

    NOT: Bir veritabanı planlarken, bir arada kullanmanız gereken ortak alanları tablolara eklemeye dikkat edin. Bunun nasıl yapılacağına dair bazı örnekleri 14. Bölümde göreceksiniz.

 

İlişki Tipleri

 

    İnsanlar arasında ilişkiler asla göründüğü kadar basit değildir, bu veritabanları için de geçerlidir. İki tablo (yukarıda anlatıldığı gibi) birbiriyle ilişkilendirildiğinde iki tablo arasında bir tablo ilişkisi kurulur ve her tabloda bağlantı değerlerinin kaç kez bulunduğuna bağlı olarak her zaman şu kategorilerden birine girer:

  • Bire-Bir (One-To-One) Her bağlantı değeri için ilişkinin her iki tarafında sadece bir kayıt varsa bu ilişki tipi vardır. Örneğin bir Order (Sipariş) tablosu ve bir Customer (Müşteri) tablosu CustomerID alanından bağlanmışsa bire-bir ilişkisi vardır, her sipariş için sadece bir müşteri bulunur.
  • Birden –Çoğa (One-To-Many) Bir ilişki tipi, bağlantı değerinin bir yanında birden fazla kayıt olabiliyorsa neticede bir birden-çoğa ilişki elde edersiniz. Contacts ve Calls tabloları arasında ilişki birden –çoğa ilişki örneğidir. Contacts tablosunda her kişi için sadece bir tek kayıt vardır, ancak Call tablosunda her kişi için birçok kayda sahip olabilirsiniz.
  • Çoktan-Çoğa (Many-To-Many) Bu ilişki tipi,bağlayan değerlerin bir ilişkinin her iki yanında da birden fazla kayıtta görülebildiği durumları tanımlar. StudentID (Öğrenci No) alanını kullanarak Clasess (Sınıflar) tablosunun bir klüp üyeleri tablosuna başlandığı bir durumda bir öğrenci birden fazla sınıfta veya klüpte yer alabileceğinden, çoktan-çoğa bir ilişkiniz olur.

Access’te tablolar arasındaki ilişkilerin doğası, bağlayan alanların anahtar alanlar (key fields) olup olmamasına bağlıdır. Bir tablo anahtarlığında, bir alanın ya da bir alanlar kombinasyonunun tablonun kayıtlarının her biri için eşsiz bir tanımlayıcı olarak tanımlandığı anlamına gelir. Anahtarlanmış bir tablo, anahtar alanda eşsiz bir değere ya da birden fazla anahtar alan varsa, bir eşsiz anahtar alanlar kombinasyonuna sahip olmalıdır. Bu kısıtlama yüzünden Access belirli bir tabloda bir alan değeri için sadece bir tek mümkün kayıt olabileceğini bilir. Örneğin Access bir Customer (Müşteri) tablosuna bakar ve bunun CustomerID (Müşteri Kimliği) alanına anahtarlandığını görürse tablodaki her CustomerID için sadece bir tek değer olabileceğini bilir.

NOT: Anahtar alanları ve ilişkileri anlamadıysanız üzülmeyin. Bunları daha ayrıntılı olarak 14. Bölümde anlatacağız.

Şekil 13.16’da gördüğünüz gibi Edit Relationships penceresinde iki tablo arasında ne tür bir ilişki olduğunu kontrol edebilirsiniz. İki tabloyu birbirine bağlayan çizgiye sağ tıklayın, Edit Relationship’i seçin ve Edit Relationships iletişim kutusunu işaretleyin. 15. Bölümde tablolar arasında nasıl ilişkiler yaratacağınızı görecek ve Relationships penceresinde bu ilişkileri düzenleyeceksiniz.

Access, Office 2000 ve Web

 

    Access sadece bir veritabanı değildir. Diğer Office 2000 programlarıyla veri paylaşmasını kolaylaştıran pek çok özelliğe sahiptir ve Web becerileri de vardır. Office 2000’i ya da World Wide Web’i çok yoğun kullanmazsanız da bu kısma bir göz atmak isteyebilirsiniz. Belki ilerdeki Access veritabanları ya da projelerinizde kullanabileceğiniz faydalı bir şeyler bulabilirsiniz.

Access ve Office 2000

 

    Bir veritabanı ya da projeden diğer Office 2000 uygulamalarını çağırarak Access’in gücünü pek çok yoldan arttırabilirsiniz. Şunları yapabilirsiniz:

  • Access araç çubuğundan OfficeLinks düğmesine tıklayarak Microsoft Word’le verileri birleştirebilir, yayınlayabilir veya Microsoft Excel ile bir tabloyu analiz edebilirsiniz.
  • Bir Excel tablosunu bir Access veritabanı bağlayabilirsiniz.
  • MS Graph ile bir grafik yaratabilir ve bunu bir Access formu veya raporu üzerinde gösterebilirsiniz.
  • Microsoft Exchange ile veritabanı bilgilerini birisine e-postayla yollayabilirsiniz.
  • Grafikler, Excel tabloları ya da Word dökümanları gibi nesneleri bir Access tablosundaki OLE alanlarına dahil edebilirsiniz.

Access 2000 ve Web

 

    Access’te pek çok yerde Web’le ilgili birçok özellik olduğunu fark etmiş olabilirsiniz:

  • Web araç çubuğu, bir Web sitesine geçmek (aktif bir internet bağlantınız varken), Web’de arama yapmak ve Sık kullanılanlar listesine site eklemek gibi işler için düğmelere sahiptir.
  • Tablolarda ki köprü alanlarını kullanarak veritabanı kayıtlarından Web sitelerine , Office dökümanlarına ve Access nesnelerine sıçrayabilirsiniz.
  • Form ve Rapor Tasarımı pencerelerindeki Insert Hyperlink (Köprü Ekle) aracıyla form ve raporlarınızda Web’e ve diğer dökümanlara bağlantılar kullanabilirsiniz.
  • HTML dosyalarına ithal edebilir ya da bir Access veritabanına bağlayabilirsiniz.
  • Hemen hemen tüm veritabanı nesnelerini HTML dökümanı olarak kaydedebilirsiniz.
  • Yeni veri erişimi sayfaları (data access page), Access verisini Access veya Internet Explorer kullanarak izlemekte kullanabileceğiniz HTML dosyalarıdır.

 

 

 

 

ACCESS XP

 

 

Office XP’nin veritabanı yönetimi programı Access sürüm 2002 ile daha akıllı çalışın. İster acemi bir veritabanı kullanıcısı ister deneyimli bir programcı olun artık Web’le ve kurumsal veri kaynaklarıyla kolayca entegre hale gelen güçlü ve özelleştirilebilen çözümler oluşturabilirsiniz.

 

Access 2002’yi iş başında görün


Yeni araçları ve işlevleri keşfedin—XML desteği, Microsoft PivotTable® görünümleri, formları ve raporları etkileşimli Web sayfaları olarak kaydetme, ve diğer özellikler.

Access 2002 – Microsoft Office XP Veritabanı Yönetim Çözümü
Microsoft Access 2002, Web ve kurulusun veri kaynaklariyla kolayca tümleşen güçlü, özelleştirilebilir çözümler üretmede hem yeni başlayan veritabanı kullanıcılarına, hem de deneyimli programcılara yardımcı olmaktadır. Satış kayıtlarını yakalayın. Envanteri izleyin. Gereksinimleriniz ne olursa olsun, Access 2002 daha verimli çalışmanıza yardımcı olur

Access 2002 – Veritabanı Çözümlerini Daha Hızlı Oluşturun
Access 2002, güçlü veritabanı çözümleri üretme, önemli bilgilere erişme ve çözümlemeyi her zamankinden daha kolay hale getirmektedir.

Gelişmiş Veri Çözümleme Gerçekleştirin

Veri çözümleme yönteminizi değiştirin. Kolayca etkileşimli elektronik tabloları oluşturun, yayınlayın ve önemli bilgileri farklı şekillerde dinamik olarak sunmak ve bunların tümünü Access’den çıkmadan yapmak için, Microsoft PivotTable® ve Microsoft PivotChart® görünümlerini kullanın.

Çalışmanızı Kolayca Düzeltin—veya Değişikliklerinizi Geri Alın
Artık, form, rapor, veri erişim sayfaları, makro ve modüller oluştururken en üst düzeyde üretkenlik sağlamak için birçok eylemi geri alabilir veya yineleyebilirsiniz.

Formları ve Raporları Web Sayfalarına Dönüştürün
Bildiğiniz araçları kullanarak verilerinizi Web’de paylaşın. Formunuzu veya raporunuzu Veri Erişim Sayfası olarak kaydedin; bu, kullanıcıların canlı verileri tarayıcılarında görüntülemelerine ve düzenlemelerine olanak sağlar.

 


 

Web Üzerinden Değerli Araçlar Edinin
Daha hızlı çalışmanızı sağlayacak şablonları, araçları, ipuçlarını ve güncelleştirmeleri yüklemek için Web’deki Office Araçları sitesini ziyaret edin.


 

Access 2002 – Web’de Veri Paylaşın
Genişletilebilir Biçimlendirme Dili (XML) gibi Internet standartlarını kullanarak, Web’de görüntülemek üzere hem veri, hem de biçimlendirme vermenizi sağlayacak güçlü yeni yayım araçlarından yararlanın.

Web’de Verilerinizle Etkileşim Gerçekleştirin
Ofisinizdeyken veya yolda giderken bir Web tarayıcısından canlı verileri kolayca açmanızı, görüntülemenizi ve güncelleştirmenizi sağlayacak güçlü Veri Erişim sayfaları oluşturun

 


 

Access Web Geliştirmeyi Hızlandırın
Güçlü, etkili Veri Erişimi Sayfa Tasarımcısı Web’de etkileşimli formlar ve raporlar yayımlamanızı daha da kolaylaştırır. Birden çok seçim, birden çok Geri Alma ve Yineleme seçeneği ve geliştirilmiş boyutlandırma denetimi gibi yeniliklerden yararlanın.Ü


Rapor Yayımlamak için XML’in Gücünden Yararlanın
Şimdi, kullanıcıların HTML 4.0’ü destekleyen bir Web tarayıcısında rapor görüntülemelerine olanak veren, Internet standardında XML ve Genişletilebilir Stil Sayfası Dili (XSL) kullanarak Access raporlarını Web üzerinde hızlı bir şekilde yayımlayabilirsiniz.

 


 

Access 2002 – Gelişmiş Veritabanı Çözümleri Üretin
Access 2002, geliştiricilere, bilinen Access arabirimi içinde güçlü ve gelişmiş Microsoft SQL Server™ veritabanı çözümleri oluşturmak için gereksinim duyacakları araçları sağlamaktadır. Geliştiriciler, şimdi Access’in yeni XML desteği yardımıyla, çözümleri içinde XML verileri kullanabilirler.

SQL Server Verilerini Kusursuz Bir Şekilde Tümleştirin
Yeni araçlar şirket düzeyindeki, SQL Server gibi arka uç veritabanlarındaki bilgilere erişme olanağını sağlamaktadır. Access Veritabanı Projeleri bilinen Access arabirimini kullanarak gerçek istemci/sunucu uygulamaları oluşturmanıza olanak sağlar


 

SQL Server Nesnelerini Kolayca Yönetin
Grafiksel Sorgu Tasarımcısı ve Saklı Yordam Tasarımcısı’nı kullanarak, SQL Server uzmanı olmaya gerek kalmadan, çözümleriniz için SQL Server özel nesneler oluşturun.

 


 

XML’nin Gücünden Yararlanın
Bir kaç basit komut kullanarak, XML verilerini bir Access (Jet) veya SQL Server veritabanına alın. Verileri XML’de yayımlamak da çok kolay: Bir tablo, rapor veya sorgu verin ve sunum için ilişkili bir XSL dosyası ekleyin.

 

 

İÇİNDEKİLER:                                     SAYFA

 

ACCESS 2000    3

ARTIK DAHA KOLAY    3

TASARIM GÖRÜNÜMÜNDE SORGU YARATMAK    3

ACCESS 2000    5

VİSUAL BASİC TURK    5

Görünümler    7

Mouse’unuzun sağ düğmesi    7

Yardım    7

Veritabanı Tasarımı    8

Veri ve Alan    8

Kayıt    9

Tablo    9

Tablo Tasarımı    11

Access’te Veritabanı Oluşturma    13

Alan Türleri    13

Türkçe Karakter Kullanırken!    13

Alan Özellikleri    14

Sayılar ve Paralarda Uzunluk    15

Alan Tanımları    17

Arama Sihirbazı    17

Veri Düzenleme (Editing)    18

Görünüm    18

Veri girme    18

Sıralama    19

Arama ve Değiştirme    19

Süzme    21

Gelişmiş Süzme Sıralama    22

Formlar    22

Otomatik Form    23

Form Tasarımı    23

Anahtarlar, İlişkiler, ve Dizinler    26

Birincil Anahtar    26

Birincil Anahtar Tayininde Püf Noktası    27

Tablolar Arası İlişki    27

Endeks (Dizin)    30

Veri-işleme ilk adım: Sorgu    30

Yapılandırılmış Sorgu Dilinin Kısa Tarihi    30

Basit Sorgu: Gelişmiş Süzme/Sıralama    32

Gerçek Sorgu: Basit Seçme    33

Access’in Sorguları    33

İleri Sorgu: Deyim Oluşturma    36

Access’in Ürünü – Rapor    37

Otomatik Rapor    38

ACCESS’İN TEMELLER    39

BAŞLIYORUZ    39

Tablolar    40

Sorgular    40

Sorguların Seçilmesi    40

Formlar    41

Form Sihirbazı ve Otomatik Form    41

Çok -Tablolu Formlar    41

Form Ve Raporlar Arasındaki Farklar    42

Çok Tablolu Raporlar    42

Makrolar    42

Bir Veritabanı Planı    42

Veritabanı Sihirbazı Kullanarak Yeni Bir Veritabanının Yaratılması    43

Veritabanı Penceresi    43

Yeni Bir Nesne Yaratmak    44

Bir Nesneyi Açmak    44

Bir Nesnenin Tasarımının Değiştirilmesi    44

Nesneleri Gruplarına Göre Görmek    45

Veritabanı penceresi kısayolları    45

Bir Veritabanı İçin Kısayol Menüsü    45

Bir Veritabanı Nesnesi İçin Kısayol Menüsü    45

Database Penceresi İçin Kısayol Menüsü    45

Bir Veritabanının Açılması    46

Bak Klasörünün değiştirilmesi    46

Bir Veritabanının Kapatılması    47

Bir İlişkide Neler vardır?    47

İlişkisel Veritabanı Neler Sağlar?    47

Access’le Tabloların İlişkilendirilmesi    48

İlişki Tipleri    48

Access, Office 2000 ve Web    49

Access ve Office 2000    49

Access 2000 ve Web    49

ACCESS XP    50